Back to Office: Funktioniert Remote Work in 2023 noch?

2023: Back to Office oder Remote Work?

Corona, Energiekrise, Fachkräftemangel – die Arbeitswelt steht seit ein paar Jahren immer wieder vor großen Herausforderungen. Wo es früher normal war, im Hemd persönlich an Besprechungen teilzunehmen, wird heute eine virtuelle Konferenz in Freizeitkleidung absolviert. Viele fragen sich: Werden wir wieder zurück ins Büro gehen und wie früher arbeiten oder hat sich die Arbeitssituation nachhaltig geändert?

In diesem Artikel sprechen wir über Trends rund um Homeoffice, Remote Work und den Weg zurück ins Büro. Wo befindet sich der Arbeitsplatz der Zukunft?

Was bedeutet Back to Office?

In der aktuellen Zeit wird der Begriff „Back to Office“ mit dem Wechsel vom Homeoffice zurück ins Büro assoziiert. Sprich, es handelt sich um einen Wechsel des Arbeitsortes. Doch den Begriff gibt es schon länger. Vor der Pandemie wurde der Begriff gerne in Bezug auf „Back to Work“ genutzt. Damals ging es nicht darum, den Arbeitsort zu wechseln, sondern wieder ins Arbeitsleben zurück zu kehren. Zum Beispiel nach einer Elternzeit, dem Studium oder einem Sabbatical. Manchmal war auch schon ein langer Urlaub Grund genug, um über Back to Office zu reden.

Heute ist das anders: Wir kommen zwar zurück ins Büro, haben aber nie unsere Arbeit unterbrochen. Wir lernten lediglich, noch intensiver remote zu arbeiten.

Zurück ins Büro.

Hat Remote Work nur Vorteile?

Remote Work wurde vor ein paar Jahren von vielen Mitarbeitern als Freiheit angesehen. Flexibilität, Unabhängigkeit und Zeitersparnis. Das sind Begriffe, mit denen man das Arbeiten aus der Ferne und / oder von zu Hause verbunden hat. Doch die Coronapandemie hat vielen Mitarbeitern ermöglicht, dieses Arbeitsmodell in der Realität und langfristig auszuprobieren. In so manchen Unternehmen wurde aus dem Nichts ein Digital Workplace erschaffen, welcher auch mit Remote Work harmoniert.

Nein – es hat nicht nur Vorteile. Alles, was Vorteile hat, hat auch Nachteile …

Es gibt mehr potenzielle Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Wer vor Ort einen Arbeitgeber oder einen Arbeitnehmer sucht, ist oft durch den geografischen Standort eingeschränkt. Unternehmen ziehen nicht um und Arbeitnehmer nur in Ausnahmefällen. Durch die Möglichkeit, remote zu arbeiten, gibt es für Unternehmen mehr potenzielle Kandidaten, die eingestellt werden können. Andersherum haben Bewerber auch mehr Auswahl bei der Suche nach einem geeigneten Arbeitgeber. Doch leider funktioniert dieser Vorteil nicht bei allen Unternehmen. Gerade dann, wenn ein Arbeitnehmer vor Ort sein muss, weil zum Beispiel Maschinen bedient werden.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sparen bares Geld

Das Büro muss nicht mehr so viel geheizt werden und die Anfahrt zum Büro entfällt. Doch das ist nur eine Seite der Medaille. Auf Unternehmen kommen Zusatzkosten für Digitalisierung, Hardware und Arbeitsmaterial zu. Und auch Arbeitnehmer sparen zwar einerseits, haben aber andererseits einen höheren Strom- und Energieverbrauch zu Hause und müssen selbst Kaffeebohnen einkaufen gehen.

Die persönliche Gestaltung des Arbeitsraumes

Wir alle kennen das Bild von Arbeitnehmern, die am Strand mit dem Notebook sitzen und arbeiten. Remote Work wird oft als Freiheit gesehen. Man ist ungebunden und kann von überall aus arbeiten. Doch die Realität sieht oft anders aus. Eingequetscht in der Speisekammer oder im Wohnzimmer neben den spielenden Kindern, wird diese Freiheit oft zum Gefängnis. Die persönliche Gestaltung des Arbeitsraumes ist nur möglich, wenn es die eigenen finanziellen Mittel, die Familie und der verfügbare Raum möglich machen.

Homeoffice

Nur noch notwendige Besprechungen

Man hatte früher das Gefühl, dass für jede Kleinigkeit eine Besprechung ausgerufen wurde. Die Besprechungskultur mancher Firmen verschwendete viel Zeit und Geld. Durch Remote Work hat sich das geändert: Mitarbeiter sind nicht mehr immer verfügbar und Besprechungen müssen penibel geplant werden. Dadurch wurde einerseits sicher die Effektivität gesteigert, aber andererseits werden Meetings in der Anonymität ohne Kamera teilweise nicht ernst genommen. Oft leiden sogar Projektplanungen und -umsetzungen unter virtuellen Besprechungen.

Mitarbeiter können in Ruhe von Zuhause aus arbeiten

Einigen Mitarbeitern hat das Homeoffice einen Produktivitäts-Boost gebracht, da sie durch die Unabhängigkeit besser und konzentrierter arbeiten können. Aufgaben werden dann erledigt, wenn die Motivation am höchsten ist – angepasst an den persönlichen Biorhythmus. Andere wiederum sind im Motivationstief versunken und schaffen es nicht, sich aufzuraffen. Hier müssen vor allem Vorgesetzte Strategien finden, um Mitarbeiter zu motivieren und die richtigen Aufgaben für das Homeoffice zu finden.

Welche Vorteile bietet das Büro?

Doch der Weg zurück ins Büro bringt auch einige Vorteile mit sich, die wir vielleicht in der Vergangenheit nicht zu schätzen wussten.

Das Büro als Kommunikationsplattform

Während der Coronapandemie haben sich die Bürozeiten stark reduziert und damit auch die physischen Begegnungen in der Büro- und Arbeitswelt. Der Ausbau virtueller Kommunikationsplattformen und Cloud-Lösungen für Dokumentenablagen ermöglicht eine räumlich unabhängige Arbeitsweise und bietet damit eine Alternative zu Besprechungen und dem Austausch in Präsenz.

Dennoch ist das Bürogebäude auch in Zukunft ein wichtiger Ort des Arbeitens, trotz der Konkurrenz von Homeoffice und weiteren alternativen Arbeitsorten und -möglichkeiten.
Hierzu hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation die Studie „Back to the office“ veröffentlicht.
Die Bedeutung der Kommunikation und des ungeplanten, spontanen Austauschs mit Kollegen auf der Bürofläche und im Bürogebäude wird in Zukunft weiter zunehmen, sowohl um die soziale Interaktion, das Teamgefühl und die Zugehörigkeit zu einer Organisation zu steigern, als auch um einen positiven Effekt auf Kreativität, Wissenstransfer und das Innovationsgeschehen zu erzielen. Kurz gefasst: Der Austausch unter Kollegen ist ein wichtiges Element im Unternehmen.

Eine Umfrage innerhalb der Studie zeigte, dass jeder vierte Teilnehmer das Büro als Kommunikations- und Begegnungszone sieht.

Die Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben

Wer immer zu Hause arbeitet, freut sich irgendwann wieder das Büro zu sehen. Grund hierfür ist, dass man so Privates und Berufliches besser trennen kann. Wenn man vom Büro nach Hause fährt, herrscht Feierabend. Wer aber Zuhause arbeitet, lässt oft die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschmelzen. Das kann auch gesundheitliche und private Folgen nach sich ziehen.

Zurück im Büro: Was hat sich geändert?

Und auch wenn einige zurück ins Büro sind – es ist nicht mehr alles so, wie es früher einmal war. Die Mentalität hat sich bei vielen Angestellten geändert. Man hat nach der Rückkehr ins Büro sogar manchmal das Gefühl, als seien Mitarbeiter froh, zurück ins Büro zu können. Die Wertschätzung des Büros ist eine andere geworden.

Des Weiteren hat sich bei der Gesprächskultur und der internen Kommunikation einiges geändert. Meetings sind prägnanter und konstruktiver geworden, aber auch zwischenmenschliche Gespräche haben sich ausgeweitet.

In manchen Unternehmen merkt man zudem einen Wandel der Kleidung. Der Stil von Mitarbeitern wird fortwährend lässiger und ist weniger förmlich.

Teilweise investierten auch einige Unternehmen in den Arbeitsplatz der Mitarbeiter. Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle wurden angeschafft, damit sich Mitarbeiter beim Arbeiten – auch im Büro – wohlfühlen. Die Rückkehr ins Büro soll ja auch Vorteile mit sich bringen.

Themen wie Abstand, Sicherheit und Gesundheit sind neu aufgerollt worden. Großraumbüros und enge Bürobesetzungen wurden hinterfragt und partiell abgeschafft. Meist legt ein Großteil der Belegschaft mehr Wert auf Hygiene seit der Pandemie. Und auch Kollegen, die früher mit einer dicken Erkältung zum Arbeiten gekommen sind, bleiben jetzt vorsichtshalber zu Hause.

Dann gibt es noch die Unternehmen, die rundum vom Arbeiten aus der Ferne profitieren und deren Büros leer bleiben. In diesen Fällen ist die Präsenz im Büro nur noch eine Ausnahme – so wie vorher Homeoffice eine Ausnahme war. Die Frage, die in diesen Fällen jedoch gestellt werden sollte, ist: Kommt es wieder anders oder bleibt es bei dieser Arbeitsform? Denn wenn das Unternehmen Gefallen an Remote Work gefunden hat, müssen auch Umstrukturierungen und Verkleinerungen der Büros stattfinden. Lost Places im Unternehmen sind nicht nur eine Platzverschwendung, sondern auch ein enormer Kostenfaktor.

Lost Place im Büro.

Welche Trends zeichnen sich für 2023 ab?

Weiterhin mit Homeoffice planen oder wieder zurück zur Präsenzkultur? Einerseits fehlt einigen Mitarbeitern der schnelle Austausch im Büro, andererseits führen steigende Coronazahlen wieder zu häufigerem Arbeiten von zu Hause. Die IHK-Kurzumfrage „Homeoffice – neue Normalität oder zurück zur Präsenzkultur?“ greift das Thema auf und befragte über 305 Berliner Wirtschaftsvertreter.

Dabei gaben 47,4% der Befragten an, eine hybride Lösung zu planen, um beide Arbeitsformen zu kombinieren. Bei vielen der Unternehmen sind sogar schon konkrete Maßnahmen entstanden. 23,5% haben sich für den Wechsel zum dauerhaften Homeoffice entschieden, während 24,9 % wieder zurück zur alten Präsenzkultur wollen.

Und genau das zeichnet einen Trend für das Jahr 2023 ab. Wir bei BLUE Consult merken, dass immer mehr Strategien für flexiblere Arbeitsmodelle angefragt werden. Flexoffice oder hybrides Arbeiten werden in vielen Unternehmen Realität. Dabei unterstützen wir auch gerne Ihr Unternehmen bei der Planung und Umsetzung solcher hybriden Arbeitsmodelle.

„In Gesprächen mit unseren Kunden stellt sich weiter heraus, dass die Einrichtung der Homeofficeplätze kein Problem mehr darstellt, vielmehr sind Gouvernance-Themen gerade von Bedeutung und der Wunsch nach persönlicher Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Wir sehen einen klaren Trend zum hybriden Arbeiten mit bewussten Bürotagen, die ganz explizit zum Austausch und zum Gespräch mit Kollegen genutzt werden.“

Nils Heinisch, Vertriebsleiter der BLUE Consult

Denn an langfristigen Strategien fehlt es oft noch in den Unternehmen. Laut einer Studie der Bertelsmann Stiftung sieht nur jeder zweite Arbeitnehmer das eigene Unternehmen als gerüstet für die neue Arbeitswelt.

Ist Flexoffice die Zukunft?

Über diese Frage haben wir uns in einer BLUE Podcastfolge unterhalten. Dabei beleuchten wir die Vorteile dieses neuen Arbeitsmodells und sprechen über die Möglichkeiten, Flexoffice in ein Unternehmen zu integrieren. Ein flexibler Arbeitsplatz kann viele Vorteile mit sich bringen.

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Boris Thinert

Sind Sie bereit für den Digital Workplace?

Unser Experte Boris Thienert hilft Ihnen gerne weiter, wenn es darum geht, in Unternehmen einen erfolgreichen Digital Workplace aufzubauen.

Darüber hinaus ist er Ihr erster Ansprechpartner, wenn es sich um Themen rund um die Prozessdigitalisierung– und Automatisierung des Digital Workplace dreht.

Einige Beispiele aus der Praxis: Digitales Onboarding, Digitale Unterschrift, Automatisierte Dokumentenverarbeitung, Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs, Migration von Social Intranets, Digitalisierung des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) u. v. m.

Weitere Use Cases gerne auf Anfrage.

Probleme bei der digitalen Transformation

8 häufige Fehler bei der digitalen Transformation von Unternehmen

Die Digitale Transformation steht aktuell auf der Agenda vieler Unternehmen in den verschiedensten Branchen. Doch oft wird sie nicht richtig interpretiert oder falsch verstanden, was zu Fehlern führt. In diesem Ratgeber sprechen wir über die 8 häufigsten Fehler, die Unternehmen gerne bei der digitalen Transformation machen.

Die digitale Transformation ist kein reines Technikthema – es geht um die Menschen. Der Mensch mit seinen (Business)-Bedürfninssen muss in den Mittelpunkt gesetzt werden.

Dirk Köhler – COO der BLUE Consult

Was ist die digitale Transformation?

Die digitale Transformation ist laut Definition ein Prozess der stetigen Weiterentwicklung digitaler Technologien, die unsere Gesellschaft, unsere Wirtschaft und unser Business nachhaltig prägen. Es entstehen neue Bedürfnisse und es ändern sich die Erwartungen. Daher sind Unternehmen gezwungen bestehende, veraltete oder analoge Prozesse anzupassen und durch effizientere, digitale Prozesse abzulösen. Wir sprechen von einem Transformationsprozess. Dabei kann diese Transformation in verschiedenen Bereichen stattfinden. Wir betrachten in diesem Ratgeber die digitale Transformation von Unternehmen.

Digitale Transformation vs. Digitalisierung

Unter der Digitalisierung versteht man die Adaption neuer Technologien in allen Ebenen. Es geht insbesondere um die Implementierung von digitalen Technologien in aktuelle Prozesse und das bestehende Geschäftsmodell, um so effektivere und effizientere Werte zu schaffen. Zum Beispiel:

  • Der moderne Arbeitsplatz
  • Neue Business-Initiativen
  • Ein erhöhter Automatisierungsgrad
  • Veränderte Wertschöpfungstiefen
  • usw.

Die digitale Transformation hingegen umfasst alle Prozesse in Hinblick der Digitalisierung und bildet somit das große Ganze ab. Oft werden neue Geschäftsmodelle, Geschäftsorganisationen und Geschäftsideen umgesetzt. Fehler in der Digitalisierung können dabei die komplette digitale Transformation zum Scheitern bringen.

Digitale Transformation vs. Digitalisierung

1. Operative Falle

Die Herausforderungen für Unternehmen, wie sie derzeit vorliegen, könnten kaum komplexer sein. Der Mix aus Corona, Ukraine-Krieg, Inflation, Fachkräfte- und Arbeitskräftemangel sowie Lieferengpässe, rasanter Technologiewandel usw. generieren für nahezu alle Unternehmen gewaltige Aufgaben.

In dieser Dynamik des Alltages muss das klassische Arbeitspensum des Tagesgeschäftes erledigt werden und die strategische Weiterentwicklung sowie das „Schritthalten“ mit dem Markt sollten dennoch höchste Priorität haben. Leider funktioniert das nicht immer und Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, versinken in der operationalen Falle. Sie müssen „operativ“ bleiben, um ihr Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten und es verbleibt kaum Zeit sich um ihre Zukunft und ihre Digitalisierungsprojekte zu kümmern.

Digitalisierung kann unter solchen Umständen meist nur mit erheblichem Mehraufwand und freiwilligen Leistungen des Personals angegangen werden.

Die Bitkom sagt, dass 2022 nur 16% der deutschen Unternehmen noch keine Digitalisierungsstrategie haben. Ebenso gibt es aber Studien, die aufzeigen, dass die wenigsten deutschen Mittelständler ihre Business-Strategie auf einzelne Bereiche „heruntergebrochen“ haben. Das würde bedeuten, dass bei diesen Unternehmen in keinem Unternehmensbereich ein Weg aus der operationalen Falle beschrieben wurde.

bitkom Studie zur Digitalisierung
bitkom Studie

Es ist offensichtlich, dass es kein Geheimrezept gibt, wie Unternehmen sich aus dieser Situation befreien können. Hier ist das Management gefordert und es wird nicht ohne externe Hilfe funktionieren. Ein Weg aus der operationalen Falle ist eine klare Business-Strategie mit realistischen Vorgaben für alle Unternehmensbereiche. Aus dieser Strategie können eine Digitalisierungsstrategie, eine IT-Strategie und entsprechende Fachbereichsstrategien abgeleitet und auf eine verträgliche Zeitachse gelegt werden.

BLUE Tipp

Die operationale Falle kann nur mit einer ganzheitlichen Strategie, die alle Aspekte und vor allem alle Unternehmensbereiche abdeckt, überwunden werden.

2. Unklar definierte Ziele

Oft werden solche Entscheidungen in den oberen Ebenen eines Unternehmens getroffen. Dabei wird nicht selten vergessen, Fachbereiche und vor allem IT-Verantwortliche in die Definition der Ziele einzubeziehen. Besonders im Business-Umfeld ist es von Bedeutung Ziele konkret, messbar und SMART zu formulieren. Dazu sollten jedoch die Stakeholder sowie IT-Verantwortlichen eines Unternehmens von Beginn an hinzugezogen werden.

Daher ist unsere Empfehlung, IT-Verantwortliche von Anfang an in den Prozess einzubeziehen.

3. Fehlende Strategie und Vision

Ein weiteres Problem ist, dass viele Projekte der digitalen Transformation Pilotprojekte bleiben und nicht erfolgreich eingeführt werden. Meist ist dafür eine fehlende Strategie und Vision verantwortlich. Neben den schlecht oder nicht klar definierten Zielen wird das Projekt im Unternehmen oft nicht priorisiet und der nötigen Ernsthaftigkeit betrachtet und durchgeführt.

Häuftig beginnt es mit Ideen, die von der Geschäftsführung nicht zu 100% mitgetragen werden. Während diese Ideen sich beweisen müssen, verlaufen sie oft im Sand oder werden ausgebremst und getätigte Investitionen führen später nicht zum gewünschten Erfolg.

Ein klares Commitment der Geschäftsführung inklusive der offen kommunizierten Vision würde vielen Unternehmen helfen, digitale Projekte auch komplett und zielführend umzusetzen.

4. Die IT-Landschaft ist zu komplex

Viele IT-Landschaften sind heutzutage sehr komplex, teilweise sogar chaotisch. Eine Studie der Unternehmensberatung Roland Berger ergab, dass die Hälfte der Führungskräfte die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens als zu komplex ansieht. Hauptgründe sind das Fehlen von technologischem Wissen und eine unzureichende Verwaltung des digitalen Portfolios. Es zeichnet sich ab, dass an verschiedenen Stellen digitalisiert wird – aber der große, ganze Plan fehlt teilweise. Viele neue Schnittstellen und akute Probleme vergrößern die Probleme noch. Dabei wird nicht selten versucht, moderne Software und Technologien einzubeziehen, ohne das große Ganze zu betrachten.

Viele IT-Abteilungen löschen Brände und basteln an vorhandenen Lösungen.

Stattdessen sollte eine moderne IT-Landschaft das Gegenteil sein, um die digitale Transformation erfolgreich umsetzen zu können.: Schlank, einfach und sicher.

5. Zu wenig Fachkräfte

Ohne die passenden Menschen kann eine digitale Transformation nicht erfolgreich umgesetzt werden. Und mit „passenden“ Menschen meinen wir Fachkräfte, die für das Unternehmen geeignet sind.

Bei einer Studie von ToolsGroop im Jahr 2022 gaben 53% der befragten Unternehmen an, dass der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern die digitale Transformation behindert.

6. Change Prozess und Einführung fehlt

Es ist wenig erfolgsbringend, etwas zu entwickeln, ohne den Verantwortlichen klar zu kommunizieren, wie sie damit arbeiten sollen. Doch leider geschieht es nicht selten, dass bei digitalen Transformationen ein gut geplanter Change Prozess fehlt. Eine umfangreiche und begleitete Einführung der Mitarbeiter in die neuen Prozesse fällt zu spärlich aus und Feedback wird kaum entgegengenommen. Schulungen können Mitarbeiter dabei helfen, sich mit den digitalen Projekten zu beschäftigen und die nötigen Veränderungen erfolgreich zu bewältigen. Idealerweise werden sie selbst zu Treiber und Fürsprecher und etablieren die digitale Arbeitsweise im Unternehmen.

Dabei ist dies einer der wichtigsten Punkte der digitalen Transformation. Wenn die Mitarbeiter nicht effizient mit den Prozessen arbeiten können oder sogar noch verärgert darüber sind, wird es zu einem digitalen Fiasko kommen.

Strategie für die digitale Transformation.

7. „Das haben wir immer schon so gemacht“

Der digitale Wandel hängt nicht nur von der IT-Landschaft, sondern auch von der Belegschaft ab. Dabei gibt es verschiedene Hürden, die überwunden werden müssen:

  • Kommunikation
  • Veraltete Firmenkultur
  • Anpassungsfähigkeit der Firmen
  • Zu wenig Personal und Fachkräftemangel

Es kommt nicht nur darauf an, geeignete Mitarbeiter zu finden. Es ist auch von großer Bedeutung, wie Teams und Kollegen untereinander arbeiten und harmonieren. Schlechtes Betriebsklima und veraltete Firmenkulturen sorgen oft für Barrieren, die im ersten Schritt überwunden werden müssen, bevor Transformationsprojekte begonnen werden können.

Mitarbeiter und Führungspositionen müssen bereit sein, sich auf Veränderungen einzulassen und das Potenzial der Neuerungen erkennen.

8. Kunden werden vergessen

Die digitale Transformation soll nicht nur zum Ziel haben, die Firma intern, sondern auch im Außenkontakt mit dem Kunden zu verbessern. Es geschieht jedoch immer wieder, dass der Kunde schon bei der Planung und Vision nicht einbezogen wird. Dabei ist dessen Feedback und Erfahrungsbericht maßgeblich für die Verbesserung des Kundenerlebnisses.

Dahin gehend müssen sich Unternehmen im Prozess kritisch mit den aktuellen Kontaktpunkten zu ihren Kunden auseinandersetzen und herausfinden, wie sich die Kommunikation verbessern kann und Abläufe, die den Kunden betreffen, effizienter gestalten lassen. Denn die digitale Transformation zieht sowohl intern als auch extern weite Kreise.

Dirk Köhler

Eine erfolgreiche digitale Transformation ist keine unüberwindbare Herausforderung.

Als Führungskraft und COO der BLUE Consult GmbH weiß ich, wie wichtig es ist, dass Führungskräfte die digitale Transformation verinnerlichen. Die Geschäftsführung sollte auf jeden Fall von den digitalen Projekten zu 100% überzeugt sein sowie die Fürsprecherrolle einnehmen. Nur dann ist ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und kann sich abheben, kosteneffizient arbeiten und einen Umsatzwachstum erzielen.

Unternehmen die ihre Mitarbeiter auf den Weg mitnehmen und gemeinsam ihre Digitalisierungsprojekte stemmen, werden erfolgreich sein.

Wir als BLUE Consult möchten Unternehmen helfen den Weg der digitalen Transformation zu gehen und diesen Schritt für Schritt zu planen und umzusetzen.

Wenn Unternehmen von Ransomware betroffen sind - IT Security Ratgeber.

Ransomware – So können sich Unternehmen 2022 schützen

Verlorene Kundendaten, stillstehende Bänder und Lösegeldzahlungen. Überschriften über solche Themen liest man heutzutage immer häufiger. Unternehmen verlieren wichtige Daten, viel Geld und oft geht es auch bis an die Existenz. Und meist steckt Ransomware dahinter.

In diesem Beitrag möchten wir über Ransomware aufklären und auf die aktuelle Lage am Markt eingehen. Dabei geben wir auch Tipps, wie sich Unternehmen vor Ransomware schützen können und was zu tun ist, wenn sie bereits betroffen sind.

Was macht eine Ransomware?

Ransomware setzt sich aus den Wörtern ransom (= Lösegeld) und Software zusammen. Quasi eine Lösegeldsoftware mit enormen Folgen.

Ziel dieser Software bzw. Malware ist es, Daten auf dem einzelnen Computer oder im gesamten Netzwerk unzugänglich zu machen. Dafür werden entweder Zugriffe gesperrt oder Daten verschlüsselt. Das wiederum wird als Druckmittel verwendet: Nur gegen eine Lösegeldzahlung werden die Daten wieder freigegeben. Größtenteils erhält das Opfer einen Schlüssel, mit dem eine Entschlüsselung der Daten veranlasst oder Zugänge wieder freigegeben werden.

Ransomware wird umgangssprachlich auch als Verschlüsselungs- oder Erpressungstrojaner bezeichnet. Dabei bezeichnet der Begriff Ransomware nicht einen bestimmten Trojaner, sondern lediglich die Art und Weise, wie der Trojaner funktioniert.

Ransomware im Trend - so kommen Hacker in Systeme.

Wie macht sich Ransomware bemerkbar?

Ransomware macht sich spätestens über die Lösegeldforderung bemerkbar. Doch wenn diese kommt, ist der Zugriff auf die Daten bereits verloren.

Warum ist Ransomware so gefährlich?

Die schnelle Verbreitung über Netzwerke und die Hilflosigkeit nach so einer Infektion machen Verschlüsselungstrojaner sehr gefährlich. Unternehmen können die komplette Kontrolle über die betroffenen Daten verlieren. Teilweise kann es sogar soweit führen, dass der Betrieb nicht mehr aufrecht gehalten werden kann. Schadsoftware wie Ransomware zeigen die Schattenseiten der Digitalisierung auf und wirken sich oft negativ auf die Reputation eines Unternehmens aus. Ein Grund für einen Angriff kann ein fehlendes Sicherheitskonzept sein.

Ransomware gehört unter die Rubrik Internetkriminalität. Daher bietet das BKA auch ein hilfreiches Handout für Unternehmen an.

Warum können sich viele Unternehmen nicht vor Ransomware schützen?

Um diese Frage beantworten zu können, müssen wir genauer auf die Art und Weise wie Ransomware verbreitet wird eingehen. Ransomware wird vorwiegend über ganz einfache Mittel an Anwender verteilt: Unscheinbare Dateien über Social-Media oder E-Mail Anhänge gespickt mit ausführbaren Programmen. Aber auch durch kompromittierte Websites oder manipulierte Programme lässt sich die Schadsoftware verteilen.

Durch die Ausführung des Erstkontaktes wird eine Kettenreaktion angestoßen. Das passiert allerdings nicht immer sofort – oft hat der Programmierer Startbedingungen oder Verzögerungen eingebaut. Nach der Ausführung beginnt der Algorithmus damit, Dateien für den Nutzer unzugänglich zu machen. Zum Beispiel, indem Daten verschlüsselt werden. Hängt der Rechner in einem Netzwerk, sind schnell auch weitere Rechner betroffen. Und das hat schon ganze Unternehmen zum Stillstand gebracht.

IT Security Alert im Unternehmen durch Ransomware.

Die einzige Möglichkeit Unternehmen vor Ransomware zu schützen, ist menschliches Versagen von Anwendern zu unterbinden. Zum Beispiel durch Aufklärung und Kontrolle. Mitarbeiter müssen informiert und geschult werden, dass sie nicht achtlos Dateien öffnen oder sich durch undurchsichtige Websites klicken. Kontrollmaßnahmen werden vorwiegend über Software gelöst. Dabei prüft eine Software Downloads und Dateien im Hintergrund. Zusätzlich können noch bestimmte Funktionen deaktiviert werden.

Viele Unternehmen machen auch regelmäßig Tests, in denen sie eine Rundmail an alle Mitarbeiter schicken und sich ein Bild darüber machen, wie leichtsinnig Mitarbeiter ihre Daten zur Verfügung stellen oder Dateien öffnen. Diese Tests zeigen plakativ, wie einfach es wäre, Ransomware in ein Unternehmen zu bringen – denn ein relativ großer Prozentsatz von Mitarbeitern würde bei diesem Test durchfallen. Besonders dann, wenn mobile Geräte wie Smartphones ins Spiel kommen, werden Mitarbeiter unvorsichtiger.

Zusammengefasst hilft Folgendes gegen die Verbreitung von Ransomware:

  • Schulung und Aufklärung von Mitarbeitern und Anwendern
  • Kontrolle von Dateien und Downloads über Softwarelösungen
  • Deaktivieren von Makros
  • Aktualität von Software und Betriebssystem (insbesondere Antivirenprogramme und Browser)
  • Deinstallation des Flashplayers
  • Unterbindung von JavaScript
  • Werbeblocker
  • Sparsame und sorgsame Verwendung administrativer Zugänge im System
  • Überprüfung von Dienstleistern, Geschäftspartnern und Verbindungen
  • Aktuelle Bedrohungen im Blick haben
  • Regelmäßige Tests, um Schwachstellen zu identifizieren

Unabhängig von all diesen Punkten sind regelmäßige Backups die wichtigste Schutzmaßnahme gegen Ransomware. Wichtig ist vor allem, dass Backups auf externen Datenträgern gesichert werden.

BLUE

Expertentipp

Ransomware wird bleiben und die Frage ist leider nicht ob, sondern wann ein Unternehmen getroffen wird. Daher raten wir jedem Unternehmen zu einer individuellen IT-Security-, inklusive Backup-Strategie, mit regelmäßigen Testläufen. Die Übung des Katastrophen-Falls deckt Schwachstellen auf und verkürzt im Notfall Reaktionszeiten, die für Unternehmen existenziell wichtig sein können.

Die Aktuelle Lage am Markt

Springen wir noch einmal zurück zu den aktuellen Schlagzeilen über die Malware. Anfangs waren nur einzelne Computer von Ransomware betroffen, inzwischen sind es hauptsächlich Netzwerkstrukturen. In diesen Tagen sind viele Unternehmen und Institutionen zur Zielscheibe von solchen Bedrohungen geworden. Die Angreifer verbreiten Ransomware viel zielgerichteter, mit dem Hintergrund, ganze Unternehmen ins Visier zu nehmen. Das treibt nicht nur die Lösegeldsumme in die Höhe, sondern richtet auch sehr großen Schaden an.

Der aktuelle Trend zeigt, dass Angreifer immer systematischer vorgehen. Wo früher noch wahllos E-Mails mit infizierten Anhängen verschickt wurden, werden heute falsche Identitäten geschaffen und Unternehmen systematisch ausgespäht. Ransomware existiert seit knapp 20 Jahren und in der Zeit haben Unternehmen auch an ihren Sicherheitskonzepten gearbeitet. Je größer die Hürden für Angreifer werden, desto gewiefter werden die Techniken, die Schadsoftware im Unternehmen zu platzieren und Daten zu verschlüsseln.

Jedes Unternehmen sollte einen Notfallplan für den Fall eines Ransomware-Angriffes haben. Dieser beinhaltet eine Backupstrategie inkl. Wiederherstellungsmaßnahmen, die Sicherstellung der Kommunikationsfähigkeit und auch die Zahlungsfähigkeit.

René Angenheister, CTO der BLUE Consult

Der große Landtechnikkonzern AGCO, zu welchem auch der Traktorenhersteller Fendt gehört, wurde 2022 Opfer von Ransomware. [1] Der Konzern hatte über eine Woche mit einem Produktionsstillstand zu kämpfen. Auch die Kommunikationsstrukturen innerhalb des Unternehmens waren lahmgelegt. Den Türöffner für die Schadsoftware zu finden, ist aber fast unmöglich.

Beim Energieversorger Entega [2] wirkte sich das Resultat des Angriffes anders aus. Die Kundendaten (teilweise inkl. IBAN) wurden im Darknet veröffentlicht. Dadurch entstand ein großer Schaden für die Reputation des Unternehmens.

Neben Unternehmen werden auch immer wieder Institutionen und Bildungseinrichtungen angegriffen. Die Universität Maastricht ist nach einem Angriff sogar auf die Zahlungsaufforderung eingegangen. Das war bereits im Jahr 2019. In diesem Fall konnte die Polizei sogar Erfolge erzielen und ein Teil der Lösegeldsumme konnte zurückgeführt werden. [3] Paradoxerweise erzielte die Universität dank Kursschwankungen Gewinn durch die Lösegeldrückzahlung. Solche positiven Meldungen sind allerdings Einzelfälle.

Unternehmen von Ransomware betroffen – was tun?

Im Idealfall würde der Workflow nach einer Malware Attacke folgendermaßen aussehen:

Idealer Ablauf nach einer Attacke von Ransomware.

Doch seien wir mal ehrlich: Diese Bilderbuchdarstellung ist fast jedem Unternehmen eine Utopie. Meist scheitert es schon an der schnellen und richtigen Reaktion, nachdem eine Ransomware-Attacke gestartet oder ein Gerät infiziert wurde. Wenn kein Notfallplan vorhanden ist, bricht erst einmal ein großes Chaos aus.

In vielen Fällen fehlt es an Datensicherungen und Fachkräften, welche mit der Situation umgehen können. Und all diese Probleme kosten Zeit – wertvolle Zeit für das Unternehmen.

Wird eine Ransomware-Attacke bekannt, empfehlen wir die Kontaktaufnahme zu IT-Security Spezialisten, sofern keine beim Unternehmen beschäftigt sind. Bei einem Angriff werden Profis benötigt, da Halbwissen die Situation verschlimmern kann. Sollte es im ersten Moment an IT-Security Expertise fehlen, empfiehlt das BKA eine vollständige Netzabtrennung beziehungsweise die Abschaltung möglichst aller Komponenten im System, bis ein Experte gefunden ist. So kann verhindert werden, dass noch mehr Daten verschlüsselt oder unzugänglich gemacht werden.

Außerdem muss schleunigst die Kommunikation zu Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden sichergestellt werden.

Auch die Polizei sollte früh eingeschalten werden, da es sich um Cyberkriminalität handelt. Im Regelfall kommen bei solchen Attacken auch personenbezogene Daten innerhalb des Systems abhanden, welche gemeldet werden müssen. Dafür gibt es sogar eine Meldefrist.

Nach so einer Attacke sollten unbedingt alle Passwörter geändert werden.

Alles verschlüsselt - so funktioniert Ransomware.

Sollte man auf die Lösegeldforderung der Cyberkriminellen eingehen?

Meist wird das Lösegeld via Coins (meist Bitcoins) gefordert. Dadurch können die Erpresser weiterhin anonym bleiben.

Wird einmal Lösegeld bezahlt, ist dies ein Signal für die Cyberkriminellen, dass die Opfer Potenzial für weitere Lösegeldzahlungen haben. Das wiederum macht sie zu Opfern von weiteren Angriffen.

BSI, Strafverfolgungsbehörden und Sicherheitsexperten raten dringend davon ab, mit solchen Kriminellen Geschäfte einzugehen.

Abgesehen davon, dass eine Zahlung von Lösegeld keine Garantie für die Lösung der Probleme ist, gibt es mittlerweile auch andere Möglichkeiten den vollständigen Datenzugriff zurückzuerhalten.

Nur wenn ein Unternehmen vor der Entscheidung steht, den Geschäftsbetrieb infolge einer Ransomware-Attacke einzustellen und alle Möglichkeiten erfolglos geprüft wurden, darf eine Lösegeldübergabe in Betracht zogen werden. Zum Beispiel dann, wenn alle Datensicherungen auch infiziert wurden. Hier empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit und Absprache mit den zuständigen Behörden. Eine Zahlung von Lösegeld sollte die letzte Möglichkeit sein und muss immer sorgsam geplant werden.

René Angenheister

IT-Security ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Welt.

Unser Experte René Angenheister hilft Ihnen gerne weiter, wenn es darum geht, ihr Unternehmen digital zu schützen. Als CTO von BLUE Consult bringt er nicht nur tiefes Fachwissen, sondern auch die richtigen Verknüpfungen rund um die IT-Security mit.

Dabei entwickelt er Strategien zum Schutz von Unternehmen bis hin zu Maßnahmen im Ernstfall.

Über 200 Projekte im Datacenter-, Cloud- und Infrastrukturbereich prägen seinen Erfahrungsschatz. Dabei ist er der Experte für Backup, Disaster Recovery & Business Continuity im Unternehmen.

Quellen

[1] Ransomware lässt bei Traktorenhersteller Fendt die Bänder stillstehen

[2] Kundendaten von Energieversorger Entega nach Ransomware-Angriff veröffentlicht

[3] Universität erzielt durch Lösegeldrückzahlung Gewinn

Digital Workplace

Digital Workplace – effizient digital arbeiten im Jahr 2022

Digital Workplace ist für viele ein modernes Arbeitskonzept – für andere nur ein weiteres Buzzword. In diesem Artikel wird die digitale Transformation des Arbeitsplatzes genauer beleuchtet. Außerdem sprechen wir über die Vorteile und Nachteile, die für Unternehmen entstehen können, sollten sie ihren Mitarbeiter:innen dieses zukunftsorientierte Arbeiten anbieten. Abschließend bieten wir Ihnen eine zukunftssichere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Digital Workplace.

Was versteht man unter Digital Workplace?

Ein Digital Workplace ist eine zentrale Plattform die Informationen, Tools, Applikationen und Services zur Verfügung stellt, mit den Grundprinzipien der Integration und Collaboration. Daten aus sämtlichen unternehmenseigenen Software-Systemen wie ERP, CRM usw. werden auf dieser zentralen Arbeitsplattform zusammengebracht. Dabei werden Informationen ebenso wie Anwendungen und Applikationen in einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt.

Ein Digital Workplace wird häufig auch mit einem Digital Workspace verwechselt. Dabei ist ein Digital Workspace ein digitaler Arbeitsplatz, während der Digital Workplace die komplette Infrastruktur des Unternehmens darstellt. Der Digital Workplace ist das große Ganze.

Ziel eines Digital Workplace ist es, dass Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort geliefert bekommen.

Digital Workplace heißt nicht, dass alles immer technischer wird! Es heißt, dass wir moderne, zeitgemäße Technologien auf die Bedürfnisse, sprich die individuellen Use-Cases der Mitarbeiter anpassen und dabei immer den Menschen in den Mittelpunkt stellen. Nur so wird die Umsetzung eines Digital Workplaces erfolgreich und wir erhalten effiziente Arbeitsweisen, Produktivitätssteigerungen und vor allem Akzeptanz und Zufriedenheit bei den Anwendern.

Boris Thienet (Principal Consultant Digital Transformation)

Vorteile des Digital Workplace

So sind Unternehmen zukunfts- und wettbewerbsfähig augestellt und Mitarbeiter bekommen ein Arbeitsumfeld, das es ihnen ermöglicht einfach und effizient zu arbeiten. Folgende Vorteile sind mit einem Digital Workplace verbunden:

  • Einheitliche Benutzeroberfläche
  • Zentrale Plattform, anstatt vieler Insellösungen
  • Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
  • Bessere Verfügbarkeit der Businessprozesse und Unternehmensinformationen
  • Vereinfachung von Arbeitsprozessen und Workflows
  • Bessere standortübergreifende Zusammenarbeit, Wissensaustausch und Informationsaustausch
  • Positive Auswirkungen auf Innovationskraft und Produktivität
  • Standardisierung von Daten
  • Förderung der Zufriedenheit der Mitarbeiter
Schritt für Schritt zum Digital Workplace

Nachteile des Digital Workplace

Mit der Digitalisierung ändert sich auch die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter. Wenn bei der Planung des Digital Workplace die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Hintergrund geraten, kann dies auch große Nachteile mit sich bringen.

All diese möglichen Probleme lassen sich heutzutage aber immer besser beheben, mithilfe von besserer und zielgerichteter digitaler Lösungen.

In 7 Schritten zum Digital Workplace

Um die Herausforderungen auf dem Weg zum Digital Workplace erfolgreich zu meistern, lohnt es sich, mit Struktur vorzugehen. Je besser am Anfang geplant wird, je mehr die Anforderungen und Arbeitsabläufe der Mitarbeiter einbezogen werden desto reibungsloser läuft letztlich die Umstellung ab.

Schritt für Schritt zum Digital Workplace

Die Basis für einen Digital Workplace

Schritt 1: Projektteam zusammenstellen

Um sicherzugehen, dass alle Anforderungen im Unternehmen berücksichtigt werden, sollten Mitarbeiter aus allen Abteilungen einbezogen werden. Das Projektteam sollte einen Querschnitt des Unternehmens bilden, um die Interessen aller Mitarbeiter besser vertreten zu können. Dabei muss den ausgewählten Mitarbeitern auch genügend Freiraum für das Projekt geschaffen werden.

Schritt 2: Möglichkeiten und Anforderungen klären

Die Analyse der Arbeitsplätze und deren Use Cases, die bezüglich der digitalen Transformation vorangetrieben werden, steht an erster Stelle. Dabei sollen alle Arbeitsplätze unter die Lupe genommen und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen werden. Dabei können auch Homeoffice und flexible Arbeitszeiten ein Thema sein. Auch die Zusammenarbeit mit Business-Partnern könnte ein möglicher Use-Case sein.


Die Anforderungen an Ihren Digital Workplace sollten gesammelt und in einer Liste priorisiert werden. Diese Liste bietet eine gute Basis für die Suche nach den passenden Tools/Applikationen.

Anforderungen sammeln und priorisieren

– Welche Use-Cases sind am wichtigsten?
– Gibt es schon Arbeitsabläufe, die bereits digitalisiert sind?
– Gibt es wiederkehrende Use-Cases, die standardisiert werden können?
– Wo besteht Nachholbedarf?
– Welche Wünsche und Anforderungen haben die Mitarbeiter?

Schritt 3: Ein Konzept für den Digital Workplace erstellen

Kennt man nun die Use-Cases und individuellen Anforderungen der Mitarbeiter, lässt sich mit diesen Informationen ein individuelles Konzept erstellen. Für einen Digital Workplace gibt es kein Patentrezept, da dieser für jedes Unternehmen individuell sein sollte. Anhand der Bedürfnisse und Firmenstrukturen muss evaluiert werden, was benötigt wird, was schon vorhanden ist und was möglich ist. Erst mit einem Konzept lassen sich die weiteren Schritte sicher umsetzen. Planloses Handeln in Digitalisierungsthemen verschwendet nur Zeit und Geld.

Schritt 4: Tools und Applikationen für den Digital Workplace auswählen

Auch hier ist es sinnvoll, Vertreter aus verschiedenen Abteilungen bei der Auswahl einzubeziehen. Besonders wichtig sind Werkzeuge, die eine effiziente Kommunikation und agiles Projektmanagement ermöglichen. Cloudbasierte Systeme sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig arbeiten können. Bedenken Sie bei der Auswahl auch an den Aspekt der Sicherheit. Folgende Fragen unterstützen bei der Auswahl der richtigen Tools und Applikationen. Wichtig ist es, genügend Zeit beim Vergleich einzuplanen.

Fragen, die bei der Auswahl von Tools und Applikationen helfen


– Soll mit mehreren Tools/Applikationen oder einer Komplettlösung gearbeitet werden?
– Welche Software, Tools und Applikationen werden in der IT-Infrastruktur bereits verwendet?
– Soll die Lösung cloudbasiert oder inhouse betrieben werden?
– Passt das Ausgewählte zur Unternehmenskultur?

Schritt 5: Tools/Applikationen testen und einführen

Nach der Entscheidung, welche Tools/Applikationen verwendet werden sollen, beginnt die Einführung. Zunächst müssen die Funktionen mit einem ausgewählten Team getestet werden, bevor das komplette Unternehmen umgestellt wird. Dabei muss genau getestet werden, ob mit den ausgewählten Tools/Applikationen auch wirklich alle Aufgaben umgesetzt werden können. So bildet sich außerdem ein Expertenkreis für die digitale Transformation, der bei der Einführung eine Vorreiterrolle einnehmen und andere Mitarbeiter dabei unterstützen kann.

Sicherheitsaspekte beim Digital Workplace - verschiedene Geräte müssen sicher kommunierzieren.

Schritt 6: Datensicherheit

Durch den Digital Workplace wird auch ortsunabhängiges Arbeiten möglich. Das heißt auch, dass Ihre Mitarbeiter mit mobilen Geräten oder privaten PCs auf relevante Dokumente zugreifen können. Diese Arbeitsform kann auch bestimmte Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Daher ist es besonders wichtig, ein passendes Sicherheitskonzept auszuarbeiten und dies in verschiedenen Arbeitsumgebungen zu testen. Dabei gelten bei einer Cloud andere Anforderungen als bei lokal gespeicherten Daten.

Schritt 7: Einführen, schulen, optimieren

Die besten Tools, Applikationen und Plattformen bringen keinen Mehrwert, wenn die Mitarbeiter sie nicht annehmen, ihren Mehrwert nicht erkennen und sie dann nicht richtig nutzen. Die Folge wird sein, dass sich zahllose Einzellösungen entwickeln, die am offiziellen System vorbeiführen und dem Unternehmen sowie der effektiven Zusammenarbeit schaden. Daher ist eine transparente und einheitliche Einführung des Digital Workplace unbedingt notwendig. Vergleichbar mit einer Kampagne, die alle Mitarbeiter erreichen muss. Inbegriffen sollten umfassende Schulungen sein, damit das Konzept verstanden wird. Auch die Möglichkeit nach der Einführung Fragen beantwortet zu bekommen, sollte gewährleistet sein. Es handelt sich um einen Prozess, der auch nicht von Beginn an perfekt sein muss.
Behalten Sie Ihren Digital Workplace im Blick und optimieren Sie, wo es nötig ist. Nicht nur bei der Einführung, sondern auch in Zukunft.

Boris Thinert

Sind Sie bereit für den Digital Workplace?

Unser Experte Boris Thienert hilft Ihnen gerne weiter, wenn es darum geht, in Unternehmen einen erfolgreichen Digital Workplace aufzubauen.

Darüber hinaus ist er Ihr erster Ansprechpartner, wenn es sich um Themen rund um die Prozessdigitalisierung– und Automatisierung des Digital Workplace dreht.

Einige Beispiele aus der Praxis: Digitales Onboarding, Digitale Unterschrift, Automatisierte Dokumentenverarbeitung, Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs, Migration von Social Intranets, Digitalisierung des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) u. v. m.

Weitere Use Cases gerne auf Anfrage.

Die größten Herausforderungen, um SAP in die Cloud zu bringen.

Die 3 wichtigsten SAP Cloud Herausforderungen

Die Cloud-Migration soll die Leistung Ihrer SAP-Systeme verbessern. Aber wenn die Herausforderungen von SAP in der Cloud nicht berücksichtigt werden, kann die Migration in die Cloud zu einem unerwartet teuren Schritt werden.

Da SAP mittlerweile eine Frist für die Migration auf HANA gesetzt hat, wollen viele Firmen mit der Migration dieser Frist zuvorkommen. Die Mehrzahl der Unternehmen erkennt schon heute den Wert einer solchen SAP-Cloud-Migration und die Möglichkeiten, den Betrieb und die Kosteneffizienz dadurch zu optimieren. Eine schnellere Wertschöpfung und Kunden innovative Berichte, Dienstleistungen und Produkte anzubieten, spricht außerdem für eine Migration von SAP in die Cloud.

Dabei stellen viele SAP-Anwender fest, dass der Betrieb und das Monitoring von SAP in der Cloud mit einer Reihe von nicht zu unterschätzenden Herausforderungen verbunden sind. Denn der Betrieb auf IaaS-Plattformen bringt wesentlich mehr Dynamikpotenzial mit sich als On-Premises-Infrastrukturen. Und viele der Unternehmen sind sich vor dem Umzug Ihrer SAP-Plattform nicht über die Herausforderungen bewusst, die der Cloudumzug mit sich bringt.

Im Folgenden sprechen wir über 3 der größten Herausforderungen, mit denen sich Unternehmen und Anwender bei der SAP-Cloud-Integration konfrontiert sehen. 

1) Es fehlende Informationen über SAP-Kennzahlen

In Unternehmen weitverbreitete Cloud-Plattformen wie Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) und Amazon Web Services (AWS) haben keinen Einblick in die SAP-Systeme. Das macht eine zuverlässige, automatische Skalierung praktisch unmöglich. Mit SAP-spezifischen Performance-Monitoring-Lösungen kann Abhilfe geschaffen werden, aber das wissen viele Unternehmen zu Beginn der SAP-Migration gar nicht. Es gibt genügend Cloud-Anbieter, die Tools und Services zur automatischen Skalierung anbieten und sich dabei an Betriebssystemmetriken wie CPI- und Speicherauslastung oder Speicherplatz im Dateisystem orientieren. Dabei wird aber oft die integrierten Mechanismen zur automatischen Skalierung nicht berücksichtigt. Arbeitsprozesse und aktive Benutzer, sowie im Hintergrund ausgeführte Batch-Jobs und andere Aktivitäten können somit nicht richtig berücksichtigt werden. Denn bei den meisten Lösungen dreht sich alles um die Integration von Standardmetriken für Betriebssysteme.

Fehlt der Einblick in die Arbeitsprozesse des SAP-Systems, gibt es nur eine Möglichkeit, den Anforderungen der Endbenutzer in Echtzeit gerecht zu werden und den ordnungsgemäßen Betrieb des SAP-Systems aufrechtzuerhalten: Eine manuelle Skalierung der Cloud-Plattform. Aber das bringt auch wieder Kosten und Probleme mit sich. In etwa kann die CPU-Auslastung für die aktuelle Speicherauslastung als ausreichend erscheinen, was in der Realität aber nicht der Fall ist. Denn oft plagen sich Benutzer mit langen Wartezeiten herum, da voneinander abhängige Arbeitsprozesse in der Warteschlange stehen und Systemverzögerungen verursachen.

Herausforderungen mit der Skalierung bei der Migration von SAP in die Cloud

Woran scheitern Cloud-Anbieter in Bezug auf SAP?

Folgend ein kleiner Überblick in Bezug auf die Einblicke, die Cloud-Anbieter liefern können oder an denen sie scheitern.

Mögliche Einblicke der Cloud-Anbieter sind:

  • Virtuelle Maschinen
  • Betriebssysteme
  • Datenbanken

Cloud-Anbieter haben allerdings keinen Einblick in:

  • SAP-Systeme
  • On-Premise-Datenbanken
  • Arbeitsprozesse aus SAP
  • Kurzdumps
  • IDoc-Statistiken
  • Eingehende und ausgehende Kommunikation
  • Spool-Ausgaben
  • Verbbuchungssätze

2) Kostenexplosion – SAP in der Cloud ist teurer als erwartet

Viele Unternehmen erhoffen sich von der SAP-Migration in die Cloud den Vorteil einer deutlichen Kosteneinsparung – doch oft sieht die Realität ganz anders aus. Mit der fehlenden Möglichkeit, die Anzahl der aktiven Clouds dynamisch zu verkleinern, kann es schnell teuer werden. Teurer als On-Premise-Systeme, da bei der Cloud-Variante in diesem Fall immer für die maximale Kapazität bezahlt wird. Mittlerweile bieten viele Cloud-Anbieter Optionen und eigene Entwicklungen für die automatische Cloud-Skalierung an. Doch das bringt auch Risiken von Störungen oder Beschädigungen der Datenbanken mit sich, weil oft im laufenden Systembetrieb Anwendungsserver einfach heruntergefahren werden.

Auch ein SAP-System muss ordnungsgemäß kontrolliert und methodisch heruntergefahren werden. Fehlt allerdings der detaillierte und zweckorientierte Einblick in die Performance des SAP-Systems, kann keine zielgerichtete Abschaltung der benötigten Cloud-Ressourcen stattfinden.

Das ist vergleichbar mit einem Computer, der während der Entwicklung eines Projekts einfach unerwartet und unsauber heruntergefahren wird. Dabei kann es auch zu Datenverlusten oder Beschädigungen kommen. Und das Reparieren und Wiederherstellen des SAP-Systems kann sehr kostspielig werden.

Wenn SAP und die Cloud teurer als erwartet werden.

Es gibt allerdings Tools, mit denen eine automatische Skalierung möglich ist. Dabei wird unterschiedenen zwischen einer bedarfsgerechten horizontalen (Scale-out/Scale-in) und vertikalen (Scale-up/Scale-down) Skalierung.

Dabei gibt es zwischen den Methoden und Services zur Skalierung in der Funktionsweise große Unterschiede:

  • Beim Scale-up wird einem vorhandenen Server zusätzliche Ressourcen wie Festplattenspeicherplatz, Arbeitsspeicher oder sogar zusätzliche Rechenleistung hinzugefügt.
  • Beim Scale-out werden neue Cloud-Server und SAP-Instanzen hinzugefügt. Wird diese Möglichkeit bedarfsgerecht genutzt, können bei Spitzenauslastung zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden.
  • Beim Scale-in wiederum werden nicht genutzte Server außerhalb der Hauptzeiten abgeschaltet: Dazu gehört auch das Abschalten nicht produktiver Server oder SAP-Systeme, die über das Wochenende nicht benötigt werden. Pünktlich am Montagmorgen werden diese dann wieder hochgefahren. 

SAP

Experten-Tipp

Wenn Sie aber nicht in der Lage sind, die Zahl der Server außerhalb der Hauptgeschäftszeiten mittels Scale-down zu reduzieren, weil Ihnen die notwendigen Einblicke in den SAP-Systembetrieb fehlen, zahlen Sie immer wieder teures Geld für ungenutzte Cloud-Ressourcen. Einsparungen lassen sich hier nur durch den Einsatz von Tools für die Cloud-Skalierung erzielen, die Ihrem Unternehmen eine bedarfsgerechte und dynamische Skalierung leicht machen. 

Fehleinschätzungen und politische Entscheidungen rund um SAP

Meist kommt es in der Planungsphase oder während der Umstellung von SAP in die Cloud zu Problemen. Verantwortlich sind dafür oft politische Firmenentscheidungen, firmeninterne Strukturen oder Fehleinschätzungen in Hinblick auf das Betriebsmodell von SAP. Daher empfehlen wir immer eine frühzeitige SAP-Infrastruktur und Technologieberatung von Experten.

Beratung anfragen

Sollten Sie über eine Cloud-Lösung nachdenken, beraten und begleiten wir Sie umfänglich. Wir servieren Ihnen gerne die passende Unterstützung für Ihre SAP Cloud-Lösung.

Wir servieren Ihnen die passende Unterstützung für Ihre SAP Cloud Lösung.

3) Der Konflikt zwischen dynamischen Cloud-Server und SAP in der Cloud

Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein, ist ein Umzug von SAP von einem On-Premise-ERP-System auf eine vertrauenswürdige Cloud-Plattform unumgänglich. Dabei ist der Umzug auf Microsoft Azure, AWS und GCP zwar riskant, aber mit der richtigen Vorbereitung gut möglich.

Bestehende Sorgen rund um das Thema Cloud-Migration lassen sich primär auf die Notwendigkeit durchgehender Funktionalität zurückführen. 

„Funktionen innerhalb von Kernanwendungen müssen integriert bleiben, nur so lassen sich Geschäftsprozesse effizient abbilden.“ 

Peter Färbinger, Chefredakteur E-3 Magazin

Die Größe der Cloud-Systeme an die tatsächlichen Leistungsanforderungen des SAP-Systems anzupassen und Systemressourcen nur bei Bedarf zu nutzen, wäre dabei das Optimum. Ohne die dafür notwendige Dynamik können Cloud-Server und hybride Systeme nicht die Effizienz bieten, mit der geworben wird. Dazu muss der Betrieb des SAP-Systems auf eine effizientere Grundlage gestellt werden. Möglich wird dies durch konkrete und zielführende Einsichten, mit denen sich das volle Dynamikpotenzial von Cloud-Servern ausschöpfen lässt. 

Ein geeignetes Tool für die Verwaltung der SAP-Systemleistung kann:

  • Einen schnellen und automatischen Scale-out garantieren, ohne dass zusätzliche Kosten für ungenutzte Datenspeicherung anfallen.
  • Die hybride und Multi-Cloud-SAP-Landschaft von zentraler Stelle aus verwalten, ohne den Umweg über die einzelnen Cloud-Server-Plattformen und das On-Premise-System gehen zu müssen. 

Wenn ein Unternehmen den SAP-Betrieb in die Cloud verlagert und dabei auf geeignete Tools für die automatische Skalierung von SAP-Systemen verzichtet, kann dies schnell dazu führen, dass Systemüberlastungen den Produktivbetrieb verlangsamen oder unnötige Kosten für ungenutzte Ressourcen anfallen. 

Ein Cloud-optimiertes SAP-Management sorgt für die notwendigen SAP-Performance-Daten, mit denen der Ressourcenbedarf in der Cloud in Echtzeit bestimmt werden kann. Das spart viel Zeit und Geld. 

Da der Lizenznehmer die Software im eigenen Rechenzentrum auf eigener oder gemieteter Hardware betreibt, spricht man hier von einer „Inhouse“ Lösung.

Digitale Transformation ist unabdingbar für eine erfolgreiche Unternehmensführung. Darüber müssen wir nicht mehr diskutieren. Wir beobachten ein Paradigmenwechsel in der IT, bei dem die Cloud eine zentrale Rolle spielt. Jedoch sollte man sich bewusst machen, dass gerade eine SAP-Cloud-Migration nicht zu unterschätzende Herausforderungen mit sich bringt und daher eine genaue Betrachtung der Für und Wider und der Alternativen im Vorfeld einer solchen Entscheidung von höchster Bedeutung sind.

Professionelle Beratung vor der SAP-Cloud-Migration

Damit Sie die Herausforderungen, die eine Migration von SAP in die Cloud mit sich bringt, erfolgreich meistern können, empfehlen wir Ihnen im Vorfeld eine professionelle Beratung. Es ist immer kostengünstiger und sicherer, Probleme frühzeitig zu umgehen. Unsere Experten können dabei mit ihrer langjährigen Erfahrung unterstützen. Dabei kennen sie alle Vorteile und Nachteile verschiedener Lösungen.

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SAP Expertin Grit Wasmund bei BLUE Consult.

Sie haben Fragen?

Unsere SAP-Expertin Grit Wasmund hilft Ihnen gerne weiter, wenn es um die Herausforderungen und Probleme bei einer SAP Datenmigration auf S/4 HANA geht.

SAP in der Cloud

Muss SAP in die Cloud?

Die digitale Transformation ist im heutigen, digitalen Zeitalter unabdingbar für unternehmerische Erfolge. Dabei beobachten wir ein Paradigmenwechsel in der IT, bei dem Cloudlösungen eine zentrale Rolle spielen. Auch in Hinblick auf SAP. Jedoch bedeutet eine Migration von SAP in die Cloud große Herausforderungen.

Eine genaue Betrachtung der Vor- und Nachteile und der Alternativen sind im Vorfeld einer solchen Entscheidung von höchster Bedeutung. Denn so manch ein Unternehmen ist schon an den Herausforderungen gescheitert.

Was bewegt Unternehmen, Ihre SAP Systeme in die Cloud umzuziehen?

Es gibt 3 Gründe, die Unternehmen dazu bewegen, SAP in die Cloud zu migrieren:

  1. Die Mainstream-Wartung für SAP ERP oder SAP-Business-Suite-Installationen endet offiziell Ende 2027, daher arbeiten Unternehmen schon heute aktiv an der Migration auf SAP S4/HANA. Damit geht in vielen Fällen auch die Migration oder zumindest die Überlegung von einem SAP Umzug in die Cloud einher.
  2. Argumente wie Betriebsoptimierung und Kosteneffizienz, die Chance Personalressourcen zu sparen oder anders einzuplanen, eine schnellere Wertschöpfung zu erzielen und Kunden innovative Berichte, Dienstleistungen und Produkte anbieten zu können, sprechen dafür.
  3. Darlegungen wie: man muss sich nicht mehr mit der Administration der eigenen Systeme beschäftigen, kann Kosten der internen Infrastruktur und des eigenen Personals sparen. Außerdem ist ein Unternehmen dadurch zukunftsfähig, perfekt aufgestellt.
SAP und die digitale Transformation.

SAP Cloud: Die richtige Entscheidung treffen

Man sollte sich die Entscheidung nicht leicht machen und alle Alternativen abwägen. Folgende Fragen sollten vorab geklärt sein, bevor SAP in die Cloud migriert wird:

  • Sind die Kosten für Infrastruktur, Datentransfer und Backup Retention​ transparent?
  • Liegen meine Daten dann in Deutschland?
  • Besteht Flexibilität in Skalierbarkeit, Performance, Hochverfügbarkeit?
  • Werden meine SLA-Anforderungen erfüllt?
  • Ist der SAP-Support gewährleistet, bezogen auf:
    1. SAP zertifizierte Plattform​
    1. SAP konformes Sizing (CPU, RAM)​
  • Erarbeitet man mit mir ein valides K-Fall und Disaster Recovery Konzept?
  • Habe ich die Entscheidungsfreiheiten für meine eigene Release-Strategie?
  • Sind die Abhängigkeiten und Kompatibilität bei Release-Changes zu abhängigen Systemen / Komponenten gewährleistet? ​
  • Welche Vorlauffristen für Changes gibt es?​
  • Ist ein schneller Wiederanlauf gewährleistet?
  • Habe ich einen direkten Ansprechpartner?​
  • Habe ich als Unternehmen die Möglichkeit, die SAP Systeme sowie Betriebssysteme selbst zu administrieren, supporten und zu warten?

Was habe ich als Unternehmen für Alternativen und wo liegen die Unterschiede?

Es gibt 3 verschiedene Betriebsmodelle für SAP Systeme, die folgend näher beschrieben werden. Jedes Betriebsmodell hat Vor- und Nachteile, die genauer betrachtet werden müssen.

Verschiedene Betriebsmodelle von SAP im Überblick

SAP On-Premise

„On-Premises“ bzw. „On-Prem“ bedeutet im übertragenen Sinne, dass SAP in den eigenen Räumlichkeiten gehostet wird. In unserem Fall bezieht sich On-Prem auf die Nutzung unternehmenseigener Server und der eigenen IT-Umgebung. Hier kauft oder mietet ein Kunde als Lizenznehmer serverbasierte Software, die auf den eigenen oder gemieteten Servern installiert und betrieben wird. Einer der größten Vorteile ist die Entscheidungsfreiheit über Systemgestaltung, Administration und Release- sowie Patchmanagement. Viele vergessen jedoch, dass bei SAP Systemen eine 7/24 Bereitstellung gewährleistet sein muss, die auch Personal außerhalb der Betriebszeit fordert. Das ist ein häufig vergessener, zusätzlicher Kostenfaktor.

SAP Public Cloud

Die Public Cloud steht jedem frei über das Internet zur Verfügung. Externe Unternehmen stellen Services wie unter anderem Rechenleistung, Infrastruktur, Speicherplatz usw. zur Verfügung gegen Geld. Vorteil der Public Cloud ist, dass meist die Kosten niedriger sind als bei der On-Premises Variante, da eine nutzungsabhängige Abrechnung der Leistungen stattfindet. Des Weiteren sinken Personalkosten, Hardwarekosten und Energiekosten.

Jedoch fehlen bei diesem Betriebsmodell Informationen über wichtige SAP Kennzahlen. Cloud-Plattformen haben keinen Einblick in SAP Systeme, was eine zuverlässige automatische Skalierung unmöglich macht und auch zu größeren Problemen führen kann.

SAP Private Cloud

Die Private Cloud ist im Gegensatz zur Public Cloud nicht für die Allgemeinheit zugänglich, aber dennoch außerhalb des Unternehmens. Sie kann sich beispielsweise im lokalen Rechenzentrum eines Unternehmens befinden oder durch Dritte von bestimmten Cloud-Diensten gehostet werden. Einer der größten Vorteile hier ist ein hohes Maß an Kontrolle und Sicherheit aufgrund von privater Server.

Die BLUE Empfehlung ist eindeutig die Nutzung von SAP/4HANA in einer Private Cloud. Damit behält das Unternehmen die Entscheidungshoheit, bleibt flexibel und mittels festen Ansprechpartnern können individuelle Lösungen gefunden werden.

SAP Cloud-Anbieter finden

SAP

Experten-Tipp

Den richtigen Cloud-Anbieter für die SAP / NON-SAP Umgebung mit Bezug auf die IT-/ SAP-strategischen Anforderungen zu finden, kann schwierig sein. Bei einem Vergleich der Cloud-Service-Provider klingen die Angebote durchaus gleich oder ähnlich. Manche Formulierungen sind sehr undurchsichtig oder schwammig. Ein paar Formulierungen, die Gleiches meinen, basieren auf unterschiedlichen Berechnungen (zum Beispiel übertragene Datenvolumen oder gespeicherte Datenvolumen oder Zugriffe auf Daten). Die Angebote der Service-Provider mögen gleich klingen, aber ein tieferes Verständnis ihrer unterschiedlichen Fähigkeiten und der geografischen Abdeckung bewirkt eine bessere organisatorische Lösung. So könnten in einigen Fällen geografische Gegebenheiten das Auswahlspektrum beeinflussen.​

Schnelle Unterstützung bei Problemen rund um die SAP S/4 HANA Migration

Als erfahrene SAP Berater begleiten wir Sie kompetent und vorausschauend bei Ihren (S/4)HANA Migrationsprojekten – egal in welchem Stadium Sie sich bereits befinden. Durch unsere vielseitigen Erfahrungen in Bezug auf die Datenmigration und SAP ERP Systeme können wir Ihrem Unternehmen auch bei akuten Problemstellungen und größeren Herausforderungen zur Seite stehen. Zögern Sie nicht, wenn bei der Datenmigration nicht alles nach Plan läuft oder Sie nach einer Beratung noch kein rundes Bild im Kopf haben.

SAP Expertin Grit Wasmund bei BLUE Consult.

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Unsere SAP Expertin Grit Wasmund hilft Ihnen gerne weiter, wenn es um die Herausforderungen und Probleme bei einer SAP Datenmigration auf S/4 HANA geht.

4 Säulen der internen Kommunikation oder wie die Unternehmenskommunikation verbessert werden kann durch Digitalisierung.

Die 4 Säulen der Internen Kommunikation

Eine gut funktionierende Interne Kommunikation oder auch Mitarbeiterkommunikation ist für Organisationen -unabhängig von der Größe – essenziell. Es gibt hier jedoch teilweise Schwachstellen, was besonders die Coronapandemie verstärkt ans Licht gebracht hat. Um die Interne Kommunikation zu verbessern, benötigt es erst einmal Basiswissen. In diesem Ratgeber sprechen wir über die 4 Säulen der Internen Kommunikation – dabei gibt es auch Schnittstellen zu den 4 Seiten der Kommunikation oder dem 4-Ohren-Modell.

Was versteht man unter Interner Kommunikation?

Bei der internen Kommunikation handelt es sich speziell um die Kommunikation, den Austausch zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation und ist somit Teil der Unternehmenskultur. Die Interne Unternehmenskommunikation verfolgt dabei verschiedene Ziele:

  • Informieren
  • Wissenstransfer
  • Austausch
  • Motivation
  • Organisieren
  • Strukturieren
  • Optimieren
  • Verhaltensmanagement
  • Bindung
  • Communityaufbau und Communitypflege

Kommunikation ist mehr als nur ein Gespräch oder ein Dialog.

Grundsätzlich gilt: Je zufriedener Mitarbeiter:innen mit der Internen Kommunikation eines Unternehmens sind, desto besser die Unternehmenskultur. Bei einer Umfrage von Statista geben 74 % der Befragten an, mit der Internen Kommunikation in der Organisation zufrieden zu sein.

Kommunikation im Allgemeinen besteht aus 4 Säulen, die sich auch auf die Interne Kommunikation übertragen lassen. Die 4 Säulen der Kommunikation sind dabei auch untereinander stark verbunden, aber auch einzeln für sich essenziell.

Das sind die 4 Säulen der (internen) Kommunikation: Körpersprache, Rhetorik, Emotionale Intelligenz und Manipulation.

Säule 1: Körpersprache – Wie zeige ich Kommunikation – nonverbal?

Die Körpersprache ist ein wichtiges Instrument der Kommunikation und sollte so gut es geht mit eingebunden werden. Hierbei handelt es sich um die nonverbale Kommunikation, die nicht gehört, sondern gesehen wird: Haltung, Bewegung, Gestik und Mimik. Da gibt es zum Beispiel die Mehrabian-Regel, welche von dem amerikanischen Forscher Albert Mehrabian definiert wurde. Diese besagt, dass die Körpersprache zu den wichtigsten Punkten der Kommunikation gehört. Die Regel ist teilweise umstritten. Allerdings stimmt es, dass die Körpersprache oft unterschätzt wird.

Wenn beispielsweise die Geschäftsleitung oder eine Führungsperson im Unternehmen eine Massen-E-Mail schreibt, fehlt die Körpersprache und dementsprechend kann eine persönliche Ansprache vor versammelter Mannschaft positivere Auswirkungen haben. Verschiedene Kommunikationsinstrumente können dementsprechend verschiedene Kanäle bedienen.

Körpersprache vermittelt Authentizität und Emotionalität und baut auf den 7 Basisemotionen auf. Und daher sollte Körpersprache auch ein wichtiger Teil von Feedbackgesprächen oder bei der Mitarbeitermotivation sein.

Säule 2: Rhetorik – Wie drücke ich mich aus?

Was haben ein Geschäftsführer, ein Sales-Manager und ein Straßenkünstler gemein? Bei allen hängt der Erfolg von der Überzeugung ab. Der Geschäftsführer muss seine Kunden und seine Mitarbeiter überzeugen. Der Sales-Manager, die Kunden. Und der Straßenmusiker die Menschen, die an ihm vorbeigehen. Und bei der Überzeugungsarbeit ist Rhetorik die wichtigste Stellschraube. Rhetorik ist die Kunst, die richtigen Worte innerhalb der Kommunikation zu wählen. Das Ziel der Rhetorik ist, zu überzeugen. Dafür werden auch gerne verschiedenste rhetorische Stilmittel und Instrumente genutzt. Wie zum Beispiel Motivation, Transparenz, Austausch oder Wertschätzung.

Unternehmen, die Mitarbeiter in Rhetorik schulen, haben oft weniger interne Kommunikationsprobleme. Wer die Kunst der Rhetorik beherrscht, schafft es auch auf Augenhöhe zu kommunizieren. Und genau das ist ein wichtiger Punkt für die Interne Kommunikation. Interne Kommunikation funktioniert nämlich nur gut, wenn sie auf Augenhöhe stattfindet.

Wenn dieser Ratgeber gut Verstanden wird, wurde übrigens rhetorisch gesehen, alles richtig gemacht.

Säule 3: Emotionale Intelligenz – Wie kommt es beim Gegenüber an?

Die Emotionale Intelligenz ist das Zusammenspiel zwischen Kopf und Herz – zwischen Wissen und Gefühlen. Bei manchen Menschen ist diese stärker ausgeprägt als bei anderen.

Schauen wir uns folgendes Beispiel an: Eine Führungskraft kritisiert ziemlich forsch zwei Mitarbeiter. Mitarbeiter A nimmt es mit Fassung und überlegt sich, welche Verbesserungen es gibt. Mitarbeiter B reagiert emotional und fühlt sich persönlich angegriffen. Mit der nötigen emotionalen Intelligenz hätte diese Situation vermieden werden können. Die Frage ist ja auch: Wie relevant war das jetzt, die Situation so zu gestalten? War das wirklich der richtige Weg, um die Mitarbeiter zu erreichen?

„Relevanz bedeutet für eine Mitarbeiter*in erster Linie Antworten auf die Fragen „Was betrifft mich?“, und „Was passiert um mich herum?“ zu erhalten. Wer dieses zentrale Informationsbedürfnis erfüllt, der wird auch Interesse und Aufmerksamkeit für Inhalte aus der Unternehmenszentrale schaffen.

Nils Birschmann DLR-Kommunikationschef

In der Internen Kommunikation kann ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz auch die Zusammenarbeit zwischen Menschen erleichtern. Dazu benötigt es die Fähigkeit, die Vogelperspektive einzunehmen und aus dieser Sicht die Lage zu beurteilen. Das ist zum Beispiel die Aufgabe eines Scrum Masters in seinem Srcum Team.

Säule 4: Vertrauen und Manipulation

Vertrauen und Manipulation liegen dicht beieinander. Mit der Körpersprache, Rhetorik und emotionaler Intelligenz kann man Vertrauen schaffen – aber auch manipulieren. Manipulation muss aber nicht immer schlecht sein. Sie kann beispielsweise auch fördernd sein oder die Mitarbeiter:innen näher zusammenbringen und motivieren. Dabei werden oft Informationsflüsse geleitet. Jede Kommunikationsstrategie basiert – bewusst oder unbewusst – ein Stück weit auf Manipulation. Manipulation ist somit auch Teil der
Internen Kommunikation. Beispiele für Situationen im Unternehmen, in denen oft manipuliert wird, sind unter anderem:

  • Gehaltsverhandlungen
  • Veranstaltungen mit Führungskräften
  • Mitarbeitergespräche
  • Verkaufsgespräche
  • Betriebsversammlungen
Interne Kommunikation in Besprechungen - Manipulation und Vertrauen.
Quelle: Fotolia

Was hat Interne Kommunikation mit Digitalisierung zu tun?

Digitalisierung hilft vorwiegend, die räumliche Distanz bei der Internen Kommunikation zu überbrücken und Kommunikationsprozesse zu optimieren. Gerade bei räumlicher Distanz (z.B. Homeoffice) können einzelne Säulen der Internen Kommunikation verloren gehen. Wir sind nicht in der Lage, ohne ein bewegtes Bild die Körpersprache des anderen zu sehen oder bei Textnachrichten die Stimme des anderen richtig zu deuten. Das kann wiederum zu großen Missverständnissen führen. Emojis sind dabei ein guter, digitaler Ersatz für die Körpersprache. Doch diese finden in der geschäftlichen Kommunikation selten Einsatz.

Ein weiterer Punkt, bei dem Digitalisierungsprojekte Abhilfe schaffen können, ist die Erreichbarkeit. Denn oft scheitert Interne Kommunikation daran, dass nicht alle erreicht werden. Nehmen wir ein „Schwarzes Brett“ als Beispiel. Hängt man da einen Zettel mit wichtigen Informationen auf, wird dieser nicht von allen Mitarbeitern automatisch gelesen.
Denn:

  • Der Mitarbeiter muss erst einmal am Schwarzen Brett vorbeigehen
  • Der Mitarbeiter muss sich die Zeit nehmen, sich ein Überblick zu verschaffen und relevante Informationen herauszufiltern
  • Mitarbeiter müssen über Mund-zu-Mund-Propaganda und Flurfunk weiter informieren, was auch zu Fehlinformationen führen kann
  • Ideen zur Verbesserung interner Prozesse, oder Impulse wie „Ideation“ versickern auf so einem statischen Brett schnell und wirken entgegen dem KVP-Gedanken

Mit einer Mitarbeiterapp, einem Social Enterprise Network für alle Mitarbeiter und ausgewählte Partner ist es deutlich einfacher, alle Personen zu erreichen und Feedback zu erreichen. Und zwar gleichzeitig und auf direktem Wege. Stichwort: Zielgerichtete Kommunikation in Unternehmen.

Letztlich kann Digitalisierung helfen, Kommunikationsbaustellen zu schließen und nicht vorhandene Säulen der Kommunikation zu überbrücken. Dabei kommen verschiedene, digitale Instrumente und Werkzeuge zum Einsatz, die die Unternehmenskommunikation und Unternehmenskultur nachhaltig verbessern können.

Damit eine Organisation effektiv funktionieren kann, müssen alle Mitglieder in der Lage sein, die verschiedenen Arten von Kommunikation zu verstehen und zu interpretieren. Schlechte Kommunikation kann zu Missverständnissen, Frustration und Konflikten führen. Umgekehrt kann eine gute Kommunikation dazu beitragen, Vertrauen und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern aufzubauen.

Boris Thienet (Principal Consultant Digital Transformation)
Boris Thinert

Sie möchte die Interne Kommunikation im Unternehmen verbessern?

Unser Experte Boris Thienert hilft Ihnen gerne weiter, wenn es darum geht, die internen Kommunikationsstrukturen mittels digitaler Lösungen zu vereinfachen.

Darüber hinaus ist er Ihr erster Ansprechpartner, wenn es sich um Themen rund um die Prozessdigitalisierung– und Automatisierung des Digital Workplace dreht.

Einige Beispiele aus der Praxis: Digitales Onboarding, Digitale Unterschrift, Automatisierte Dokumentenverarbeitung, Digitalisierung- und Automatisierung des Rechnungseingang, Migration von Social Intranets, Digitalisierung des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungs Prozess) uvm.

Weitere Use-Cases gerne auf Anfrage.

Auch in der BLUE-Podcast Folge: „Kommunizieren ohne Kaffeeküche – geht das?“ können Sie von Boris Thienert interessantes zur Internen Kommunikation hören.

Diese Probleme und Herausforderungen gibt es bei der SAP Umstellung auf S/4 HANA.

Herausforderungen und Probleme bei der S/4 HANA Datenmigration

Die Datenmigration ist für alle Unternehmen, die SAP ERP nutzen, ein Imperativ. Zu Beginn des Jahres 2020 hat SAP in einem offiziellen Statement angekündigt, Ende 2027 den Support für die SAP Business Suite 7 einzustellen. Es besteht zwar die Möglichkeit einen verlängerten Support zu erhalten, aber wer will schon die zusätzlichen Kosten dafür tragen? Der Wechsel ist also unausweichlich und die rechtzeitige Ausarbeitung einer individuellen Strategie die logische Konsequenz.

Genau daran haben sich Unternehmen gehalten und mit der Umstellung auf S/4 HANA angefangen. Doch dabei treten häufig Probleme, Risiken und Herausforderungen auf, mit denen niemand gerechnet hat. In diesem Ratgeber geht es darum, was bei der S/4 HANA Datenmigration schiefgehen kann und wie im Problemfall schnelle Erste Hilfe geleistet werden kann. Dabei teilen wir unser Wissen und unsere langjährigen Erfahrungen im SAP Umfeld. Egal, ob Greenfield, Brownfield oder die individuelle Transformation – es gibt verschiedene Ansätze, die funktionieren können – wenn man Planung und Koordination richtig umsetzt.

Wie läuft eine Datenmigration auf S/4 HANA ab?

Zum besseren Überblick spielen wir eine saubere Datenmigration auf S/4 HANA mal theoretisch durch. Eine Umstellung oder Migration auf SAP S/4 HANA wird auch oft als SAP Conversion bezeichnet.

In den meisten Fällen wird ein Experte zur Hilfe geholt, welcher das Unternehmen im Vorfeld umfänglich berät. Besonders bei komplexen Systemen ist eine Expertenmeinung unverzichtbar. Dabei werden die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens mit berücksichtigt und eine Strategie zur erfolgreichen Datenmigration ausgearbeitet.

Um auf Nummer sicher zu gehen, werden verschiedene Testconversions für die neue Technologie aufgesetzt, aus denen Optimierungen und Anpassungen resultieren. Jeder Probedurchlauf sollte dabei die folgende Testconversion verbessern. Läuft letztlich alles reibungslos ab, wird die finale Conversion gemacht.

Ablauf einer SAP Migration

Ablauf einer erfolgreichen SAP Migration auf SAP S/4 HANA

Doch oft läuft es nicht wie geplant. Denn ein Migrationsprojekt bringt meist mehr Risiken und Auswirkungen mit, als es scheint. Immerhin geht es um Geschäftsprozesse, Datenbanken und Automatisierungen, die von einer intakten Systemlandschaft abhängig sind.

Welche Probleme, Fehleinschätzungen und Herausforderungen bei der Datenmigration auf S/4 HANA gibt es?

Change Management wird vernachlässigt

Change Management bei SAP heißt, Probleme in Prozessen zu identifizieren, bevor diese auftreten. Im Idealfall werden Mitarbeiter dazu ausgebildet oder eingestellt, um Veränderungsprozesse zu begleiten und zu überwachen. Aus Mangel an Fachpersonal und Ressourcen wird das oft vernachlässigt. Ein Inhouse-Change Management kennt die Herausforderungen des Unternehmens und kann auch dafür sorgen, dass Veränderungen im Sinne der Mitarbeiter:innen umgesetzt werden. Das steigert die Akzeptanz der Anwender für das neue System und sorgt für einen reibungslosen Umstieg. Zudem können in dem Zug Geschäftsprozesse optimiert und angepasst werden.

Wer das Change Management vernachlässigt, vernachlässigt beim Wechsel oft auch die Bedürfnisse der Anwender.

Falsche Entscheidungen in Bezug auf ein Redesign

Eine Migration oder Transformation bietet auch neue Potenziale, Ansätze und Möglichkeiten. Zum Beispiel können Unternehmen bei der Gelegenheit über ein SAP Redesign und neues Datenmodell nachdenken. Gerade in diesem Punkt sollte nicht aus dem Bauch heraus entschieden werden, weil diese Entscheidung viele spätere Probleme mit sich bringen kann – zumindest dann, wenn die falsche Entscheidung getroffen wird. Ist die Prozesslandschaft gut durchdacht und ordentlich strukturiert, dann funktioniert eine Conversion im Brownfieldansatz wunderbar. Doch bei langjährigen Bastellösungen in der Datenbank ergibt es durchaus Sinn, eine neue Prozesslandschaft nach dem Greenfieldansatz zu definieren.

Brownfield vs. Greenfield vs. Bluefield

Beim Greenfield Ansatz wird gewissermaßen auf einer grünen Wiese gestartet. In dem Fall handelt es sich um eine komplette Neuimplementierung des SAP S/4Hana-Systems. Der Brownfield Ansatz ist eher mit einem Software-Upgrade zu vergleichen. Dabei bleiben alle Daten und Einstellungen erhalten und es ändert sich nur das System. Es gibt auch noch eine Mischung aus beiden Ansätzen: Bluefield. Dabei handelt es sich um eine selektive Systemmigration, bei der individuell migriert und angepasst wird.

Falsches Betriebsmodell gewählt

SAP S/4 HANA bietet verschiedene Betriebsmodelle an, bei denen die Softwareanwendungen, die Plattform und die Infrastruktur unterschiedlich aufgestellt sind. Konkret wird dabei zwischen drei grundsätzlichen Modellen unterschieden:

  • Public Cloud
  • Private Cloud
  • On-Premise

Betriebsmodelle SAP S/4 HANA im Überblick

Verschiedene Betriebsmodelle von SAP im Überblick

Oft werden verschiedene Faktoren und firmeninterne Strukturen nicht richtig bei der Wahl des Betriebsmodells berücksichtigt, sodass es in der Planungsphase oder bereits während der Umstellung zu Schwierigkeiten kommt. Auch die Wahl des falschen Hostingpartners kann zu einem Problem werden, mit dem sich das gewünschte Betriebsmodell nicht mehr richtig umsetzen lässt. Eine SAP Infrastruktur und Technologieberatung im Vorhinein schafft solchen Problemen Abhilfe.

Sollten Sie über eine Cloud-Lösung nachdenken, unterstützen wir Sie gerne bei der Auswahl eines Hostingpartners.

SAP Migration dauert länger als geplant

Die SAP Migration ist ein längerer Prozess, der sorgfältig geplant werden muss. Je nach Größe des Unternehmens und der bisher vorhandenen SAP Landschaft muss oft zwischen 6 und 18 Monaten für die SAP Migration eingeplant werden. Viele Unternehmen planen unserer Erfahrung nach viel zu wenig Zeit ein und unterschätzen die Aufwände. Folglich kommt es oft zu Problemstellungen wie in etwa Fehler durch Zeitdruck oder unerwartete Kostenexplosionen. Um diesen Problemen vorzubeugen, empfehlen wir, mit erfahrenen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die schon mehrere Umstellungen begleitet haben und den Aufwand dadurch besser einschätzen können.

Wenn die SAP Datenmitgration wieder länger dauert als geplant.
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Falsche oder mangelnde Beratung, sowie keine Rücksicht auf die Bedürfnisse der SAP Landschaft

Wir helfen vielen Kunden weiter, die zuvor mangelnde und falsche Beratung in Bezug auf die SAP S/4 HANA Datenmigration erhalten haben. Meist sind die Kunden schon an einem Punkt angelangt, an dem Geld verbrannt wurde oder falsche Entscheidungen getroffen wurden, bevor sie zu uns kommen. Sobald Sie das Gefühl haben, dass etwas bei Ihrer Datenmigration in die falsche Richtung läuft, empfehlen wir Ihnen die Meinung eines Experten einzuholen.

Kommunikation und Vorbereitung sind die Basis für ein erfolgreiches Projekt. Nur wenn der Kunde abgeholt wird und die Anforderungen gänzlich in Vorprojekten umgesetzt werden, kann eine Umstellung auf S/4HANA gelingen. Wir als Dienstleister müssen mit Kunden kommunizieren und ihm Klarheit über Zeit und einzelne Schritte geben.

Grit Wasmund (Team Lead IBM Power & SAP Solutions)

Vorprojekte entsprechen nicht den Unternehmensanforderungen

Wie zu Beginn schon erwähnt, sollte eine ordentliche Umstellung hin zu SAP S/4 HANA auf verschiedenen Testconversionen basieren. Oft werden diese nicht ausführlich genug geplant oder die Vorprojekte entsprechen nicht den Unternehmensanforderungen. Auch die Systemlandschaft wird bei der Planung nicht immer miteinbezogen. Sobald Sie das Gefühl haben, dass eine Testconversion aus der Schublade gezogen wird und keinen Bezug zum Unternehmen hat, sollten Sie stutzig werden. Individuelle Lösungen sollten ein fester Bestandteil jeder Migration sein.

Eine korrekte Implementierung der Testconversionen schafft die Basis für eine reibungslose finale Durchführung.

Doch nicht immer sind die Experten schuld daran, dass die Testprojekte nicht den Unternehmensanforderungen gerecht werden. Eine mangelnde Kommunikation und Transparenz seitens des Unternehmens kann auch zu solchen Problemen führen, was uns der Fall Haribo zeigt. Haribo gab den Analysten keine Testmethoden oder Projektmanagementpläne an die Hand, weshalb diese nicht den Unternehmensanforderungen gerecht werden konnten.

Schnelle Unterstützung bei Problemen rund um die SAP S/4 HANA Migration

Als erfahrene SAP Berater begleiten wir Sie kompetent und vorausschauend bei Ihren (S/4)HANA Migrationsprojekten – egal in welchem Stadium Sie sich bereits befinden. Durch unsere vielseitigen Erfahrungen in Bezug auf die Datenmigration und SAP ERP Systeme können wir Ihrem Unternehmen auch bei akuten Problemstellungen und größeren Herausforderungen zur Seite stehen. Zögern Sie nicht, wenn bei der Datenmigration nicht alles nach Plan läuft oder Sie nach einer Beratung noch kein rundes Bild im Kopf haben.

SAP Expertin Grit Wasmund bei BLUE Consult.

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Unsere SAP Expertin Grit Wasmund hilft Ihnen gerne weiter, wenn es um die Herausforderungen und Probleme bei einer SAP Datenmigration auf S/4 HANA geht.