2023: Back to Office oder Remote Work?
Corona, Energiekrise, Fachkräftemangel – die Arbeitswelt steht seit ein paar Jahren immer wieder vor großen Herausforderungen. Wo es früher normal war, im Hemd persönlich an Besprechungen teilzunehmen, wird heute eine virtuelle Konferenz in Freizeitkleidung absolviert. Viele fragen sich: Werden wir wieder zurück ins Büro gehen und wie früher arbeiten oder hat sich die Arbeitssituation nachhaltig geändert?
In diesem Artikel sprechen wir über Trends rund um Homeoffice, Remote Work und den Weg zurück ins Büro. Wo befindet sich der Arbeitsplatz der Zukunft?
Was bedeutet Back to Office?
In der aktuellen Zeit wird der Begriff „Back to Office“ mit dem Wechsel vom Homeoffice zurück ins Büro assoziiert. Sprich, es handelt sich um einen Wechsel des Arbeitsortes. Doch den Begriff gibt es schon länger. Vor der Pandemie wurde der Begriff gerne in Bezug auf „Back to Work“ genutzt. Damals ging es nicht darum, den Arbeitsort zu wechseln, sondern wieder ins Arbeitsleben zurück zu kehren. Zum Beispiel nach einer Elternzeit, dem Studium oder einem Sabbatical. Manchmal war auch schon ein langer Urlaub Grund genug, um über Back to Office zu reden.
Heute ist das anders: Wir kommen zwar zurück ins Büro, haben aber nie unsere Arbeit unterbrochen. Wir lernten lediglich, noch intensiver remote zu arbeiten.
Hat Remote Work nur Vorteile?
Remote Work wurde vor ein paar Jahren von vielen Mitarbeitern als Freiheit angesehen. Flexibilität, Unabhängigkeit und Zeitersparnis. Das sind Begriffe, mit denen man das Arbeiten aus der Ferne und / oder von zu Hause verbunden hat. Doch die Coronapandemie hat vielen Mitarbeitern ermöglicht, dieses Arbeitsmodell in der Realität und langfristig auszuprobieren. In so manchen Unternehmen wurde aus dem Nichts ein Digital Workplace erschaffen, welcher auch mit Remote Work harmoniert.
Nein – es hat nicht nur Vorteile. Alles, was Vorteile hat, hat auch Nachteile …
Es gibt mehr potenzielle Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Wer vor Ort einen Arbeitgeber oder einen Arbeitnehmer sucht, ist oft durch den geografischen Standort eingeschränkt. Unternehmen ziehen nicht um und Arbeitnehmer nur in Ausnahmefällen. Durch die Möglichkeit, remote zu arbeiten, gibt es für Unternehmen mehr potenzielle Kandidaten, die eingestellt werden können. Andersherum haben Bewerber auch mehr Auswahl bei der Suche nach einem geeigneten Arbeitgeber. Doch leider funktioniert dieser Vorteil nicht bei allen Unternehmen. Gerade dann, wenn ein Arbeitnehmer vor Ort sein muss, weil zum Beispiel Maschinen bedient werden.
Arbeitnehmer und Arbeitgeber sparen bares Geld
Das Büro muss nicht mehr so viel geheizt werden und die Anfahrt zum Büro entfällt. Doch das ist nur eine Seite der Medaille. Auf Unternehmen kommen Zusatzkosten für Digitalisierung, Hardware und Arbeitsmaterial zu. Und auch Arbeitnehmer sparen zwar einerseits, haben aber andererseits einen höheren Strom- und Energieverbrauch zu Hause und müssen selbst Kaffeebohnen einkaufen gehen.
Die persönliche Gestaltung des Arbeitsraumes
Wir alle kennen das Bild von Arbeitnehmern, die am Strand mit dem Notebook sitzen und arbeiten. Remote Work wird oft als Freiheit gesehen. Man ist ungebunden und kann von überall aus arbeiten. Doch die Realität sieht oft anders aus. Eingequetscht in der Speisekammer oder im Wohnzimmer neben den spielenden Kindern, wird diese Freiheit oft zum Gefängnis. Die persönliche Gestaltung des Arbeitsraumes ist nur möglich, wenn es die eigenen finanziellen Mittel, die Familie und der verfügbare Raum möglich machen.
Nur noch notwendige Besprechungen
Man hatte früher das Gefühl, dass für jede Kleinigkeit eine Besprechung ausgerufen wurde. Die Besprechungskultur mancher Firmen verschwendete viel Zeit und Geld. Durch Remote Work hat sich das geändert: Mitarbeiter sind nicht mehr immer verfügbar und Besprechungen müssen penibel geplant werden. Dadurch wurde einerseits sicher die Effektivität gesteigert, aber andererseits werden Meetings in der Anonymität ohne Kamera teilweise nicht ernst genommen. Oft leiden sogar Projektplanungen und -umsetzungen unter virtuellen Besprechungen.
Mitarbeiter können in Ruhe von Zuhause aus arbeiten
Einigen Mitarbeitern hat das Homeoffice einen Produktivitäts-Boost gebracht, da sie durch die Unabhängigkeit besser und konzentrierter arbeiten können. Aufgaben werden dann erledigt, wenn die Motivation am höchsten ist – angepasst an den persönlichen Biorhythmus. Andere wiederum sind im Motivationstief versunken und schaffen es nicht, sich aufzuraffen. Hier müssen vor allem Vorgesetzte Strategien finden, um Mitarbeiter zu motivieren und die richtigen Aufgaben für das Homeoffice zu finden.
Welche Vorteile bietet das Büro?
Doch der Weg zurück ins Büro bringt auch einige Vorteile mit sich, die wir vielleicht in der Vergangenheit nicht zu schätzen wussten.
Das Büro als Kommunikationsplattform
Während der Coronapandemie haben sich die Bürozeiten stark reduziert und damit auch die physischen Begegnungen in der Büro- und Arbeitswelt. Der Ausbau virtueller Kommunikationsplattformen und Cloud-Lösungen für Dokumentenablagen ermöglicht eine räumlich unabhängige Arbeitsweise und bietet damit eine Alternative zu Besprechungen und dem Austausch in Präsenz.
Dennoch ist das Bürogebäude auch in Zukunft ein wichtiger Ort des Arbeitens, trotz der Konkurrenz von Homeoffice und weiteren alternativen Arbeitsorten und -möglichkeiten.
Hierzu hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation die Studie „Back to the office“ veröffentlicht.
Die Bedeutung der Kommunikation und des ungeplanten, spontanen Austauschs mit Kollegen auf der Bürofläche und im Bürogebäude wird in Zukunft weiter zunehmen, sowohl um die soziale Interaktion, das Teamgefühl und die Zugehörigkeit zu einer Organisation zu steigern, als auch um einen positiven Effekt auf Kreativität, Wissenstransfer und das Innovationsgeschehen zu erzielen. Kurz gefasst: Der Austausch unter Kollegen ist ein wichtiges Element im Unternehmen.
Eine Umfrage innerhalb der Studie zeigte, dass jeder vierte Teilnehmer das Büro als Kommunikations- und Begegnungszone sieht.
Die Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben
Wer immer zu Hause arbeitet, freut sich irgendwann wieder das Büro zu sehen. Grund hierfür ist, dass man so Privates und Berufliches besser trennen kann. Wenn man vom Büro nach Hause fährt, herrscht Feierabend. Wer aber Zuhause arbeitet, lässt oft die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschmelzen. Das kann auch gesundheitliche und private Folgen nach sich ziehen.
Zurück im Büro: Was hat sich geändert?
Und auch wenn einige zurück ins Büro sind – es ist nicht mehr alles so, wie es früher einmal war. Die Mentalität hat sich bei vielen Angestellten geändert. Man hat nach der Rückkehr ins Büro sogar manchmal das Gefühl, als seien Mitarbeiter froh, zurück ins Büro zu können. Die Wertschätzung des Büros ist eine andere geworden.
Des Weiteren hat sich bei der Gesprächskultur und der internen Kommunikation einiges geändert. Meetings sind prägnanter und konstruktiver geworden, aber auch zwischenmenschliche Gespräche haben sich ausgeweitet.
In manchen Unternehmen merkt man zudem einen Wandel der Kleidung. Der Stil von Mitarbeitern wird fortwährend lässiger und ist weniger förmlich.
Teilweise investierten auch einige Unternehmen in den Arbeitsplatz der Mitarbeiter. Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle wurden angeschafft, damit sich Mitarbeiter beim Arbeiten – auch im Büro – wohlfühlen. Die Rückkehr ins Büro soll ja auch Vorteile mit sich bringen.
Themen wie Abstand, Sicherheit und Gesundheit sind neu aufgerollt worden. Großraumbüros und enge Bürobesetzungen wurden hinterfragt und partiell abgeschafft. Meist legt ein Großteil der Belegschaft mehr Wert auf Hygiene seit der Pandemie. Und auch Kollegen, die früher mit einer dicken Erkältung zum Arbeiten gekommen sind, bleiben jetzt vorsichtshalber zu Hause.
Dann gibt es noch die Unternehmen, die rundum vom Arbeiten aus der Ferne profitieren und deren Büros leer bleiben. In diesen Fällen ist die Präsenz im Büro nur noch eine Ausnahme – so wie vorher Homeoffice eine Ausnahme war. Die Frage, die in diesen Fällen jedoch gestellt werden sollte, ist: Kommt es wieder anders oder bleibt es bei dieser Arbeitsform? Denn wenn das Unternehmen Gefallen an Remote Work gefunden hat, müssen auch Umstrukturierungen und Verkleinerungen der Büros stattfinden. Lost Places im Unternehmen sind nicht nur eine Platzverschwendung, sondern auch ein enormer Kostenfaktor.
Welche Trends zeichnen sich für 2023 ab?
Weiterhin mit Homeoffice planen oder wieder zurück zur Präsenzkultur? Einerseits fehlt einigen Mitarbeitern der schnelle Austausch im Büro, andererseits führen steigende Coronazahlen wieder zu häufigerem Arbeiten von zu Hause. Die IHK-Kurzumfrage „Homeoffice – neue Normalität oder zurück zur Präsenzkultur?“ greift das Thema auf und befragte über 305 Berliner Wirtschaftsvertreter.
Dabei gaben 47,4% der Befragten an, eine hybride Lösung zu planen, um beide Arbeitsformen zu kombinieren. Bei vielen der Unternehmen sind sogar schon konkrete Maßnahmen entstanden. 23,5% haben sich für den Wechsel zum dauerhaften Homeoffice entschieden, während 24,9 % wieder zurück zur alten Präsenzkultur wollen.
Und genau das zeichnet einen Trend für das Jahr 2023 ab. Wir bei BLUE Consult merken, dass immer mehr Strategien für flexiblere Arbeitsmodelle angefragt werden. Flexoffice oder hybrides Arbeiten werden in vielen Unternehmen Realität. Dabei unterstützen wir auch gerne Ihr Unternehmen bei der Planung und Umsetzung solcher hybriden Arbeitsmodelle.
„In Gesprächen mit unseren Kunden stellt sich weiter heraus, dass die Einrichtung der Homeofficeplätze kein Problem mehr darstellt, vielmehr sind Gouvernance-Themen gerade von Bedeutung und der Wunsch nach persönlicher Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Wir sehen einen klaren Trend zum hybriden Arbeiten mit bewussten Bürotagen, die ganz explizit zum Austausch und zum Gespräch mit Kollegen genutzt werden.“
Nils Heinisch, Vertriebsleiter der BLUE Consult
Denn an langfristigen Strategien fehlt es oft noch in den Unternehmen. Laut einer Studie der Bertelsmann Stiftung sieht nur jeder zweite Arbeitnehmer das eigene Unternehmen als gerüstet für die neue Arbeitswelt.
Ist Flexoffice die Zukunft?
Über diese Frage haben wir uns in einer BLUE Podcastfolge unterhalten. Dabei beleuchten wir die Vorteile dieses neuen Arbeitsmodells und sprechen über die Möglichkeiten, Flexoffice in ein Unternehmen zu integrieren. Ein flexibler Arbeitsplatz kann viele Vorteile mit sich bringen.
Sind Sie bereit für den Digital Workplace?
Unser Experte Boris Thienert hilft Ihnen gerne weiter, wenn es darum geht, in Unternehmen einen erfolgreichen Digital Workplace aufzubauen.
Darüber hinaus ist er Ihr erster Ansprechpartner, wenn es sich um Themen rund um die Prozessdigitalisierung– und Automatisierung des Digital Workplace dreht.
Einige Beispiele aus der Praxis: Digitales Onboarding, Digitale Unterschrift, Automatisierte Dokumentenverarbeitung, Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs, Migration von Social Intranets, Digitalisierung des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) u. v. m.
Weitere Use Cases gerne auf Anfrage.
