Mitarbeiter-App: Akzeptanz steigern

In einer Zeit, in der digitale Tools den Arbeitsplatz verändern, ist die Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheidend für den Erfolg einer jeden technologischen Innovation. Es gibt so viele verschiedene Softwarelösungen, die den Arbeitsalltag digitalisieren und erleichtern sollen. Doch letztlich steht und fällt alles mit den Mitarbeitenden. Denn wenn eine App nicht akzeptiert und genutzt wird, kann diese auch nicht ihre Funktionen ausschöpfen.

In diesem Ratgeber geht es nicht um Vor- und Nachteile einer Mitarbeiter-App, sondern darum, wie die Akzeptanz der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für eine Mitarbeiter-App gesteigert werden kann. Es gibt verschiedene Säulen, die notwendig sind, um eine Mitarbeiter-App erfolgreich im Unternehmen zu etablieren.

Säule 1: Personalisierung und Relevanz des Contents

Content, der verbindet und informiert

In einer Welt, in der wir gewohnt sind, durch Instagram und Facebook zu scrollen, immer auf der Suche nach dem nächsten faszinierenden Inhalt, muss der Content und die Funktionalitäten, die über eine Mitarbeiter-App angeboten werden, auf ähnliche Weise fesseln. Genau wie soziale Medien es schaffen, unsere Aufmerksamkeit mit leichtgängigem und ansprechendem Content zu erlangen, sollte auch der Inhalt der Mitarbeiter-App gestaltet sein. Durch die Schaffung einer Plattform, die spannenden und für die Mitarbeiter relevanten Content bietet, erzeugen wir eine Umgebung, in der die Mitarbeitenden die App mit Freude nutzen und öffnen – mehrmals täglich, um nichts zu verpassen.

Wir Menschen sind neugierig und wollen wissen, was in unserem direkten Umfeld so passiert:

• Wer hat diesen Monat neu im Unternehmen angefangen?
• Gibt es aktuell Gesundheitsaktionen?
• Gibt es Vorteile oder Rabatte für die Mitarbeiter?
• Wann findet die Weihnachtsfeier statt?
• Wer ist auf den Fotos vom Sommerfest alles zu sehen?
• Welche Fundstücke wurden im Büro liegen gelassen?
• Auf welchen Messen ist das Unternehmen aktuell vertreten?
• Welcher Mitarbeiter oder welche Mitarbeiterin hat 10. Jubiläum im Unternehmen?
• Welche Stellen sind aktuell offen?
• Und ganz wichtig: Was gibt es heute in der Kantine zu essen?

Indem wir die App mit relevanten Nachrichten, interaktiven Elementen und personalisierten Erfahrungen anreichern, erzielen wir, dass Mitarbeiter sie nicht nur als Werkzeug, sondern als Teil ihres Arbeitsalltags sehen. Ein solcher Ansatz kann die Akzeptanz und das tägliche Engagement signifikant steigern.

Inhalte, die an den Nutzer angepasst sind

Der nächste Schritt wäre, ähnlich wie auch bei Social Media, die Inhalte an die Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. Durch die Implementierung von standort- und rollenbasierten Informationsströmen wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeitende Zugang zu relevanten und ansprechenden Inhalten hat. Ein Kantinenplan für den lokalen Standort, spezielle Schulungsressourcen für unterschiedliche Rollen und zeitnahe Notfallbenachrichtigungen sind Beispiele für solche maßgeschneiderten Inhalte.

Neben dem Standort spielt auch die Sprache der Mitarbeiter eine große Rolle. Gerade in Produktionsbetrieben ist die Sprachenvielfalt sehr groß und daher sollte der Content auf jeden Fall mehrsprachig angeboten werden, um die Mitarbeiter-App für möglichst viele Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Alle Mitarbeitenden erhalten zum gleichen Zeitpunkt, Informationen

Vorbei sind die Zeiten von Hierarchien und Klassengesellschaft bei der Informationsbeschaffung. Bei einer Mitarbeiter-App zählt nicht mehr, wer gute Kontakte innerhalb der Firma hat oder wer an der richtigen Quelle sitzt. Durch die Mitarbeiter-App können Informationen zentral gestreut und vor allem gleichzeitig ausgeliefert werden. Diese Gleichstellung steigert vorwiegend die Akzeptanz derjenigen Arbeitnehmer, die sonst eher spät und spärlich an Informationen gelangen.

Säule 2: Interaktion und Engagement

Einbinden statt nur informieren

Eine interaktive Mitarbeiter-App schafft einen Dialog statt einer Einbahnstraßen-Kommunikation. Features wie Umfragen, Tippspiele und die Möglichkeit, Feedback zu geben, erhöhen das Engagement und lassen alle aktiv am Unternehmensgeschehen teilhaben. Indem Erfolge und Jubiläen der Mitarbeiter in der App bekannt gegeben und gefeiert werden, stärkt dies das Gemeinschaftsgefühl und die Bindung an das Unternehmen.

Mit Goodies, wie Vorteile und Rabatte für Unternehmensmitglieder, lässt sich die Interaktion der Mitarbeiter-App auch deutlich verbessern. Große Unternehmen wie McDonalds oder Paypack haben uns gezeigt, wie Coupons und Rabattaktionen die Öffnungsraten von Apps steigern lassen. So etwas ist ebenso im kleinen Stil bei einer Mitarbeiter-App möglich. Zum Beispiel durch Rabatte beim Bäcker nebenan oder Bonusprogramme für die Anschaffung neuer Technik im Elektrofachmarkt.

Auch ein Blick hinter die Kulissen in der Mitarbeiter-App (Behind the scenes) fördert das Engagement der Mitarbeiter. Wenn sich die Kollegen gegenseitig auffordern, die Mitarbeiter-App zu öffnen, dann war die Einführung der Mitarbeiter-App ein voller Erfolg.

Gemeinsam nachhaltig arbeiten

Ein weiterer Punkt, der die Mitarbeiter-App attraktiv macht, ist das Thema Nachhaltigkeit. Durch diese werden nicht nur interne Ressourcen und Manpower gespart, sondern auch andere Ressourcen wie Papier, Logistik, Strom und Tinte. Wo früher noch Gehaltsabrechnungen ausgedruckt und in Briefumschlägen per Post verschickt wurden, findet heute ein automatisierter Prozess statt, der wesentlich weniger Ressourcen bindet.

Dieser Aspekt kann, wenn er richtig kommuniziert wird, auch die Mitarbeiter zur Nutzung der App motivieren. Denn jeder Mitarbeiter, welcher die zentrale Plattform nutzt, trägt somit zur Nachhaltigkeit und zu Verbesserung des ökologischen Fußabdrucks bei. Durch Feedback, wie viel Blatt Papier durch die Nutzung der Mitarbeiter-App schon gespart wurden, kann die Interaktion gesteigert werden.

Alles in einer Hand: Integration macht’s möglich

In der Mitarbeiter-App liegt der Schlüssel zur Effizienz in der Integration. Durch das Zusammenführen verschiedener Dienste und Funktionen in eine einzige Plattform wird die Komplexität für den Endnutzer reduziert. Anstatt mehrere Apps oder Systeme für unterschiedliche Aufgaben zu verwenden, ist es sinnvoll eine App mit der Möglichkeit zur Anbindung verschiedener Plugins oder weiteren Features zu nutzen. Mit den BLUEmployee Plugins der BLUE Consult wird aus einer Mitarbeiter-App eine ganzheitliche Lösung. Mit der Integration von Funktionen zur Darstellung von Gehaltsabrechnungen, Schichtplänen und dem Zugriff auf wichtige interne Dokumente, wird der tägliche Bedarf der Mitarbeiter direkt in der App abgedeckt.

Die Unterstützung von Bring Your Own Device (BYOD) erlaubt es den Mitarbeitern, ihre persönlichen Geräte für die Arbeit zu verwenden, was nicht nur die Kosten für das Unternehmen senkt, sondern auch die Zugänglichkeit und Flexibilität für die Mitarbeiter erhöht. Man kann nicht die Verwendung des eigenen Smartphones am Arbeitsplatz verbieten und gleichzeitig erwarten, dass eine Mitarbeiter-App regelmäßig genutzt wird.

Die Einbindung von Mitarbeitern ohne festen PC-Arbeitsplatz wird durch eine benutzerfreundliche Gestaltung der App gewährleistet. So wird sichergestellt, dass jeder im Unternehmen vollen Zugriff auf alle notwendigen Funktionen und Informationen hat. Und das zum selben Zeitpunkt, wie alle Desktop-Worker, egal ob im Büro oder in der Produktion, in der Logistik oder im Außendienst.

Die einfache Bedienbarkeit sollte bei der Mitarbeiter-App groß geschrieben werden. Laut einer Studie zu Akzeptanz und Barrierefreiheit sind Bedienbarkeit, Nützlichkeit sowie Verträglichkeit die wichtigsten Akzeptanzfaktoren. Hier werden Modelle der Technologieakzeptanzforschung, wie das Technology Acceptance Modell (TAM) nach Davis beschrieben. Das TAM und viele seiner Varianten definieren zwei wesentliche Einflussgrößen, die eine Technologieakzeptanz bestimmen: Einerseits ist es der wahrgenommene Nutzen (Perceived Usefulness) und andererseits die wahrgenommene, einfache
Bedienbarkeit (Perceived Ease of Use). Das bedeutet, je höher der Nutzen und die Einfachheit der Bedienung empfunden werden, desto höher die Bereitschaft der Anwender eine Innovation zu nutzen.

Eine nahtlose Integration und Einfachheit der Nutzung fördern nicht nur die Akzeptanz und den täglichen Gebrauch der App, sondern stärken auch das Vertrauen in die digitalen Werkzeuge des Unternehmens.

Säule 4: Kommunikation und Schulung

Wissen ist Macht: effektive interne Kommunikation

Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung und Nutzung einer Mitarbeiter-App liegt in einer umfassenden, begleitenden, internen Kommuniktion sowie einer proaktiven Schulungs- und Einführungsstrategie.
Hierbei spielt vor allem die interne Kommunikation eine bedeutende Rolle. Mitarbeiter müssen Mehrwerte und Nutzungsvorteile verstehen und für sinnvoll erachten. Noch bevor die App an den Start geht, ist es entscheidend, alle Mitarbeiter durch gezielte Informations-Sessions sowie gezielte interene Kommunikation und Schulungsmaßnahmen vorzubereiten. Dies kann durch Informationen im Intranet, auf internen Veranstaltungen, in Newslettern sowie durch interaktive Webinare und leicht verständliche kurze Anleitungsvideos geschehen, die auch als Teil des digitalen Onboardings neuer Mitarbeiter dienen können.

Für die Schulung älterer Generationen könnten Patenschaftsprogramme hilfreich sein, bei denen technikaffine Mitarbeiter ihren weniger erfahrenen Kollegen unterstützend zur Seite stehen. Dies fördert nicht nur die zwischenmenschliche Interaktion, sondern auch das Verständnis und die Akzeptanz der digitalen Werkzeuge.

Support

Um guten Support zu gewährleisten, sollte ein mehrstufiges Support-System eingerichtet werden, das von FAQ-Bereichen in der App über Chatbots bis zu persönlichen Ansprechpartnern reicht. Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge können durch integrierte Feedback-Funktionen in der App gesammelt und analysiert werden. Wenn die Mitarbeiter-App nicht richtig funktioniert oder die Technik Probleme bereitet, kann sie leicht zum Feindbild für die Mitarbeitenden werden.

Säule 5: Feedback und Weiterentwicklung

Auf dem Weg der stetigen Verbesserung

Eine erfolgreiche Mitarbeiter-App entwickelt sich ständig weiter und passt sich den Bedürfnissen der Nutzer an. Regelmäßiges Sammeln von Feedback ist hierbei unerlässlich. Durch das Einbeziehen der Mitarbeitenden in den Optimierungsprozess und die fortlaufende Anpassung von Funktionen durch Plugins wird die App kontinuierlich verbessert.

Die BLUEmployee-Plugins von BLUE Consult sind ein Paradebeispiel dafür, wie vielseitig Mitarbeiter-Apps ergänzt und optimiert werden können. Mit einer Reihe von speziell entwickelten Plugins können Unternehmen ihre App genau an ihre Bedürfnisse anpassen und so eine optimale Lösung für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen.

• BLUEpayroll Plugin: Gehaltsabrechnungen direkt auf dem Smartphone? Mit dem BLUEpayroll Plugin ist das möglich. Mitarbeiter können ihre Lohn- und Gehaltszettel jederzeit und überall einsehen und haben so immer den Überblick über ihre Finanzen. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern auch Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• BLUEbadge Plugin: Dieses Plugin verwandelt die Mitarbeiter-App in einen digitalen Ausweis. Passbilder, Namen, Positionen und sogar Barcodes mit Personalnummern können direkt in der App angezeigt werden. Dies erleichtert nicht nur den Zugang zu Unternehmensgebäuden, sondern auch die Identifikation von Mitarbeitenden bei internen und externen Veranstaltungen.
• BLUEdashboard Plugin: Mit diesem Plugin erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Kennzahlen und Statistiken. Ob HR-Kennzahlen, Urlaubstage oder Krankheitstage – alles ist übersichtlich und leicht zugänglich. Dies ermöglicht es den Arbeitnehmer, ihre eigene Leistung besser zu verstehen und gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen.
• BLUEcatering Plugin: Nie wieder unschlüssig in der Kantine stehen! Mit dem BLUEcatering Plugin kann der Speiseplan eingesehen und Mahlzeiten entsprechend geplant werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
• BLUEshift Plugin: Schicht- und Arbeitspläne immer griffbereit. Bei Änderungen werden Mitarbeiter umgehend benachrichtigt, sodass sie stets auf dem Laufenden sind. Dies erleichtert die Planung und Koordination von Arbeitszeiten und sorgt für eine bessere Work-Life-Balance.

Säule 6: Technik und Sicherheit

Sicherheit und Datenschutz im Fokus

In der heutigen Zeit sind Sicherheit und Datenschutzkonformität entscheidende Faktoren für die Akzeptanz jeglicher Software. Die BLUEmployee Plugins von BLUE Consult sind komplett DSGVO-konform und erfüllen die Sicherheitsrichtlinien, die Unternehmen beachten müssen. Durch das Zusammenfügen mehrerer Funktionen in einer APP wird das Risiko, das mit der Verteilung sensibler Daten über verschiedene Plattformen verbunden ist, minimiert und das Vertrauen der Mitarbeiter in das Tool wird gestärkt.

Die Konzentration auf eine einzige App bietet zudem einen administrativen Vorteil: Es vereinfacht die Wartung und Sicherung der Daten erheblich. Anstatt mehrere Systeme aktualisieren und überwachen zu müssen, können sich die IT-Teams auf die Sicherheit und Stabilität einer zentralen Plattform konzentrieren. Ebenso bietet die Nutzung bewährter und erprobter Technologielösungen eine zusätzliche Sicherheitsebene und vermindert das Risiko von technischen Problemen.

Fazit

Eine Mitarbeiter-App ist mehr als nur ein besseres, digitales schwarzes Brett. Letztlich kann die Mitarbeiter-App ein zentraler Punkt im Unternehmen sein. Hier werden Mitarbeitende informiert, motiviert, animiert und vor allem entlastet. Vor allem dann, wenn die Mitarbeiter-App effizient genutzt und akzeptiert wird. Hat sie erst einmal einen schlechten Ruf, wird es schwer diese oder auch weitere digitale Lösungen einzuführen.

Wir bei BLUE Consult wissen aus Erfahrung, dass eine erfolgreiche Mitarbeiter-App das Ergebnis von Zusammenarbeit und kontinuierlicher Anpassung ist. Mit unserer Expertise stehen wir Unternehmen zur Seite, um die Akzeptanz und Nutzung ihrer Mitarbeiter-App zu maximieren. Dabei unterstützen wir Ihr Unternehmen gerne von der ersten Beratung bis zur laufenden Optimierung.