Mitarbeiter-App: Use Cases, Vorteile und Hürden

In der heutigen digitalen Welt sind die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit in Unternehmen wichtiger denn je. Eine Mitarbeiter-App kann dabei helfen, die Effizienz und Produktivität zu steigern, indem sie Mitarbeitern den schnellen und einfachen Zugriff auf wichtige Informationen und Tools ermöglicht.

In diesem Ratgeber werden wir uns genauer mit den Vorteilen und möglichen Nachteilen von Mitarbeiter-Apps befassen und aufzeigen, für welche Problemstellungen eine Mitarbeiter-App die Lösung sein kann.

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App ist eine Applikation (mobil oder auf dem Desktop), die speziell für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen entwickelt wurde. Dabei fungiert sie als Teilstück des Digital Workplaces. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort und ihrer Arbeitszeit auf wichtige Informationen, Dokumente und Tools zuzugreifen, die für ihre Arbeit relevant sind.

Eine Mitarbeiter-App kann etwa Funktionen wie Chat, Newsfeed, Kalender, Aufgabenliste, Mitarbeiterverzeichnis, Schulungsunterlagen und Feedback-Tools enthalten. Quasi wie ein soziales Netzwerk, nur nach innen hin gekapselt. Außerdem ist es möglich die Applikation in das Intranet des Unternehmens zu integrieren, sodass Mitarbeiter auf Ressourcen aus dem Intranet zugreifen können.

Im Idealfall wird die Mitarbeiter-App im App-Store der Wahl zur Verfügung gestellt.

Einerseits geht es bei einer Mitarbeiter-App um die Kommunikation zu den Mitarbeitern hin, andererseits aber auch um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.

Boris Thienert

Für welche Unternehmen ist eine Mitarbeiter-App relevant?

Wir, bei der BLUE Consult bewegen uns hauptsächlich im Mittelstand und empfehlen Unternehmen ab einer Größe von >500 Mitarbeitern die Nutzung einer eigenen Mitarbeiter-App. Denn eine Mitarbeiter-App ist immer ein Investment, welches sich auch für das Unternehmen lohnen sollte.

Es gibt auch deutlich kleinere Unternehmensgrößen, bei der eine Mitarbeiter-App Sinn ergeben kann. Sofern die Ressourcen vorhanden sind, die Mitarbeiter-App in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Es bleibt eine unternehmensindividuelle Entscheidung – evtl. hat das Unternehmen einen großen Anteil von non-desk-Mitarbeitern, die erreicht werden sollen. Da ist die Mitarbeiter-App eine gute Möglichkeit.

Gerne beraten wir Sie auch zu diesem Thema.

Use Cases einer Mitarbeiter-App

Folgende Beispiele zeigen, wie eine Mitarbeiter-App in verschiedenen Fachabteilungen eingesetzt werden kann, um die Effizienz und Produktivität zu steigern, sowie die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

1. Vertrieb: Eine Mitarbeiter-App kann von der Vertriebsabteilung genutzt werden, um schnell und einfach auf Kundeninformationen zuzugreifen und Verkaufsaktivitäten zu verwalten. Mitarbeiter können über die App Kundenkontakte verwalten, auch dann, wenn sie aktuell außer Haus sind und ihr Notebook nicht eingeschaltet haben. Zum Beispiel bei einem Außer-Haus Termin oder auf Messen.
2. Personalabteilung: Eine Mitarbeiter-App kann von der Personalabteilung genutzt werden, um Mitarbeiterinformationen zu verwalten und HR-Prozesse zu automatisieren. Mitarbeiter können über die App Urlaubsanträge stellen, Arbeitszeiten verwalten und auf Schichtpläne zugreifen. Bsp.: So können Vorgesetzte schneller Urlaubsanträge genehmigen oder über Krankheitsfälle informiert werden.
3. IT-Abteilung: Eine Mitarbeiter-App kann von der IT-Abteilung genutzt werden, um technische Probleme zu lösen und Support-Tickets zu verwalten. Mitarbeiter können über die App Support-Anfragen einreichen, den Status ihrer Anfragen verfolgen und auf technische Dokumentationen zugreifen. Bsp.: Es kann auch ohne PC – direkt via App ein Ticket eröffnet werden.
4. Produktion: Eine Mitarbeiter-App kann von der Produktionsabteilung genutzt werden, um die Produktion zu planen und zu verwalten. Mitarbeiter können über die App Produktionspläne einsehen, Bestellungen verwalten und Lagerbestände überwachen. Bsp.: Der Staplerfahrer fährt nicht umsonst ins Lager, denn er kann vorher den Lagerbestand via Smartphone überprüfen.
5. Buchhaltung: Eine Mitarbeiter-App kann von der Buchhaltungsabteilung genutzt werden, um Finanzprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Bsp.: Mitarbeiter können etwa ganz bequem per App Belege von Geschäftsreisen abfotografieren und einreichen, um so die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen.
6. Geschäftsführung: Mit einer Mitarbeiter-App können Veranstaltungen und Besprechungen einfach angekündigt werden und erreichen so zielgerichteter die Mitarbeiter als jedes Schwarze Brett. Zum Beispiel kann per Mitarbeiter-App zur Weihnachtsfeier eingeladen werden.

Welche Hindernisse müssen bei einer Mitarbeiter-App bewältigt werden?

Obwohl eine Mitarbeiter-App viele Vorteile für Unternehmen bietet, gibt es auch einige Hürden, die berücksichtigt werden sollten:

1. Datenschutz: Egal ob sensible Unternehmensdaten und private Mitarbeiterinformationen, die Mitarbeiter-App muss diese Daten entsprechend schützen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die App und die dazugehörige Plattform den Datenschutzbestimmungen entspricht und dass die Daten sicher gespeichert und übertragen werden. Ein Datenleak kann schnell zum großen Problem werden.
2. Abhängigkeit von mobilen Geräten: Eine Mitarbeiter-App ist in der Regel nur über mobile Geräte zugänglich. Wenn Mitarbeiter kein Smartphone oder Tablet besitzen oder ihre Geräte verlieren oder beschädigen, kann dies zu Einschränkungen führen. Die Anforderungen an die App müssen also erst genau analysiert und dann kommuniziert werden.
3. Ablenkung: Eine Mitarbeiter-App kann auch dazu führen, dass Mitarbeiter während der Arbeitszeit abgelenkt werden, wenn sie unter anderem soziale Funktionen wie Chat oder Newsfeed nutzen.
4. Akzeptanz: Wird eine Mitarbeiter-App nicht eingeführt und werden die Mitarbeiter im Prozess nicht begleitet, kann es zu einer fehlenden Akzeptanz der App bei den Nutzern führen. Die Mehrwerte und die Vorteile der Mitarbeiter-App sollten klar erkennbar sein und auch kommuniziert werden. Die Mitarbeiter sollten auf jeden Fall begleitet werden, um Bedenken und Ängste auszuräumen.

Es ist wichtig, diese potenziellen Nachteile im Auge zu behalten und schnelle Lösungen dafür zu finden. Sonst kann das App-Projekt auf Hindernisse stossen oder scheitern.

Vorteile einer Mitarbeiter-App

Eine Mitarbeiter-App bietet viele Vorteile und Möglichkeiten für Unternehmen:

1. Verbesserte Kommunikation: Eine Mitarbeiter-App ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und einfach miteinander zu kommunizieren, unabhängig von ihrem Standort. Dies kann die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz steigern. Zum Beispiel dann, wenn viele Mitarbeiter non-desk-worker sind (Produktion, Vertrieb, Außendienst) oder remote im Homeoffice arbeiten.
2. Erhöhte Mitarbeiterbindung: Eine Mitarbeiter-App kann dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen, da sie Zugang zu wichtigen Informationen und Ressourcen haben und sich besser informiert und unterstützt fühlen.
3. Bessere Erreichbarkeit: Eine Mitarbeiter-App bietet Mitarbeitern die Chance, wichtige Informationen und Dokumente jederzeit und von überall aus abzurufen. Dies kann die Produktivität erhöhen und die Reaktionszeit auf Anfragen oder Probleme verkürzen.
4. Zeit- und Kostenersparnis: Eine Mitarbeiter-App kann eine Zeit- und Kostenersparnisse erzielen. Prozesse können schneller und effizienter ablaufen, indem sie unter anderem die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten oder E-Mails reduziert.
5. Verbesserte Arbeitsbedingungen: Eine Mitarbeiter-App ermöglicht den Mitarbeitern einen flexiblen Arbeitsalltag, indem sie beispielsweise von zu Hause aus arbeiten oder unterwegs auf wichtige Informationen zugreifen können. Dadurch werden die Arbeitsbedingungen verbessert und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter gestärkt.
6. Effektives Onboarding: Eine Mitarbeiter-App kann die Integration neuer Mitarbeiter ins Unternehmen beschleunigen und effektiver gestalten, indem sie Schulungsunterlagen und wichtige Informationen bereitstellt. Außerdem können neue Mitarbeiter auch in der App den Kollegen vorgestellt werden.

Diese Vorteile machen eine Mitarbeiter-App zu einem wertvollen Instrument für Unternehmen, um die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

Unser Fazit – wie sinnvoll ist eine Mitarbeiter-App für Unternehmen?

Wir, bei der BLUE Consult sind überzeugt, dass eine Mitarbeiter-App große Chancen für Unternehmen bietet und die Kommunikation deutlich vereinfacht. Dabei haben wir schon viele Erfahrungen in unserem eigenen Unternehmen und auch bei Kunden gesammelt. Dabei setzen wir auf die SaaS-Lösung von Staffbase. Als preferred Partner von Staffbase stellen wir standartisierte Plugins zur Verfügung und bieten individuelle Erweiterungen. Wir veredeln Ihre Staffbase-Instanz, damit Sie eine von uns maßgeschneiderte Instanz erhalten.

Letztlich lassen sich verschiedene Anforderungen abbilden, was Arbeitszeit spart und gleichzeitig auch die Belegschaft zusammenhält und dadurch nachweislich und messbar die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen kann.
Beispielsweise kann der Chat auch genutzt werden, um sich außerhalb der Arbeitszeiten zu verabreden oder Mitarbeiter, die im Außendienst sind, zeitnah zu informieren.

Wer jetzt noch nicht überzeugt ist, kann sich gerne unsere Podcast-Folge zu dem Thema anhören. Dort liefern wir noch mehr Use Cases und echte Szenarien einer Mitarbeiter-App.