Digital Workplace ist für viele ein modernes Arbeitskonzept – für andere nur ein weiteres Buzzword. In diesem Artikel wird die digitale Transformation des Arbeitsplatzes genauer beleuchtet. Außerdem sprechen wir über die Vorteile und Nachteile, die für Unternehmen entstehen können, sollten sie ihren Mitarbeiter:innen dieses zukunftsorientierte Arbeiten anbieten. Abschließend bieten wir Ihnen eine zukunftssichere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Digital Workplace.

Inhalte

Was versteht man unter Digital Workplace?
Vorteile des Digital Workplace
Nachteile des Digital Workplace
In 7 Schritten zum Digital Workplace
- Die Basis für einen Digital Workplace
Schritt 1: Projektteam zusammenstellen
Schritt 2: Möglichkeiten und Anforderungen klären
- Anforderungen sammeln und priorisieren
Schritt 3: Ein Konzept für den Digital Workplace erstellen
Schritt 4: Tools und Applikationen für den Digital Workplace auswählen
- Fragen, die bei der Auswahl von Tools und Applikationen helfen
Schritt 5: Tools/Applikationen testen und einführen
Schritt 6: Datensicherheit
Schritt 7: Einführen, schulen, optimieren

Was versteht man unter Digital Workplace?

Ein Digital Workplace ist eine zentrale Plattform die Informationen, Tools, Applikationen und Services zur Verfügung stellt, mit den Grundprinzipien der Integration und Collaboration. Daten aus sämtlichen unternehmenseigenen Software-Systemen wie ERP, CRM usw. werden auf dieser zentralen Arbeitsplattform zusammengebracht. Dabei werden Informationen ebenso wie Anwendungen und Applikationen in einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt.

Ein Digital Workplace wird häufig auch mit einem Digital Workspace verwechselt. Dabei ist ein Digital Workspace ein digitaler Arbeitsplatz, während der Digital Workplace die komplette Infrastruktur des Unternehmens darstellt. Der Digital Workplace ist das große Ganze.

Ziel eines Digital Workplace ist es, dass Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort geliefert bekommen.

Digital Workplace heißt nicht, dass alles immer technischer wird! Es heißt, dass wir moderne, zeitgemäße Technologien auf die Bedürfnisse, sprich die individuellen Use-Cases der Mitarbeiter anpassen und dabei immer den Menschen in den Mittelpunkt stellen. Nur so wird die Umsetzung eines Digital Workplaces erfolgreich und wir erhalten effiziente Arbeitsweisen, Produktivitätssteigerungen und vor allem Akzeptanz und Zufriedenheit bei den Anwendern.
Boris Thienet (Principal Consultant Digital Transformation)

Vorteile des Digital Workplace

So sind Unternehmen zukunfts- und wettbewerbsfähig augestellt und Mitarbeiter bekommen ein Arbeitsumfeld, das es ihnen ermöglicht einfach und effizient zu arbeiten. Folgende Vorteile sind mit einem Digital Workplace verbunden:

Einheitliche Benutzeroberfläche
Zentrale Plattform, anstatt vieler Insellösungen
Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
Bessere Verfügbarkeit der Businessprozesse und Unternehmensinformationen
Vereinfachung von Arbeitsprozessen und Workflows
Bessere standortübergreifende Zusammenarbeit, Wissensaustausch und Informationsaustausch
Positive Auswirkungen auf Innovationskraft und Produktivität
Standardisierung von Daten
Förderung der Zufriedenheit der Mitarbeiter

Schritt für Schritt zum Digital Workplace

Nachteile des Digital Workplace

Mit der Digitalisierung ändert sich auch die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter. Wenn bei der Planung des Digital Workplace die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Hintergrund geraten, kann dies auch große Nachteile mit sich bringen.

Die soziale Interaktion kann darunter leiden.
Es können Schwierigkeiten in der internen Kommunikation auftreten.
Vermischung von Privat- und Berufsleben.

All diese möglichen Probleme lassen sich heutzutage aber immer besser beheben, mithilfe von besserer und zielgerichteter digitaler Lösungen.

In 7 Schritten zum Digital Workplace

Um die Herausforderungen auf dem Weg zum Digital Workplace erfolgreich zu meistern, lohnt es sich, mit Struktur vorzugehen. Je besser am Anfang geplant wird, je mehr die Anforderungen und Arbeitsabläufe der Mitarbeiter einbezogen werden desto reibungsloser läuft letztlich die Umstellung ab.

Die Basis für einen Digital Workplace

Schritt 1: Projektteam zusammenstellen

Um sicherzugehen, dass alle Anforderungen im Unternehmen berücksichtigt werden, sollten Mitarbeiter aus allen Abteilungen einbezogen werden. Das Projektteam sollte einen Querschnitt des Unternehmens bilden, um die Interessen aller Mitarbeiter besser vertreten zu können. Dabei muss den ausgewählten Mitarbeitern auch genügend Freiraum für das Projekt geschaffen werden.

Schritt 2: Möglichkeiten und Anforderungen klären

Die Analyse der Arbeitsplätze und deren Use Cases, die bezüglich der digitalen Transformation vorangetrieben werden, steht an erster Stelle. Dabei sollen alle Arbeitsplätze unter die Lupe genommen und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen werden. Dabei können auch Homeoffice und flexible Arbeitszeiten ein Thema sein. Auch die Zusammenarbeit mit Business-Partnern könnte ein möglicher Use-Case sein.

Die Anforderungen an Ihren Digital Workplace sollten gesammelt und in einer Liste priorisiert werden. Diese Liste bietet eine gute Basis für die Suche nach den passenden Tools/Applikationen.

Anforderungen sammeln und priorisieren

– Welche Use-Cases sind am wichtigsten?
– Gibt es schon Arbeitsabläufe, die bereits digitalisiert sind?
– Gibt es wiederkehrende Use-Cases, die standardisiert werden können?
– Wo besteht Nachholbedarf?
– Welche Wünsche und Anforderungen haben die Mitarbeiter?

Schritt 3: Ein Konzept für den Digital Workplace erstellen

Kennt man nun die Use-Cases und individuellen Anforderungen der Mitarbeiter, lässt sich mit diesen Informationen ein individuelles Konzept erstellen. Für einen Digital Workplace gibt es kein Patentrezept, da dieser für jedes Unternehmen individuell sein sollte. Anhand der Bedürfnisse und Firmenstrukturen muss evaluiert werden, was benötigt wird, was schon vorhanden ist und was möglich ist. Erst mit einem Konzept lassen sich die weiteren Schritte sicher umsetzen. Planloses Handeln in Digitalisierungsthemen verschwendet nur Zeit und Geld.

Schritt 4: Tools und Applikationen für den Digital Workplace auswählen

Auch hier ist es sinnvoll, Vertreter aus verschiedenen Abteilungen bei der Auswahl einzubeziehen. Besonders wichtig sind Werkzeuge, die eine effiziente Kommunikation und agiles Projektmanagement ermöglichen. Cloudbasierte Systeme sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig arbeiten können. Bedenken Sie bei der Auswahl auch an den Aspekt der Sicherheit. Folgende Fragen unterstützen bei der Auswahl der richtigen Tools und Applikationen. Wichtig ist es, genügend Zeit beim Vergleich einzuplanen.

Fragen, die bei der Auswahl von Tools und Applikationen helfen

– Soll mit mehreren Tools/Applikationen oder einer Komplettlösung gearbeitet werden?
– Welche Software, Tools und Applikationen werden in der IT-Infrastruktur bereits verwendet?
– Soll die Lösung cloudbasiert oder inhouse betrieben werden?
– Passt das Ausgewählte zur Unternehmenskultur?

Schritt 5: Tools/Applikationen testen und einführen

Nach der Entscheidung, welche Tools/Applikationen verwendet werden sollen, beginnt die Einführung. Zunächst müssen die Funktionen mit einem ausgewählten Team getestet werden, bevor das komplette Unternehmen umgestellt wird. Dabei muss genau getestet werden, ob mit den ausgewählten Tools/Applikationen auch wirklich alle Aufgaben umgesetzt werden können. So bildet sich außerdem ein Expertenkreis für die digitale Transformation, der bei der Einführung eine Vorreiterrolle einnehmen und andere Mitarbeiter dabei unterstützen kann.

Sicherheitsaspekte beim Digital Workplace - verschiedene Geräte müssen sicher kommunierzieren.

Schritt 6: Datensicherheit

Durch den Digital Workplace wird auch ortsunabhängiges Arbeiten möglich. Das heißt auch, dass Ihre Mitarbeiter mit mobilen Geräten oder privaten PCs auf relevante Dokumente zugreifen können. Diese Arbeitsform kann auch bestimmte Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Daher ist es besonders wichtig, ein passendes Sicherheitskonzept auszuarbeiten und dies in verschiedenen Arbeitsumgebungen zu testen. Dabei gelten bei einer Cloud andere Anforderungen als bei lokal gespeicherten Daten.

Schritt 7: Einführen, schulen, optimieren

Die besten Tools, Applikationen und Plattformen bringen keinen Mehrwert, wenn die Mitarbeiter sie nicht annehmen, ihren Mehrwert nicht erkennen und sie dann nicht richtig nutzen. Die Folge wird sein, dass sich zahllose Einzellösungen entwickeln, die am offiziellen System vorbeiführen und dem Unternehmen sowie der effektiven Zusammenarbeit schaden. Daher ist eine transparente und einheitliche Einführung des Digital Workplace unbedingt notwendig. Vergleichbar mit einer Kampagne, die alle Mitarbeiter erreichen muss. Inbegriffen sollten umfassende Schulungen sein, damit das Konzept verstanden wird. Auch die Möglichkeit nach der Einführung Fragen beantwortet zu bekommen, sollte gewährleistet sein. Es handelt sich um einen Prozess, der auch nicht von Beginn an perfekt sein muss.
Behalten Sie Ihren Digital Workplace im Blick und optimieren Sie, wo es nötig ist. Nicht nur bei der Einführung, sondern auch in Zukunft.

Sind Sie bereit für den Digital Workplace?

Unser Experte Boris Thienert hilft Ihnen gerne weiter, wenn es darum geht, in Unternehmen einen erfolgreichen Digital Workplace aufzubauen.

Darüber hinaus ist er Ihr erster Ansprechpartner, wenn es sich um Themen rund um die Prozessdigitalisierung– und Automatisierung des Digital Workplace dreht.

Einige Beispiele aus der Praxis: Digitales Onboarding, Digitale Unterschrift, Automatisierte Dokumentenverarbeitung, Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs, Migration von Social Intranets, Digitalisierung des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) u. v. m.

Weitere Use Cases gerne auf Anfrage.

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