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KI im Einsatz bei Unternehmen.

Wie Unternehmen KI sinnvoll einsetzen können

Fast ein jeder von uns hat in den vergangenen Monaten Kontaktpunkte mit Künstlicher Intelligenz (KI) gehabt. Kein Wunder, die Entwicklung der Technologie wird immer rasanter. Fast schon spielerisch lassen sich mithilfe von KI Texte kreieren, Unterhaltungen aufbauen oder Kunst erschaffen. Doch kann eine KI auch sinnvoll im Unternehmen eingesetzt werden? In diesem Blogbeitrag zeigen wir einige konkrete Strategien und Ideen auf, die von Unternehmen aufgegriffen werden können.

Wie kann KI im Unternehmen eingesetzt werden?

Für die künstliche Intelligenz gibt es im Unternehmenseinsatz viele Möglichkeiten und auch Geschäftsmodelle:

  • Besseres Kundenverständnis durch den Einsatz der KI
  • Intelligente Prozessoptimierung sowohl im Büro als auch bei Maschinen
  • Produktverbesserungen dank Auswertung von Kundenfeedback durch die KI
  • Effektiverer Kundensupport mithilfe der KI (z.B. durch Anwendung von Chatbots oder Erstellung von FAQs)
  • Automatisierte Bearbeitung von Aufgaben durch die KI (Berichte erstellen, Muster erkennen, Daten verarbeiten)
  • Generierung von Ideen für neue Produkte, Lösungen oder Content
  • Meetings durch die KI zusammenfassen lassen
  • Bei der Kommunikation in unterschiedlichsten Sprachen
  • Optimierung von Software und Systemen durch intelligente Anwendungsprotokolle oder Heatmaps

Das global agierende Unternehmen Unilever ging sogar so weit, um mithilfe von einem KI-System die richtigen Bewerber für Stellenangebote auszuwählen. Und Microsoft ist so überzeugt von der künstlichen Intelligenz, dass sie diese Technologie in ihrer Suchmaschine einsetzen.

Auch wir bei der BLUE Consult prüfen, wie KI-Technologie Unternehmen entlasten kann. Wir sind aktuell Partner eines Forschungsprojekts Smart Optimized Lorry Parking, welches sich mit der KI-gestützten Parkplatzsuche für LKWs beschäftigt. Durch die smarte Parkplatzsuche in der Logistik können Zeit und Geld gespart und die Arbeitssituation für die LKW-Fahrer verbessert werden.

Integration von ChatGPT in Microsoft Teams.

Microsoft Teams ist ein viel genutzter Kommunikationskanal in Unternehmen. Die Softwarelösung wird neben Video- und Audiokonferenzen auch gerne zum Chatten unter Mitarbeitern genutzt. ChatGPT ist eine KI-basierte Chatbot-Plattform, die direkt in Microsoft Teams integriert werden kann. Um ChatGPT nutzen zu können, ist Microsoft Teams Premium erforderlich.

Nachdem Microsoft ChatGPT in seine SaaS Lösungen integriert hat, arbeitet Microsoft daran, die KI via API und Plugins bald auch der breiten Masse zur Verfügung zu stellen.

So können Mitarbeiter Fragen auch an ChatGPT stellen:

Fragen an KollegenFragen an die KI
Wie war dein Kundenbesuch bei Firma XY?Kannst du mir den Kundenbesuch von Firma XY zusammenfassen?
Was sollen wir heute Mittagessen?Welches gut bewertete italienische Restaurant hat heute offen?
Was hatten wir letzte Woche besprochen?Kannst du mir ein Besprechungsprotokoll vom letzten Meeting generieren?
Kannst du den spanischen Kollegen updaten?Kannst du das Protokoll in Spanisch übersetzen?
Meinst du, der Kunde kauft bei uns?Wie hoch ist das Kaufinteresse des Kunden?
Mensch vs. KI im Chat

Eine Zweitmeinung hat noch niemandem geschadet – und vielleicht ist eine Zweitmeinung der künstlichen Intelligenz oft ganz sinnvoll.

Die KI als Meinungsbilder und Berater in internen Unternehmenschats.

Künstliche Intelligenz und das Social Intranet

Das Social Intranet ist für viele Unternehmen ein wertvolles System, um Mitarbeiter zu verbinden. Das Social Intranet ist eine moderne Informationsplattform nach neusten Kollaborationsmaßstäben, die aktiv von den Mitarbeitern im Unternehmen gestaltet wird. Diese Form ist dynamischer als das „herkömmliche“ Intranet und deutlich persönlicher. Auch hier kann die künstliche Intelligenz mitmischen und Anwendung finden:

  • KI kann zur Automatisierung von Workflows und zur Steigerung der Produktivität beitragen. Zum Beispiel durch die automatische Erkennung von Dokumenten, die in ein Social Intranet hochgeladen werden. Die künstliche Intelligenz kann dann bestimmte Informationen aus dem Dokument extrahieren, die für andere Mitarbeiter relevant sind.
  • KI ist in der Lage das Social Intranet zu personalisieren. Mit KI-basierten Tools können Unternehmen bessere Mitarbeiter-Profile erstellen, die das Verhalten und die Interessen der Mitarbeiter widerspiegeln. Mit diesen Informationen können Unternehmen die Inhalte im Intranet personalisieren und so die Nutzung erhöhen. Je mehr das Social Intranet angenommen wird, desto besser funktioniert es.
  • KI trägt dazu bei, das Social Intranet sicherer zu machen. KI-basierte Tools machen es möglich verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Administratoren zu benachrichtigen, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Mit KI-basierten Tools können Unternehmen auch die Verwaltung von Berechtigungen optimieren, um kritische Daten besser zu schützen.
  • KI kann Verwaltungsaufwand vermindern. KI-basierte Tools können beispielsweise vorhersagen, welche Inhalte für welche Mitarbeiter am besten geeignet sind, und sie direkt auf dem Intranet zur Verfügung stellen.

Die künstliche Intelligenz ist ein wichtiges Werkzeug, um das Potenzial des Social Intranets voll auszuschöpfen.

Probleme von KI im Unternehmen

Wird künstliche Intelligenz falsch im Unternehmen eingesetzt, wird dies möglicherweise auch zu Problemen führen. Meist fängt es mit einer fehlenden oder falschen Strategie an. Sowohl bei der Auswahl der KI und der Anwendungsbereiche, als auch bei der Schulung der Mitarbeiter muss sorgfältig gearbeitet werden. Lässt man einfach einen Chatbot auf Kunden los, ohne diesen trainiert und verifiziert zu haben, kann dem Unternehmen ein großer Schaden entstehen. Auch wenn Dokumente falsch zusammengefasst oder Daten missgünstig interpretiert werden, kehren sich die Vorteile der KI schnell zum Nachteil.

Viele vergessen, dass die künstliche Intelligenz nur so intelligent ist, wie deren Trainingsdaten es sind. Der Algorithmus zieht sich sein Wissen aus Daten, die ihm zur Verfügung stehen. Ohne vernünftigen Input gibt es auch keinen vernünftigen Output.

Auch auf die Weitergabe von sensiblen Informationen über sich selbst oder das Unternehmen sollte verzichtet werden, denn man weiß nicht genau, wie die eingegebenen Daten benutzt werden. Überlegen Sie gut, für welche Zwecke Sie den Chatbot einsetzen. Wahrscheinlich dauert es nicht lange, bis Cyberkriminelle Wege finden, die Daten anzuzapfen und damit Schaden anzurichten.

Handschlag zwischen Unternehmer und der KI.

Fazit

Wir sind überzeugt, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz vielen Unternehmen helfen kann, mehr Effizienz, Transparenz und Zuverlässigkeit in ihre Prozesse zu bringen. Mithilfe von KI können Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen optimieren, ihren Kundenservice verbessern und ihr Wissen auf ein neues Level heben. Ein vorausschauender Einsatz von künstlicher Intelligenz kann Unternehmen helfen, sich von ihrer Konkurrenz abzuheben und neue Wachstumsmöglichkeiten zu erschließen.

Unternehmen, die KI nutzen, können auch ihre Entwicklungsprozesse optimieren und schneller und kostengünstiger neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen. KI-Technologien können helfen, die Arbeitsbelastung zu reduzieren und den Mitarbeitern ein besseres Arbeitserlebnis zu bieten. Um den vollen Nutzen aus KI zu ziehen, müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass sie die richtigen Daten haben, die richtigen Tools verwenden und die richtigen Experten engagieren. Es sollte eine Grundskeptis bleiben und evtl. auch noch etwas Geduld. Wir stehen erst am Anfang …

Podcast-Empfehlung

In der neunten Folge des BLUE-Podcasts beschäftigen wir uns mit der Frage „Sind KI-Anwendungen wie ChatGPT nur Spielereien unserer Zeit oder hilfreiche Zukunftsmaschinen?“. Dabei geben wir auch Einblicke in ein aktuelles Projekt, bei dem es darum geht, wie KI die Stellplatzsuche für LKW-Fahrer zukünftig eklatant verändern kann.

Arno Karrasch, Senior Consultant Business Design der BLUE Consult

Seit über 20 Jahren unterstützt Arno Karrasch Unternehmen bei der digitalen Transformation.
Mit einem ganzheitlichen Blick auf Technologie, Mensch und Management entwickelt und gestaltet er maßgeschneiderte Organisationsmodelle für Produktion, Service und technische Infrastruktur.
Er hat Erfahrung mit klassischen Organisationsmodellen, aber auch mit Design Thinking, User-Centered Design und agilen Produktions- und Strategiemodellen wie Scrum, Kanban, OKR.

Verschiedene Anforderungen für den Digital Workplace

Digital Workplace – Anforderungen an das Unternehmen

Die fortschreitende Digitalisierung stellt das Unternehmen kontinuierlich vor Herausforderungen. Für viele ist der Digital Workplace die Lösung. Doch welche Anforderungen bringt der digitale Arbeitsplatz mit sich, um sich letztlich auch durchsetzen zu können?

Der Maßanzug von der Stange: Warum die Digitalisierung der Arbeitsumgebung unternehmensindividuell gestaltet werden muss. Und man dafür eine Strategie entwickeln sollte.

Warum die Einführung eines Digital Workplace für viele unabdingbar ist

Was genau versteht man unter dem Digital Workplace? Man findet eine Vielzahl an Definitionen: von Softwarelösung über zentrale digitale Arbeitsplattform, die Informationen, Programme oder Funktionen für den Arbeitsalltag zur Verfügung stellt, bis hin zu einer neuen Art zu arbeiten, die verschiedene Faktoren wie Raum, Umwelt, Technologien und Tools berücksichtigt. Auf jeden Fall gibt es keine allgemeingültige Definition – der Digital Workplace unterliegt den Anforderungen, die an das Unternehmen gestellt werden und ist individuell.

Ziel des Digital Workplace ist es, die digitale Kompetenz und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und effizientes Arbeiten durch digitalisierte und automatisierte Geschäftsprozesse zu unterstützen. Digitalisierung bedarf einer Strategie und steht auch für ein neues Leitbild von IT-Organisationen.

Remote Work und hybrides Arbeiten sind endgültig in den Büros der Unternehmen angekommen. In fast allen Unternehmen hat man sich bereits gegen eine komplette Rückkehr zur alten Arbeitsstruktur entschieden.

Arbeiten von Zuhause geht besser mit einem gut strukturierten Digital Workplace.

Viele Unternehmen, die coronabedingt neue Cloud-basierte Tools eingeführt haben, um die Arbeit von zu Hause zu ermöglichen, spüren den Wandel in der Arbeitskultur, der mit den neuen Möglichkeiten einhergeht.

Dies gilt auch für Unternehmen, in denen ein Großteil der Beschäftigten in Produktion, Service, Lager, Vertrieb, auf Baustellen oder in der Logistik arbeitet und die bisher von der Digitalisierung ihres Unternehmens wenig betroffen waren, jetzt ebenfalls digitale Tools zur Verfügung zu stellen.

Die zu Beginn der Coronazeit unter Zeitdruck entstandenen Lösungen sind oft nicht effizient, robust und nutzerfreundlich und müssen weiterentwickelt werden.

Viele Prozesse und Arbeitsabläufe müssen auf den Prüfstand gestellt werden, denn eine effiziente Digitalisierung von Geschäfts- und Betriebsabläufen erfordert ein abgestimmtes System von Betriebsstrukturen und Daten.

Die Digitalisierung der Arbeitsplätze zum „Digital Workplace“ ist also nicht nur eine Frage der Technologie, sondern verändert das Unternehmen als Ganzes. Die neuen digitalen Möglichkeiten spiegeln sich in einer modernen Arbeitskultur, in überarbeiteten und/oder digitalisierten Prozessen und in einer optimierten Zusammenarbeit wider.

Um mit Anwendungen wie beispielsweise Microsoft365 die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, gibt es jedoch nicht das eine Modell, das für alle Arbeitsprozesse in jedem Unternehmen gleichermaßen geeignet ist. Entscheidend für einen erfolgreichen Kultur- und Technologiewandel ist ein individueller Ansatz, der auf das Unternehmensprofil und die Mitarbeiter zugeschnitten ist.

Dabei ist eine ganzheitliche Betrachtungsweise wichtig. Sie berücksichtigt Unternehmensstrukturen, Mitarbeiter, Prozesse und Technologie gleichermaßen.

Der Digital Workplace ist das Cockpit für alle digitalen Geschäftsfähigkeiten des Unternehmens. Management, Führungskräfte und Mitarbeiter mit allen Prozessen, Anwendungen und Technologien sind durchgängig involviert. Die Entwicklung einer Digital Workplace Strategie, die sich in die Gesamtstrategie des Unternehmens einfügt, ist daher eine gut investierte Zeit. 

Arno Karrasch, Senior Consultant Business Design der BLUE Consult

Dabei sind im Wesentlichen die folgenden Anforderungen zu klären:

Zielbild

Wohin geht die Reise? Die Reise zum digitalen Arbeitsplatz für alle beginnt mit einer Vision, die das gewünschte digitale Unternehmen der Zukunft definiert. Sie muss von der Geschäftsführung gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern wie IT, Unternehmenskommunikation, HR und den Fachbereichen, im Idealfall aber auch mit Beteiligung des Betriebsrats, des Datenschutzes und der IT-Sicherheit entwickelt werden. Dabei muss auch unbedingt die aktuelle IST-Situation mit beurteilt werden.

Zielbild im Projekt Digital Workplace

Ein Ziel kann zum Beispiel die Steigerung der Produktivität sein, in dem lästige Verwaltungsaufgaben digitalisiert und Strukturen verbessert werden. Laut Gartner Research verbringen Angestellte 61 Prozent ihrer Zeit mit der Verwaltung von Arbeit und nur 39 Prozent damit, zielgerichtet und effektiv zu handeln.

Suche nach Dokumenten oder Informationen? Das liegt meist nicht an mangelnder Organisation, sondern vielmehr an der komplexen Architektur der Softwarelandschaft, mit der wir arbeiten. Beim früheren Versuchen das Unternehmen digital aufzustellen sind bereits verschiedenen Insellösungen wie Intranet, Enterprise Content-Management und diversen Kollaborationstools entstanden und oft war deren Einführung zwischen Tür und Angel. Täglich müssen Informationen aus all diesen Quellen mühsam zusammengesucht werden. Auf diese Suche entfallen laut der Studie von Gartner Research tagtäglich immerhin knapp zwei Stunden.

Strategie & Konzept

Wie setzen wir das Zielbild um? Welche Geschäftsprozesse und -szenarien werden digitalisiert? Welche nicht? Und welche digitalen Werkzeuge werden überhaupt benötigt? Am Ende sollte eine mehrjährige Roadmap für den Digital Workplace stehen, in der das Unternehmen parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb in der erforderlichen Form sukzessive digitalisiert wird.

User Adoption & Change

Der Wandel ist gekommen, um zu bleiben. Als Arbeitgeber wollen Sie Ihren Mitarbeitenden einen attraktiven Arbeitsplatz bieten und müssen Entwicklungspfade schaffen, um das notwendige Wissen für eine erfolgreiche Arbeit mit digitalen Werkzeugen laufend anzupassen. Dies bringt jedoch viele Veränderungen in der Arbeitskultur mit sich und bedarf einer gut geplanten Einführung. Die Beschäftigten sollten daher frühzeitig in die Gestaltung der Arbeitsplätze einbezogen werden, um die Akzeptanz und Effizienz der Arbeit mit den neuen digitalen Werkzeugen zu erhöhen. Dabei sollte das Zielbild der Veränderung frühzeitig kommuniziert und diskutiert werden.

Nur wenn die Mitarbeitenden schon vor der Einführung wissen, welchen Mehrwert die Veränderung mit sich bringen, kann der Digital Workplace richtig umgesetzt werden. Die Anwender müssen letztlich hinter dem Projekt stehen.

Auswahl der Plattform, der Devices und deren Lizenzierung und Management

Der gewonnene Überblick über die Anforderungen, die eine Digitalisierung der Arbeitsplätze an die technische Infrastruktur stellt, erleichtert die Technologieentscheidung. Dabei geht es nicht nur um Features, sondern darum, wie die digitalen Werkzeuge zu den Geschäftsanforderungen des Unternehmens passen.

Welche Cloud-Technologien und -Plattformen sollen zukünftig genutzt werden?

Auf welche Technologien und Hersteller soll in Zukunft gesetzt werden? Welche Endgeräte nutzen die Mitarbeitenden? Welche Plattformen und Softwarepakete müssen beschafft, lizenziert und ausgerollt werden?

Verschiedene Plattformen und Geräte müssen bei den Anforderungen für den Digital Workplace berücksichtigt werden.

Sicherheit und Datenschutz

Der Betrieb in der Cloud erfordert neue und andere Sicherheitskonzepte als der Betrieb von On-Prem Infrastrukturen. Dies gilt sowohl für den Schutz sensibler und vertraulicher Daten vor unberechtigtem Zugriff, den Schutz der Infrastruktur vor Cyber-Angriffen als auch für die Einhaltung gesetzlicher Regelungen wie der EU-DSGVO. Die Sicherheit und Integrität von Unternehmensdaten und -anwendungen müssen auch in der Cloud gewährleistet sein.

Governance und Betrieb

Der Einsatz von Cloud-Technologien verändert in vielen Unternehmen auch die Aufgaben der Unternehmens-IT. Die IT ist weniger im Service und der Administration der Infrastruktur gefordert, sondern vielmehr im Management der digitalen Arbeitsplatzkomponenten. Über eine Workplace Governance werden Service-Level und auch der mögliche Self-Service durch die Mitarbeiter sowie der mögliche Einsatz von mobilen Endgeräten und Konzepten wie BYOD geregelt. Die Endpunkte und Geräte müssen registriert und gesichert werden, damit bei Verlust keine sensiblen Daten gefährdet sind. Die IT kann die Geräte zentral verwalten, neue Apps und Features aufspielen und bei Bedarf zurücksetzen.

Fazit

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist eine gesamtbetriebliche Aufgabe, die viele Veränderungen im Unternehmen mit sich bringt. Der Aufwand für ein Digitalisierungsprogramm erscheint auf den ersten Blick sehr hoch, kann aber durch die richtige Planung und Dosierung der Maßnahmen so gestaltet werden, dass er neben dem Tagesgeschäft bewältigt werden kann. Der Start mit einer Vision ist in jedem Fall empfehlenswert, da die Erkenntnisse aus diesen Workshops ein gemeinsames Verständnis bei allen Stakeholdern fördern und so die Veränderung im Unternehmen, die Technologieentscheidung, die Kommunikation mit den Mitarbeitern und die weitere Planung wesentlich vereinfachen.

Die Digitalisierung ist nicht nur ein technologischer Wandel, sondern eine Metamorphose des gesamten Unternehmens. – Wer will schon die Raupe unter Schmetterlingen sein? –

Arno Karrasch, Senior Consultant Business Design der BLUE Consult

Arno Karrasch, Senior Consultant Business Design der BLUE Consult

Seit über 20 Jahren unterstützt Arno Karrasch Unternehmen bei der digitalen Transformation.
Mit einem ganzheitlichen Blick auf Technologie, Mensch und Management entwickelt und gestaltet er maßgeschneiderte Organisationsmodelle für Produktion, Service und technische Infrastruktur.
Er hat Erfahrung mit klassischen Organisationsmodellen, aber auch mit Design Thinking, User-Centered Design und agilen Produktions- und Strategiemodellen wie Scrum, Kanban, OKR.

Digital Workplace

Digital Workplace – effizient digital arbeiten im Jahr 2022

Digital Workplace ist für viele ein modernes Arbeitskonzept – für andere nur ein weiteres Buzzword. In diesem Artikel wird die digitale Transformation des Arbeitsplatzes genauer beleuchtet. Außerdem sprechen wir über die Vorteile und Nachteile, die für Unternehmen entstehen können, sollten sie ihren Mitarbeiter:innen dieses zukunftsorientierte Arbeiten anbieten. Abschließend bieten wir Ihnen eine zukunftssichere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Digital Workplace.

Was versteht man unter Digital Workplace?

Ein Digital Workplace ist eine zentrale Plattform die Informationen, Tools, Applikationen und Services zur Verfügung stellt, mit den Grundprinzipien der Integration und Collaboration. Daten aus sämtlichen unternehmenseigenen Software-Systemen wie ERP, CRM usw. werden auf dieser zentralen Arbeitsplattform zusammengebracht. Dabei werden Informationen ebenso wie Anwendungen und Applikationen in einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt.

Ein Digital Workplace wird häufig auch mit einem Digital Workspace verwechselt. Dabei ist ein Digital Workspace ein digitaler Arbeitsplatz, während der Digital Workplace die komplette Infrastruktur des Unternehmens darstellt. Der Digital Workplace ist das große Ganze.

Ziel eines Digital Workplace ist es, dass Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort geliefert bekommen.

Digital Workplace heißt nicht, dass alles immer technischer wird! Es heißt, dass wir moderne, zeitgemäße Technologien auf die Bedürfnisse, sprich die individuellen Use-Cases der Mitarbeiter anpassen und dabei immer den Menschen in den Mittelpunkt stellen. Nur so wird die Umsetzung eines Digital Workplaces erfolgreich und wir erhalten effiziente Arbeitsweisen, Produktivitätssteigerungen und vor allem Akzeptanz und Zufriedenheit bei den Anwendern.

Boris Thienet (Principal Consultant Digital Transformation)

Vorteile des Digital Workplace

So sind Unternehmen zukunfts- und wettbewerbsfähig augestellt und Mitarbeiter bekommen ein Arbeitsumfeld, das es ihnen ermöglicht einfach und effizient zu arbeiten. Folgende Vorteile sind mit einem Digital Workplace verbunden:

  • Einheitliche Benutzeroberfläche
  • Zentrale Plattform, anstatt vieler Insellösungen
  • Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
  • Bessere Verfügbarkeit der Businessprozesse und Unternehmensinformationen
  • Vereinfachung von Arbeitsprozessen und Workflows
  • Bessere standortübergreifende Zusammenarbeit, Wissensaustausch und Informationsaustausch
  • Positive Auswirkungen auf Innovationskraft und Produktivität
  • Standardisierung von Daten
  • Förderung der Zufriedenheit der Mitarbeiter
Schritt für Schritt zum Digital Workplace

Nachteile des Digital Workplace

Mit der Digitalisierung ändert sich auch die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter. Wenn bei der Planung des Digital Workplace die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Hintergrund geraten, kann dies auch große Nachteile mit sich bringen.

All diese möglichen Probleme lassen sich heutzutage aber immer besser beheben, mithilfe von besserer und zielgerichteter digitaler Lösungen.

In 7 Schritten zum Digital Workplace

Um die Herausforderungen auf dem Weg zum Digital Workplace erfolgreich zu meistern, lohnt es sich, mit Struktur vorzugehen. Je besser am Anfang geplant wird, je mehr die Anforderungen und Arbeitsabläufe der Mitarbeiter einbezogen werden desto reibungsloser läuft letztlich die Umstellung ab.

Schritt für Schritt zum Digital Workplace

Die Basis für einen Digital Workplace

Schritt 1: Projektteam zusammenstellen

Um sicherzugehen, dass alle Anforderungen im Unternehmen berücksichtigt werden, sollten Mitarbeiter aus allen Abteilungen einbezogen werden. Das Projektteam sollte einen Querschnitt des Unternehmens bilden, um die Interessen aller Mitarbeiter besser vertreten zu können. Dabei muss den ausgewählten Mitarbeitern auch genügend Freiraum für das Projekt geschaffen werden.

Schritt 2: Möglichkeiten und Anforderungen klären

Die Analyse der Arbeitsplätze und deren Use Cases, die bezüglich der digitalen Transformation vorangetrieben werden, steht an erster Stelle. Dabei sollen alle Arbeitsplätze unter die Lupe genommen und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen werden. Dabei können auch Homeoffice und flexible Arbeitszeiten ein Thema sein. Auch die Zusammenarbeit mit Business-Partnern könnte ein möglicher Use-Case sein.


Die Anforderungen an Ihren Digital Workplace sollten gesammelt und in einer Liste priorisiert werden. Diese Liste bietet eine gute Basis für die Suche nach den passenden Tools/Applikationen.

Anforderungen sammeln und priorisieren

– Welche Use-Cases sind am wichtigsten?
– Gibt es schon Arbeitsabläufe, die bereits digitalisiert sind?
– Gibt es wiederkehrende Use-Cases, die standardisiert werden können?
– Wo besteht Nachholbedarf?
– Welche Wünsche und Anforderungen haben die Mitarbeiter?

Schritt 3: Ein Konzept für den Digital Workplace erstellen

Kennt man nun die Use-Cases und individuellen Anforderungen der Mitarbeiter, lässt sich mit diesen Informationen ein individuelles Konzept erstellen. Für einen Digital Workplace gibt es kein Patentrezept, da dieser für jedes Unternehmen individuell sein sollte. Anhand der Bedürfnisse und Firmenstrukturen muss evaluiert werden, was benötigt wird, was schon vorhanden ist und was möglich ist. Erst mit einem Konzept lassen sich die weiteren Schritte sicher umsetzen. Planloses Handeln in Digitalisierungsthemen verschwendet nur Zeit und Geld.

Schritt 4: Tools und Applikationen für den Digital Workplace auswählen

Auch hier ist es sinnvoll, Vertreter aus verschiedenen Abteilungen bei der Auswahl einzubeziehen. Besonders wichtig sind Werkzeuge, die eine effiziente Kommunikation und agiles Projektmanagement ermöglichen. Cloudbasierte Systeme sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig arbeiten können. Bedenken Sie bei der Auswahl auch an den Aspekt der Sicherheit. Folgende Fragen unterstützen bei der Auswahl der richtigen Tools und Applikationen. Wichtig ist es, genügend Zeit beim Vergleich einzuplanen.

Fragen, die bei der Auswahl von Tools und Applikationen helfen


– Soll mit mehreren Tools/Applikationen oder einer Komplettlösung gearbeitet werden?
– Welche Software, Tools und Applikationen werden in der IT-Infrastruktur bereits verwendet?
– Soll die Lösung cloudbasiert oder inhouse betrieben werden?
– Passt das Ausgewählte zur Unternehmenskultur?

Schritt 5: Tools/Applikationen testen und einführen

Nach der Entscheidung, welche Tools/Applikationen verwendet werden sollen, beginnt die Einführung. Zunächst müssen die Funktionen mit einem ausgewählten Team getestet werden, bevor das komplette Unternehmen umgestellt wird. Dabei muss genau getestet werden, ob mit den ausgewählten Tools/Applikationen auch wirklich alle Aufgaben umgesetzt werden können. So bildet sich außerdem ein Expertenkreis für die digitale Transformation, der bei der Einführung eine Vorreiterrolle einnehmen und andere Mitarbeiter dabei unterstützen kann.

Sicherheitsaspekte beim Digital Workplace - verschiedene Geräte müssen sicher kommunierzieren.

Schritt 6: Datensicherheit

Durch den Digital Workplace wird auch ortsunabhängiges Arbeiten möglich. Das heißt auch, dass Ihre Mitarbeiter mit mobilen Geräten oder privaten PCs auf relevante Dokumente zugreifen können. Diese Arbeitsform kann auch bestimmte Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Daher ist es besonders wichtig, ein passendes Sicherheitskonzept auszuarbeiten und dies in verschiedenen Arbeitsumgebungen zu testen. Dabei gelten bei einer Cloud andere Anforderungen als bei lokal gespeicherten Daten.

Schritt 7: Einführen, schulen, optimieren

Die besten Tools, Applikationen und Plattformen bringen keinen Mehrwert, wenn die Mitarbeiter sie nicht annehmen, ihren Mehrwert nicht erkennen und sie dann nicht richtig nutzen. Die Folge wird sein, dass sich zahllose Einzellösungen entwickeln, die am offiziellen System vorbeiführen und dem Unternehmen sowie der effektiven Zusammenarbeit schaden. Daher ist eine transparente und einheitliche Einführung des Digital Workplace unbedingt notwendig. Vergleichbar mit einer Kampagne, die alle Mitarbeiter erreichen muss. Inbegriffen sollten umfassende Schulungen sein, damit das Konzept verstanden wird. Auch die Möglichkeit nach der Einführung Fragen beantwortet zu bekommen, sollte gewährleistet sein. Es handelt sich um einen Prozess, der auch nicht von Beginn an perfekt sein muss.
Behalten Sie Ihren Digital Workplace im Blick und optimieren Sie, wo es nötig ist. Nicht nur bei der Einführung, sondern auch in Zukunft.

Boris Thinert

Sind Sie bereit für den Digital Workplace?

Unser Experte Boris Thienert hilft Ihnen gerne weiter, wenn es darum geht, in Unternehmen einen erfolgreichen Digital Workplace aufzubauen.

Darüber hinaus ist er Ihr erster Ansprechpartner, wenn es sich um Themen rund um die Prozessdigitalisierung– und Automatisierung des Digital Workplace dreht.

Einige Beispiele aus der Praxis: Digitales Onboarding, Digitale Unterschrift, Automatisierte Dokumentenverarbeitung, Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs, Migration von Social Intranets, Digitalisierung des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) u. v. m.

Weitere Use Cases gerne auf Anfrage.

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