Digital Workplace – Anforderungen an das Unternehmen

Die fortschreitende Digitalisierung stellt das Unternehmen kontinuierlich vor Herausforderungen. Für viele ist der Digital Workplace die Lösung. Doch welche Anforderungen bringt der digitale Arbeitsplatz mit sich, um sich letztlich auch durchsetzen zu können?

Der Maßanzug von der Stange: Warum die Digitalisierung der Arbeitsumgebung unternehmensindividuell gestaltet werden muss. Und man dafür eine Strategie entwickeln sollte.

Warum die Einführung eines Digital Workplace für viele unabdingbar ist

Was genau versteht man unter dem Digital Workplace? Man findet eine Vielzahl an Definitionen: von Softwarelösung über zentrale digitale Arbeitsplattform, die Informationen, Programme oder Funktionen für den Arbeitsalltag zur Verfügung stellt, bis hin zu einer neuen Art zu arbeiten, die verschiedene Faktoren wie Raum, Umwelt, Technologien und Tools berücksichtigt. Auf jeden Fall gibt es keine allgemeingültige Definition – der Digital Workplace unterliegt den Anforderungen, die an das Unternehmen gestellt werden und ist individuell.

Ziel des Digital Workplace ist es, die digitale Kompetenz und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und effizientes Arbeiten durch digitalisierte und automatisierte Geschäftsprozesse zu unterstützen. Digitalisierung bedarf einer Strategie und steht auch für ein neues Leitbild von IT-Organisationen.

Remote Work und hybrides Arbeiten sind endgültig in den Büros der Unternehmen angekommen. In fast allen Unternehmen hat man sich bereits gegen eine komplette Rückkehr zur alten Arbeitsstruktur entschieden.

Viele Unternehmen, die coronabedingt neue Cloud-basierte Tools eingeführt haben, um die Arbeit von zu Hause zu ermöglichen, spüren den Wandel in der Arbeitskultur, der mit den neuen Möglichkeiten einhergeht.

Dies gilt auch für Unternehmen, in denen ein Großteil der Beschäftigten in Produktion, Service, Lager, Vertrieb, auf Baustellen oder in der Logistik arbeitet und die bisher von der Digitalisierung ihres Unternehmens wenig betroffen waren, jetzt ebenfalls digitale Tools zur Verfügung zu stellen.

Die zu Beginn der Coronazeit unter Zeitdruck entstandenen Lösungen sind oft nicht effizient, robust und nutzerfreundlich und müssen weiterentwickelt werden.

Viele Prozesse und Arbeitsabläufe müssen auf den Prüfstand gestellt werden, denn eine effiziente Digitalisierung von Geschäfts- und Betriebsabläufen erfordert ein abgestimmtes System von Betriebsstrukturen und Daten.

Die Digitalisierung der Arbeitsplätze zum „Digital Workplace“ ist also nicht nur eine Frage der Technologie, sondern verändert das Unternehmen als Ganzes. Die neuen digitalen Möglichkeiten spiegeln sich in einer modernen Arbeitskultur, in überarbeiteten und/oder digitalisierten Prozessen und in einer optimierten Zusammenarbeit wider.

Um mit Anwendungen wie beispielsweise Microsoft365 die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, gibt es jedoch nicht das eine Modell, das für alle Arbeitsprozesse in jedem Unternehmen gleichermaßen geeignet ist. Entscheidend für einen erfolgreichen Kultur- und Technologiewandel ist ein individueller Ansatz, der auf das Unternehmensprofil und die Mitarbeiter zugeschnitten ist.

Dabei ist eine ganzheitliche Betrachtungsweise wichtig. Sie berücksichtigt Unternehmensstrukturen, Mitarbeiter, Prozesse und Technologie gleichermaßen.

Der Digital Workplace ist das Cockpit für alle digitalen Geschäftsfähigkeiten des Unternehmens. Management, Führungskräfte und Mitarbeiter mit allen Prozessen, Anwendungen und Technologien sind durchgängig involviert. Die Entwicklung einer Digital Workplace Strategie, die sich in die Gesamtstrategie des Unternehmens einfügt, ist daher eine gut investierte Zeit. 

Arno Karrasch, Senior Consultant Business Design der BLUE Consult

Dabei sind im Wesentlichen die folgenden Anforderungen zu klären:

Zielbild

Wohin geht die Reise? Die Reise zum digitalen Arbeitsplatz für alle beginnt mit einer Vision, die das gewünschte digitale Unternehmen der Zukunft definiert. Sie muss von der Geschäftsführung gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern wie IT, Unternehmenskommunikation, HR und den Fachbereichen, im Idealfall aber auch mit Beteiligung des Betriebsrats, des Datenschutzes und der IT-Sicherheit entwickelt werden. Dabei muss auch unbedingt die aktuelle IST-Situation mit beurteilt werden.

Ein Ziel kann zum Beispiel die Steigerung der Produktivität sein, in dem lästige Verwaltungsaufgaben digitalisiert und Strukturen verbessert werden. Laut Gartner Research verbringen Angestellte 61 Prozent ihrer Zeit mit der Verwaltung von Arbeit und nur 39 Prozent damit, zielgerichtet und effektiv zu handeln.

Suche nach Dokumenten oder Informationen? Das liegt meist nicht an mangelnder Organisation, sondern vielmehr an der komplexen Architektur der Softwarelandschaft, mit der wir arbeiten. Beim früheren Versuchen das Unternehmen digital aufzustellen sind bereits verschiedenen Insellösungen wie Intranet, Enterprise Content-Management und diversen Kollaborationstools entstanden und oft war deren Einführung zwischen Tür und Angel. Täglich müssen Informationen aus all diesen Quellen mühsam zusammengesucht werden. Auf diese Suche entfallen laut der Studie von Gartner Research tagtäglich immerhin knapp zwei Stunden.

Strategie & Konzept

Wie setzen wir das Zielbild um? Welche Geschäftsprozesse und -szenarien werden digitalisiert? Welche nicht? Und welche digitalen Werkzeuge werden überhaupt benötigt? Am Ende sollte eine mehrjährige Roadmap für den Digital Workplace stehen, in der das Unternehmen parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb in der erforderlichen Form sukzessive digitalisiert wird.

User Adoption & Change

Der Wandel ist gekommen, um zu bleiben. Als Arbeitgeber wollen Sie Ihren Mitarbeitenden einen attraktiven Arbeitsplatz bieten und müssen Entwicklungspfade schaffen, um das notwendige Wissen für eine erfolgreiche Arbeit mit digitalen Werkzeugen laufend anzupassen. Dies bringt jedoch viele Veränderungen in der Arbeitskultur mit sich und bedarf einer gut geplanten Einführung. Die Beschäftigten sollten daher frühzeitig in die Gestaltung der Arbeitsplätze einbezogen werden, um die Akzeptanz und Effizienz der Arbeit mit den neuen digitalen Werkzeugen zu erhöhen. Dabei sollte das Zielbild der Veränderung frühzeitig kommuniziert und diskutiert werden.

Nur wenn die Mitarbeitenden schon vor der Einführung wissen, welchen Mehrwert die Veränderung mit sich bringen, kann der Digital Workplace richtig umgesetzt werden. Die Anwender müssen letztlich hinter dem Projekt stehen.

Auswahl der Plattform, der Devices und deren Lizenzierung und Management

Der gewonnene Überblick über die Anforderungen, die eine Digitalisierung der Arbeitsplätze an die technische Infrastruktur stellt, erleichtert die Technologieentscheidung. Dabei geht es nicht nur um Features, sondern darum, wie die digitalen Werkzeuge zu den Geschäftsanforderungen des Unternehmens passen.

Welche Cloud-Technologien und -Plattformen sollen zukünftig genutzt werden?

Auf welche Technologien und Hersteller soll in Zukunft gesetzt werden? Welche Endgeräte nutzen die Mitarbeitenden? Welche Plattformen und Softwarepakete müssen beschafft, lizenziert und ausgerollt werden?

Sicherheit und Datenschutz

Der Betrieb in der Cloud erfordert neue und andere Sicherheitskonzepte als der Betrieb von On-Prem Infrastrukturen. Dies gilt sowohl für den Schutz sensibler und vertraulicher Daten vor unberechtigtem Zugriff, den Schutz der Infrastruktur vor Cyber-Angriffen als auch für die Einhaltung gesetzlicher Regelungen wie der EU-DSGVO. Die Sicherheit und Integrität von Unternehmensdaten und -anwendungen müssen auch in der Cloud gewährleistet sein.

Governance und Betrieb

Der Einsatz von Cloud-Technologien verändert in vielen Unternehmen auch die Aufgaben der Unternehmens-IT. Die IT ist weniger im Service und der Administration der Infrastruktur gefordert, sondern vielmehr im Management der digitalen Arbeitsplatzkomponenten. Über eine Workplace Governance werden Service-Level und auch der mögliche Self-Service durch die Mitarbeiter sowie der mögliche Einsatz von mobilen Endgeräten und Konzepten wie BYOD geregelt. Die Endpunkte und Geräte müssen registriert und gesichert werden, damit bei Verlust keine sensiblen Daten gefährdet sind. Die IT kann die Geräte zentral verwalten, neue Apps und Features aufspielen und bei Bedarf zurücksetzen.

Fazit

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist eine gesamtbetriebliche Aufgabe, die viele Veränderungen im Unternehmen mit sich bringt. Der Aufwand für ein Digitalisierungsprogramm erscheint auf den ersten Blick sehr hoch, kann aber durch die richtige Planung und Dosierung der Maßnahmen so gestaltet werden, dass er neben dem Tagesgeschäft bewältigt werden kann. Der Start mit einer Vision ist in jedem Fall empfehlenswert, da die Erkenntnisse aus diesen Workshops ein gemeinsames Verständnis bei allen Stakeholdern fördern und so die Veränderung im Unternehmen, die Technologieentscheidung, die Kommunikation mit den Mitarbeitern und die weitere Planung wesentlich vereinfachen.

Die Digitalisierung ist nicht nur ein technologischer Wandel, sondern eine Metamorphose des gesamten Unternehmens. – Wer will schon die Raupe unter Schmetterlingen sein? –

Arno Karrasch, Senior Consultant Business Design der BLUE Consult