Einführung von Microsoft 365 im Unternehmen: Leitfaden für Betriebsräte und Führungskräfte

Microsoft 365 ist weit mehr als ein Bürosoftware-Paket. Es ist eine integrierte Lösung für Kommunikation, Zusammenarbeit und Datenmanagement. Von E-Mail und Kalender über Dokumentenmanagement bis zu fortschrittlichen Analysewerkzeugen bietet es eine breite Palette an Funktionen. Aber wie bei jeder Technologie gibt es auch hier Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Mitarbeiterrechte.

Die Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen geht über den technischeren Prozess hinaus. Es handelt sich um eine organisatorische Veränderung, die sorgfältig geplant und umgesetzt werden sollte. In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum die Notwendigkeit einer Betriebsvereinbarung durch den Betriebsrat gegeben ist und auf welche Aspekte Sie bei der Einführung achten müssen.

Warum Microsoft 365?

Microsoft 365 ist nicht nur eine cloudbasierte Version des bewährten Office-Software-Pakets von Microsoft, sondern bietet auch moderne Kommunikations- und Kollaborationstools wie Teams und SharePoint.

Seit Jahren sind Microsoft Produkte in Unternehmen verbreitet und dementsprechend vertraut sind die Mitarbeiter mit dieser Produktlandschaft. Microsoft 365 ist das nächste große Upgrade der Software und somit ein Schritt in Richtung Zukunft und Digitalisierung.

Warum Microsoft 365 eine Betriebsvereinbarung benötigt

Die Notwendigkeit einer Betriebsvereinbarung bei der Einführung von Technologien, die potenziell zur Beobachtung, Analyse, Erhebung sowie Überprüfung des Mitarbeiterverhaltens eingesetzt werden könnten, ist definitiv notwendig. Wird z. B. Microsoft 365 eingeführt, ist es wichtig, den Betriebsrat von Anfang an einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Interessen der Arbeitnehmer wie die Verbesserung der Prozesse sowie der Kommunikation berücksichtigt werden. Involvierte Parteien, neben der IT und Geschäftsleitung, sind People & Culture, Führungskräfte sowie ggf. externe Dienstleister.

Rechtliche Anforderungen

Die Einführung von Technologien wie Microsoft 365 ist nicht nur eine technische, sondern auch eine rechtliche Herausforderung. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) ist die Einführung oder wesentliche Änderungen von technischen Einrichtungen, die dazu führen können, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter beobachtet und analysiert werden können, mitbestimmungspflichtig. Das bedeutet, der Betriebsrat muss von Anfang an in den Prozess eingebunden werden.

Die Verwendung von M365 kann auch arbeitsrechtliche Implikationen haben, insbesondere wenn es um die potenziell mögliche Auswertung, Analyse, Ergebung von Mitarbeiterverhalten geht. Die Betriebsvereinbarung sollte daher klare Regeln für die Verwendung der erfassten Daten festlegen. Beispielsweise sollte sie ein Beweisverwertungsverbot enthalten, falls personenbezogene Mitarbeiterdaten unter Verletzung der Datenschutzbestimmungen ausgewertet werden.

Nicht zuletzt sollten auch die vertragsrechtlichen Aspekte nicht vernachlässigt werden. Es ist ratsam, die Vereinbarungen mit dem Cloud-Anbieter genau zu prüfen, insbesondere im Hinblick auf Datensicherheit und -speicherung. Hier wäre es sinnvoll, juristische Expertise hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass der Vertrag den Interessen des Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht wird.

Schutz der Arbeitnehmerrechte

Wir als externe IT-Berater haben schon mehrere Unternehmen bei der Einführung von Microsoft 365 begleitet und wissen, wie wichtig eine klare Betriebsvereinbarung ist. Sie legt fest, wie und in welchem Umfang Microsoft 365 im Unternehmen genutzt werden darf. Dies schützt die Arbeitnehmer vor unzulässiger Überwachung und stellt sicher, dass ihre Privatsphäre respektiert wird. Zum Beispiel kann die Vereinbarung klare Regeln für die Verwendung von, in Microsoft 365, enthaltenen Analysewerkzeugen beinhalten.

Transparenz

Transparenz ist das A und O. Die Betriebsvereinbarung sollte klarstellen, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und wer darauf Zugriff hat. Diese Regelungen sollen für Transparenz im Unternehmen sorgen und so auch das Vertrauen der Mitarbeiter aufrecht halten.

Vertrauen

Vertrauen ist die Grundlage jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Eine Betriebsvereinbarung, die die Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigt, fördert dieses Vertrauen. Sie sollte klare Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten und die Beteiligung des Betriebsrats an Entscheidungsprozessen enthalten.

Effektive Nutzung

Eine gut durchdachte Betriebsvereinbarung stellt sicher, dass Microsoft 365 effektiv und im Einklang mit den Unternehmenszielen genutzt wird. Sie kann beispielsweise Schulungen für Mitarbeiter vorsehen und Kriterien für die Erfolgsmessung festlegen.

Außerdem spielen auch Faktoren wie die effiziente Nutzung von Microsoft 365 im Digital Workplace eine Rolle.

Datenschutz und DSGVO

Datenschutz ist ein kritischer Punkt bei der Einführung von M365. Die Software bietet Möglichkeiten für Data Mining und potenzielle Überwachungsfunktionen. Daher ist es unerlässlich, dass die Betriebsvereinbarung klare Regelungen zum Datenschutz enthält. Ein wichtiger Aspekt ist der Speicherort der Daten. In der Praxis hat sich gezeigt, dass es sinnvoll ist, die Daten in der EU zu speichern, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

Praktische Umsetzung und externe Expertise

Die Einführung von Microsoft 365 sollte als kontinuierlicher Prozess betrachtet werden. Es ist oft hilfreich, externe Experten für technische und rechtliche Fragen hinzuzuziehen.

Der Betriebsrat besitzt oft nicht die technische Expertise, um die komplexen Aspekte einer Software-Einführung, wie die von Microsoft 365, vollständig zu bewerten. Dies ist jedoch entscheidend, um die Interessen der Mitarbeiter adäquat vertreten zu können. Daher ist es von immenser Bedeutung, dass der Betriebsrat die Möglichkeit hat, externe technische und juristische Sachverständige hinzuzuziehen.

Diese Experten können eine unabhängige, aber fachkundige Meinung bieten, die dem Betriebsrat hilft, die technischen und rechtlichen Feinheiten zu verstehen. Die Kosten für diese externe Unterstützung sind gemäß den gesetzlichen Bestimmungen vom Arbeitgeber zu tragen. Durch diese Maßnahme wird nicht nur das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat gestärkt, sondern es wird auch sichergestellt, dass die Betriebsvereinbarung sowohl den rechtlichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der Arbeitnehmer gerecht wird.

Die Einführung von Microsoft 365 ist ein komplexes Unterfangen, das sorgfältige Planung und aktive Mitbestimmung erfordert. Eine durchdachte Betriebsvereinbarung ist dabei unerlässlich.