Diese Probleme und Herausforderungen gibt es bei der SAP Umstellung auf S/4 HANA.

Herausforderungen und Probleme bei der S/4 HANA Datenmigration

Die Datenmigration ist für alle Unternehmen, die SAP ERP nutzen, ein Imperativ. Zu Beginn des Jahres 2020 hat SAP in einem offiziellen Statement angekündigt, Ende 2027 den Support für die SAP Business Suite 7 einzustellen. Es besteht zwar die Möglichkeit einen verlängerten Support zu erhalten, aber wer will schon die zusätzlichen Kosten dafür tragen? Der Wechsel ist also unausweichlich und die rechtzeitige Ausarbeitung einer individuellen Strategie die logische Konsequenz.

Genau daran haben sich Unternehmen gehalten und mit der Umstellung auf S/4 HANA angefangen. Doch dabei treten häufig Probleme, Risiken und Herausforderungen auf, mit denen niemand gerechnet hat. In diesem Ratgeber geht es darum, was bei der S/4 HANA Datenmigration schiefgehen kann und wie im Problemfall schnelle Erste Hilfe geleistet werden kann. Dabei teilen wir unser Wissen und unsere langjährigen Erfahrungen im SAP Umfeld. Egal, ob Greenfield, Brownfield oder die individuelle Transformation – es gibt verschiedene Ansätze, die funktionieren können – wenn man Planung und Koordination richtig umsetzt.

Wie läuft eine Datenmigration auf S/4 HANA ab?

Zum besseren Überblick spielen wir eine saubere Datenmigration auf S/4 HANA mal theoretisch durch. Eine Umstellung oder Migration auf SAP S/4 HANA wird auch oft als SAP Conversion bezeichnet.

In den meisten Fällen wird ein Experte zur Hilfe geholt, welcher das Unternehmen im Vorfeld umfänglich berät. Besonders bei komplexen Systemen ist eine Expertenmeinung unverzichtbar. Dabei werden die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens mit berücksichtigt und eine Strategie zur erfolgreichen Datenmigration ausgearbeitet.

Um auf Nummer sicher zu gehen, werden verschiedene Testconversions für die neue Technologie aufgesetzt, aus denen Optimierungen und Anpassungen resultieren. Jeder Probedurchlauf sollte dabei die folgende Testconversion verbessern. Läuft letztlich alles reibungslos ab, wird die finale Conversion gemacht.

Ablauf einer SAP Migration

Ablauf einer erfolgreichen SAP Migration auf SAP S/4 HANA

Doch oft läuft es nicht wie geplant. Denn ein Migrationsprojekt bringt meist mehr Risiken und Auswirkungen mit, als es scheint. Immerhin geht es um Geschäftsprozesse, Datenbanken und Automatisierungen, die von einer intakten Systemlandschaft abhängig sind.

Welche Probleme, Fehleinschätzungen und Herausforderungen bei der Datenmigration auf S/4 HANA gibt es?

Change Management wird vernachlässigt

Change Management bei SAP heißt, Probleme in Prozessen zu identifizieren, bevor diese auftreten. Im Idealfall werden Mitarbeiter dazu ausgebildet oder eingestellt, um Veränderungsprozesse zu begleiten und zu überwachen. Aus Mangel an Fachpersonal und Ressourcen wird das oft vernachlässigt. Ein Inhouse-Change Management kennt die Herausforderungen des Unternehmens und kann auch dafür sorgen, dass Veränderungen im Sinne der Mitarbeiter:innen umgesetzt werden. Das steigert die Akzeptanz der Anwender für das neue System und sorgt für einen reibungslosen Umstieg. Zudem können in dem Zug Geschäftsprozesse optimiert und angepasst werden.

Wer das Change Management vernachlässigt, vernachlässigt beim Wechsel oft auch die Bedürfnisse der Anwender.

Falsche Entscheidungen in Bezug auf ein Redesign

Eine Migration oder Transformation bietet auch neue Potenziale, Ansätze und Möglichkeiten. Zum Beispiel können Unternehmen bei der Gelegenheit über ein SAP Redesign und neues Datenmodell nachdenken. Gerade in diesem Punkt sollte nicht aus dem Bauch heraus entschieden werden, weil diese Entscheidung viele spätere Probleme mit sich bringen kann – zumindest dann, wenn die falsche Entscheidung getroffen wird. Ist die Prozesslandschaft gut durchdacht und ordentlich strukturiert, dann funktioniert eine Conversion im Brownfieldansatz wunderbar. Doch bei langjährigen Bastellösungen in der Datenbank ergibt es durchaus Sinn, eine neue Prozesslandschaft nach dem Greenfieldansatz zu definieren.

Brownfield vs. Greenfield vs. Bluefield

Beim Greenfield Ansatz wird gewissermaßen auf einer grünen Wiese gestartet. In dem Fall handelt es sich um eine komplette Neuimplementierung des SAP S/4Hana-Systems. Der Brownfield Ansatz ist eher mit einem Software-Upgrade zu vergleichen. Dabei bleiben alle Daten und Einstellungen erhalten und es ändert sich nur das System. Es gibt auch noch eine Mischung aus beiden Ansätzen: Bluefield. Dabei handelt es sich um eine selektive Systemmigration, bei der individuell migriert und angepasst wird.

Falsches Betriebsmodell gewählt

SAP S/4 HANA bietet verschiedene Betriebsmodelle an, bei denen die Softwareanwendungen, die Plattform und die Infrastruktur unterschiedlich aufgestellt sind. Konkret wird dabei zwischen drei grundsätzlichen Modellen unterschieden:

  • Public Cloud
  • Private Cloud
  • On-Premise

Betriebsmodelle SAP S/4 HANA im Überblick

Verschiedene Betriebsmodelle von SAP im Überblick

Oft werden verschiedene Faktoren und firmeninterne Strukturen nicht richtig bei der Wahl des Betriebsmodells berücksichtigt, sodass es in der Planungsphase oder bereits während der Umstellung zu Schwierigkeiten kommt. Auch die Wahl des falschen Hostingpartners kann zu einem Problem werden, mit dem sich das gewünschte Betriebsmodell nicht mehr richtig umsetzen lässt. Eine SAP Infrastruktur und Technologieberatung im Vorhinein schafft solchen Problemen Abhilfe.

Sollten Sie über eine Cloud-Lösung nachdenken, unterstützen wir Sie gerne bei der Auswahl eines Hostingpartners.

SAP Migration dauert länger als geplant

Die SAP Migration ist ein längerer Prozess, der sorgfältig geplant werden muss. Je nach Größe des Unternehmens und der bisher vorhandenen SAP Landschaft muss oft zwischen 6 und 18 Monaten für die SAP Migration eingeplant werden. Viele Unternehmen planen unserer Erfahrung nach viel zu wenig Zeit ein und unterschätzen die Aufwände. Folglich kommt es oft zu Problemstellungen wie in etwa Fehler durch Zeitdruck oder unerwartete Kostenexplosionen. Um diesen Problemen vorzubeugen, empfehlen wir, mit erfahrenen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die schon mehrere Umstellungen begleitet haben und den Aufwand dadurch besser einschätzen können.

Wenn die SAP Datenmitgration wieder länger dauert als geplant.
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Falsche oder mangelnde Beratung, sowie keine Rücksicht auf die Bedürfnisse der SAP Landschaft

Wir helfen vielen Kunden weiter, die zuvor mangelnde und falsche Beratung in Bezug auf die SAP S/4 HANA Datenmigration erhalten haben. Meist sind die Kunden schon an einem Punkt angelangt, an dem Geld verbrannt wurde oder falsche Entscheidungen getroffen wurden, bevor sie zu uns kommen. Sobald Sie das Gefühl haben, dass etwas bei Ihrer Datenmigration in die falsche Richtung läuft, empfehlen wir Ihnen die Meinung eines Experten einzuholen.

Kommunikation und Vorbereitung sind die Basis für ein erfolgreiches Projekt. Nur wenn der Kunde abgeholt wird und die Anforderungen gänzlich in Vorprojekten umgesetzt werden, kann eine Umstellung auf S/4HANA gelingen. Wir als Dienstleister müssen mit Kunden kommunizieren und ihm Klarheit über Zeit und einzelne Schritte geben.

Grit Wasmund (Team Lead IBM Power & SAP Solutions)

Vorprojekte entsprechen nicht den Unternehmensanforderungen

Wie zu Beginn schon erwähnt, sollte eine ordentliche Umstellung hin zu SAP S/4 HANA auf verschiedenen Testconversionen basieren. Oft werden diese nicht ausführlich genug geplant oder die Vorprojekte entsprechen nicht den Unternehmensanforderungen. Auch die Systemlandschaft wird bei der Planung nicht immer miteinbezogen. Sobald Sie das Gefühl haben, dass eine Testconversion aus der Schublade gezogen wird und keinen Bezug zum Unternehmen hat, sollten Sie stutzig werden. Individuelle Lösungen sollten ein fester Bestandteil jeder Migration sein.

Eine korrekte Implementierung der Testconversionen schafft die Basis für eine reibungslose finale Durchführung.

Doch nicht immer sind die Experten schuld daran, dass die Testprojekte nicht den Unternehmensanforderungen gerecht werden. Eine mangelnde Kommunikation und Transparenz seitens des Unternehmens kann auch zu solchen Problemen führen, was uns der Fall Haribo zeigt. Haribo gab den Analysten keine Testmethoden oder Projektmanagementpläne an die Hand, weshalb diese nicht den Unternehmensanforderungen gerecht werden konnten.

Schnelle Unterstützung bei Problemen rund um die SAP S/4 HANA Migration

Als erfahrene SAP Berater begleiten wir Sie kompetent und vorausschauend bei Ihren (S/4)HANA Migrationsprojekten – egal in welchem Stadium Sie sich bereits befinden. Durch unsere vielseitigen Erfahrungen in Bezug auf die Datenmigration und SAP ERP Systeme können wir Ihrem Unternehmen auch bei akuten Problemstellungen und größeren Herausforderungen zur Seite stehen. Zögern Sie nicht, wenn bei der Datenmigration nicht alles nach Plan läuft oder Sie nach einer Beratung noch kein rundes Bild im Kopf haben.

SAP Expertin Grit Wasmund bei BLUE Consult.

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Unsere SAP Expertin Grit Wasmund hilft Ihnen gerne weiter, wenn es um die Herausforderungen und Probleme bei einer SAP Datenmigration auf S/4 HANA geht.