8 häufige Fehler bei der digitalen Transformation von Unternehmen

Die Digitale Transformation steht aktuell auf der Agenda vieler Unternehmen in den verschiedensten Branchen. Doch oft wird sie nicht richtig interpretiert oder falsch verstanden, was zu Fehlern führt. In diesem Ratgeber sprechen wir über die 8 häufigsten Fehler, die Unternehmen gerne bei der digitalen Transformation machen.

Die digitale Transformation ist kein reines Technikthema – es geht um die Menschen. Der Mensch mit seinen (Business)-Bedürfninssen muss in den Mittelpunkt gesetzt werden.

Dirk Köhler – COO der BLUE Consult

Was ist die digitale Transformation?

Die digitale Transformation ist laut Definition ein Prozess der stetigen Weiterentwicklung digitaler Technologien, die unsere Gesellschaft, unsere Wirtschaft und unser Business nachhaltig prägen. Es entstehen neue Bedürfnisse und es ändern sich die Erwartungen. Daher sind Unternehmen gezwungen bestehende, veraltete oder analoge Prozesse anzupassen und durch effizientere, digitale Prozesse abzulösen. Wir sprechen von einem Transformationsprozess. Dabei kann diese Transformation in verschiedenen Bereichen stattfinden. Wir betrachten in diesem Ratgeber die digitale Transformation von Unternehmen.

Digitale Transformation vs. Digitalisierung

Unter der Digitalisierung versteht man die Adaption neuer Technologien in allen Ebenen. Es geht insbesondere um die Implementierung von digitalen Technologien in aktuelle Prozesse und das bestehende Geschäftsmodell, um so effektivere und effizientere Werte zu schaffen. Zum Beispiel:

• Der moderne Arbeitsplatz
• Neue Business-Initiativen
• Ein erhöhter Automatisierungsgrad
• Veränderte Wertschöpfungstiefen
• usw.

Die digitale Transformation hingegen umfasst alle Prozesse in Hinblick der Digitalisierung und bildet somit das große Ganze ab. Oft werden neue Geschäftsmodelle, Geschäftsorganisationen und Geschäftsideen umgesetzt. Fehler in der Digitalisierung können dabei die komplette digitale Transformation zum Scheitern bringen.

1. Operative Falle

Die Herausforderungen für Unternehmen, wie sie derzeit vorliegen, könnten kaum komplexer sein. Der Mix aus Corona, Ukraine-Krieg, Inflation, Fachkräfte- und Arbeitskräftemangel sowie Lieferengpässe, rasanter Technologiewandel usw. generieren für nahezu alle Unternehmen gewaltige Aufgaben.

In dieser Dynamik des Alltages muss das klassische Arbeitspensum des Tagesgeschäftes erledigt werden und die strategische Weiterentwicklung sowie das „Schritthalten“ mit dem Markt sollten dennoch höchste Priorität haben. Leider funktioniert das nicht immer und Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, versinken in der operationalen Falle. Sie müssen „operativ“ bleiben, um ihr Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten und es verbleibt kaum Zeit sich um ihre Zukunft und ihre Digitalisierungsprojekte zu kümmern.

Digitalisierung kann unter solchen Umständen meist nur mit erheblichem Mehraufwand und freiwilligen Leistungen des Personals angegangen werden.

Die Bitkom sagt, dass 2022 nur 16% der deutschen Unternehmen noch keine Digitalisierungsstrategie haben. Ebenso gibt es aber Studien, die aufzeigen, dass die wenigsten deutschen Mittelständler ihre Business-Strategie auf einzelne Bereiche „heruntergebrochen“ haben. Das würde bedeuten, dass bei diesen Unternehmen in keinem Unternehmensbereich ein Weg aus der operationalen Falle beschrieben wurde.

Es ist offensichtlich, dass es kein Geheimrezept gibt, wie Unternehmen sich aus dieser Situation befreien können. Hier ist das Management gefordert und es wird nicht ohne externe Hilfe funktionieren. Ein Weg aus der operationalen Falle ist eine klare Business-Strategie mit realistischen Vorgaben für alle Unternehmensbereiche. Aus dieser Strategie können eine Digitalisierungsstrategie, eine IT-Strategie und entsprechende Fachbereichsstrategien abgeleitet und auf eine verträgliche Zeitachse gelegt werden.

2. Unklar definierte Ziele

Oft werden solche Entscheidungen in den oberen Ebenen eines Unternehmens getroffen. Dabei wird nicht selten vergessen, Fachbereiche und vor allem IT-Verantwortliche in die Definition der Ziele einzubeziehen. Besonders im Business-Umfeld ist es von Bedeutung Ziele konkret, messbar und SMART zu formulieren. Dazu sollten jedoch die Stakeholder sowie IT-Verantwortlichen eines Unternehmens von Beginn an hinzugezogen werden.

Daher ist unsere Empfehlung, IT-Verantwortliche von Anfang an in den Prozess einzubeziehen.

3. Fehlende Strategie und Vision

Ein weiteres Problem ist, dass viele Projekte der digitalen Transformation Pilotprojekte bleiben und nicht erfolgreich eingeführt werden. Meist ist dafür eine fehlende Strategie und Vision verantwortlich. Neben den schlecht oder nicht klar definierten Zielen wird das Projekt im Unternehmen oft nicht priorisiet und der nötigen Ernsthaftigkeit betrachtet und durchgeführt.

Häuftig beginnt es mit Ideen, die von der Geschäftsführung nicht zu 100% mitgetragen werden. Während diese Ideen sich beweisen müssen, verlaufen sie oft im Sand oder werden ausgebremst und getätigte Investitionen führen später nicht zum gewünschten Erfolg.

Ein klares Commitment der Geschäftsführung inklusive der offen kommunizierten Vision würde vielen Unternehmen helfen, digitale Projekte auch komplett und zielführend umzusetzen.

4. Die IT-Landschaft ist zu komplex

Viele IT-Landschaften sind heutzutage sehr komplex, teilweise sogar chaotisch. Eine Studie der Unternehmensberatung Roland Berger ergab, dass die Hälfte der Führungskräfte die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens als zu komplex ansieht. Hauptgründe sind das Fehlen von technologischem Wissen und eine unzureichende Verwaltung des digitalen Portfolios. Es zeichnet sich ab, dass an verschiedenen Stellen digitalisiert wird – aber der große, ganze Plan fehlt teilweise. Viele neue Schnittstellen und akute Probleme vergrößern die Probleme noch. Dabei wird nicht selten versucht, moderne Software und Technologien einzubeziehen, ohne das große Ganze zu betrachten.

Viele IT-Abteilungen löschen Brände und basteln an vorhandenen Lösungen.

Stattdessen sollte eine moderne IT-Landschaft das Gegenteil sein, um die digitale Transformation erfolgreich umsetzen zu können.: Schlank, einfach und sicher.

5. Zu wenig Fachkräfte

Ohne die passenden Menschen kann eine digitale Transformation nicht erfolgreich umgesetzt werden. Und mit „passenden“ Menschen meinen wir Fachkräfte, die für das Unternehmen geeignet sind.

Bei einer Studie von ToolsGroop im Jahr 2022 gaben 53% der befragten Unternehmen an, dass der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern die digitale Transformation behindert.

6. Change Prozess und Einführung fehlt

Es ist wenig erfolgsbringend, etwas zu entwickeln, ohne den Verantwortlichen klar zu kommunizieren, wie sie damit arbeiten sollen. Doch leider geschieht es nicht selten, dass bei digitalen Transformationen ein gut geplanter Change Prozess fehlt. Eine umfangreiche und begleitete Einführung der Mitarbeiter in die neuen Prozesse fällt zu spärlich aus und Feedback wird kaum entgegengenommen. Schulungen können Mitarbeiter dabei helfen, sich mit den digitalen Projekten zu beschäftigen und die nötigen Veränderungen erfolgreich zu bewältigen. Idealerweise werden sie selbst zu Treiber und Fürsprecher und etablieren die digitale Arbeitsweise im Unternehmen.

Dabei ist dies einer der wichtigsten Punkte der digitalen Transformation. Wenn die Mitarbeiter nicht effizient mit den Prozessen arbeiten können oder sogar noch verärgert darüber sind, wird es zu einem digitalen Fiasko kommen.

7. „Das haben wir immer schon so gemacht“

Der digitale Wandel hängt nicht nur von der IT-Landschaft, sondern auch von der Belegschaft ab. Dabei gibt es verschiedene Hürden, die überwunden werden müssen:

• Kommunikation
• Veraltete Firmenkultur
• Anpassungsfähigkeit der Firmen
• Zu wenig Personal und Fachkräftemangel

Es kommt nicht nur darauf an, geeignete Mitarbeiter zu finden. Es ist auch von großer Bedeutung, wie Teams und Kollegen untereinander arbeiten und harmonieren. Schlechtes Betriebsklima und veraltete Firmenkulturen sorgen oft für Barrieren, die im ersten Schritt überwunden werden müssen, bevor Transformationsprojekte begonnen werden können.

Mitarbeiter und Führungspositionen müssen bereit sein, sich auf Veränderungen einzulassen und das Potenzial der Neuerungen erkennen.

8. Kunden werden vergessen

Die digitale Transformation soll nicht nur zum Ziel haben, die Firma intern, sondern auch im Außenkontakt mit dem Kunden zu verbessern. Es geschieht jedoch immer wieder, dass der Kunde schon bei der Planung und Vision nicht einbezogen wird. Dabei ist dessen Feedback und Erfahrungsbericht maßgeblich für die Verbesserung des Kundenerlebnisses.

Dahin gehend müssen sich Unternehmen im Prozess kritisch mit den aktuellen Kontaktpunkten zu ihren Kunden auseinandersetzen und herausfinden, wie sich die Kommunikation verbessern kann und Abläufe, die den Kunden betreffen, effizienter gestalten lassen. Denn die digitale Transformation zieht sowohl intern als auch extern weite Kreise.