Was Sie bei der Einführung einer Teams Governance beachten sollten – Leitfaden mit Checkliste

Viele Unternehmen nutzen mittlerweile Microsoft 365 und somit auch Applikationen wie Microsoft Teams. Microsoft Teams hat weltweit über 320 Millionen monatlich aktive Benutzer erreicht, was es zu einer der am weitesten verbreiteten Kollaborationsplattformen macht. Microsoft Teams ermöglicht eine einfache und schnelle Kommunikation und Zusammenarbeit, was sicher auch dazu geführt hat, dass es sich rasend schnell zu einer führenden Plattform etabliert hat. Pandemie und die Schnelligkeit der Digitalisierungswelle haben die IT-Abteilungen, meist in Eigenverantwortung, dazu gebracht, Teams im Unternehmen einzuführen. Allein in Deutschland nutzen etwa 285.000 Unternehmen Microsoft Teams als ihre primäre Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit.

Quelle: Microsoft Teams Revenue and Usage Statistics (2024) – Business of Apps

285.000 IT-Abteilungen, die nun vor der Herausforderung stehen, Microsoft Teams zu administrieren, zu betreuen und zu pflegen. Der Arbeitsaufwand für die IT steigt dabei exponentiell mit der Anzahl der Teams Räume und Teams Nutzer, was zu einer erheblichen Steigerung der benötigten Ressourcen und Kosten führt. Die Verwaltung dieser Plattform kann schnell zu einer überwältigenden Aufgabe werden.

Warum eine Teams-Governance unverzichtbar ist

Eine durchdachte Teams Governance ist entscheidend, um die IT-Abteilungen zu entlasten und gleichzeitig Sicherheit, Effizienz und Compliance zu gewährleisten.

Ohne eine klare Governance kann es schnell zu einem Wildwuchs von Teamsräumen und Dateien kommen, was die anfängliche Begeisterung der Nutzer in Frustration umschlagen lässt. Zu wenig Regulierung führt zu unübersichtlichen Ablagestrukturen, ineffizientem Arbeiten und unkontrolliertem Zugriff, während zu viele Regularieren die Akzeptanz der Nutzer hemmt. Der Schlüssel liegt in der Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und notwendiger Kontrolle. Die Verwaltung von Gästen und die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse und jede Governance sollte diese Forderungen abdecken. Die Implementierung einer effektiven Governance-Umgebung stellt sicher, dass diese Aspekte in Einklang gebracht werden.

Wie setzt man eine Governance nun um?

Um eine Teams Governance zu erstellen, müssen Sie sich im Vorfeld Gedanken machen, was Teams in Ihrem Unternehmen leisten soll. Das bedeutet, dass Sie die Organisation und Arbeitsweisen betrachten sollten und alle Anforderungen, die an eine Governance gestellt werden müssten, zusammentragen. Die Aufgaben einer umfassenden Teams Governance ist es, verschiedene Aspekte zu regulieren, um eine sichere, effiziente und konforme Nutzung von Microsoft Teams zu gewährleisten. Dies umfasst die Implementierung von Richtlinien zur Teamerstellung, die Bestimmung von Team-Besitzern und die Verwaltung der SharePoint-Umgebung sowie Einstellungen zur Archivierung und Verwendung von Teams. Welche Punkte es sind, zeigen wir Ihnen in unserer ausführlichen Checkliste am Ende dieses Blogbeitrages.

Mit der Ausarbeitung einer Teams Governance ist es jedoch noch lange nicht getan. Eine gut durchdachte Governance ist unabdingbar, um Wildwuchs und Chaos in Teams zu vermeiden, allerdings ist die Durchführung und Kontrolle dieser Regeln der Schlüssel zum Erfolg.

Möglichkeiten der Umsetzung

Bei der Umsetzung einer Teams Governance gibt es zwei Möglichkeiten: manuell, mit eigens entwickelten Microsoft PowerShell-Skripten oder mit dem Einsatz eines weiteren Tools. Die geeignete Umsetzungsmethode variiert je nach spezifischem Anwendungsfall und den Anforderungen des Unternehmens. Dabei müssen auch die Implementierung und laufende Anpassung der Governance-Umgebung berücksichtigt werden.

Herausforderungen der Umsetzung

Wenn die IT-Abteilung alles macht – Die IT als Flaschenhals

In vielen Unternehmen wird ausschließlich die IT-Abteilung mit allen Aufgaben rund um Microsoft Teams beauftragt. Die IT legt Teams an, pflegt diese und löscht gegebenenfalls, wenn es keinen Bedarf mehr für ein Team gibt. Bei großen Unternehmen skaliert sich dieser Aufwand schnell in den Bereich mehrerer Vollzeit-Stellen. Mit jedem neuen Teams-Raum und Nutzer steigt die Komplexität der Verwaltung. Allein ein Genehmigungsprozess, um ein Team zu erstellen, wenn dieser manuell über E-Mail oder ein Ticket läuft, kann enorm viel Zeit und Kommunikation kosten. Die Verwaltung des Zugriffs, der Funktionen und der Daten von Gästen sowie die Archivierung von Gruppen und Teams können die IT-Abteilung zusätzlich belasten. Stapeln sich diese Anfragen bei der IT, wird die Abteilung in kürzester Zeit zum Flaschenhals und blockiert wichtige Kollaborationsprozesse im Unternehmen.

Helfen Sie rechtzeitig – Prozesse standardisieren und automatisieren

Automatisierte Governance: allein oder mit einem Drittanbieter-Tool 

Viele Prozesse lassen sich mit der Microsoft Power Plattform umsetzen, dafür müssen Workflows selbst entwickelt werden, was Ressourcen bindet und Knowhow voraussetzt. Als Unternehmen sollten Sie sich frühzeitig darüber Gedanken machen, ob Sie ein Microsoft Teams Governance Tool einsetzen wollen. In den meisten Fällen lohnt sich der Einsatz eines Tools. Mit Microsoft-Standardmitteln sind Sie schnell am Ende der Möglichkeiten.

Standardisierte und automatisierte Prozesse zur Teamerstellung, Verwaltung externer Benutzer, Archivierung und Lifecycle-Management können den manuellen Aufwand erheblich reduzieren. Die Implementierung einer effektiven Teams Governance erfordert eine Kombination aus klaren Richtlinien, automatisierten Tools und kontinuierlicher Überwachung, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Aspekte der Governance, einschließlich Zugriff, Funktionen und Daten, ordnungsgemäß verwaltet werden.

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Checkliste  – Teams Governance

Rollen und Berechtigungen

Erstellung von Teams und Kanälen

Lebenszyklus-Management

Datenschutz, Compliance und Sicherheit

Content-Management und Kommunikationsrichtlinien

Überwachung und Reporting