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Mann tippt auf einem Bildschirm, auf dem die AI läuft.

ChatGPT im Unternehmen: Leitfaden für Arbeitgeber und Betriebsrat

Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) und insbesondere von ChatGPT im Unternehmenskontext gewinnt zunehmend an Bedeutung. Doch welche Rolle spielt der Betriebsrat hierbei? In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die rechtlichen Aspekte und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats im Zusammenhang mit der Einführung und Nutzung von ChatGPT im Betrieb. Dabei gehen wir auch auf die Verantwortungen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein, die Rolle des Konzernbetriebsrats sowie die Auswirkungen auf das Arbeitsverhalten der Beschäftigten.

ChatGPT und der Betriebsrat: Mitbestimmung, oder nicht?

Kein generelles Mitbestimmungsrecht bei ChatGPT

Nach mehreren gerichtlichen Entscheidungen besteht kein generelles Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung und Nutzung von ChatGPT. So entschied das Arbeitsgericht Hamburg, dass die Erlaubnis zur Nutzung von ChatGPT nicht mitbestimmungspflichtig ist. Dies wurde insbesondere darauf gestützt, dass ChatGPT als ein allgemeines Arbeitsmittel und nicht als ein Mittel zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle betrachtet wird. Arbeitgeber können somit die Einführung und Nutzung von ChatGPT im Betrieb grundsätzlich ohne Mitbestimmung des Betriebsrats umsetzen. Das Gericht argumentierte weiter, dass ChatGPT als Teil des allgemeinen Arbeitsverhaltens und nicht des mitbestimmungspflichtigen Ordnungsverhaltens der Arbeitnehmer anzusehen sei. Diese mitbestimmungsfreie Nutzung steht im Einklang mit geltendem Arbeitsrecht und unterliegt keiner zwingenden Mitbestimmung, solange keine Überwachung oder Bewertung der Leistung der Beschäftigten erfolgt.

Weiter unten klären wir noch verschiedene Fallbeispiele und wie sich hier die Nutzung der KI im Unternehmen auswirken kann.

Die Rolle des Betriebsrats

Obwohl kein generelles Mitbestimmungsrecht besteht, kann der Betriebsrat in bestimmten Fällen dennoch Einfluss nehmen. Dies betrifft insbesondere Szenarien, in denen ChatGPT zur Überwachung oder zur Leistungsbewertung der Beschäftigten eingesetzt wird. Hier greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, das die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Arbeitnehmern geeignet sind, regelt.

Betriebsvereinbarungen zur Nutzung von ChatGPT

Um Klarheit und Rechtssicherheit zu schaffen, können Arbeitgeber und Betriebsrat Betriebsvereinbarungen zur Nutzung von ChatGPT abschließen. Diese Vereinbarungen sollten Regelungen zum Umgang mit den durch ChatGPT verarbeiteten Daten, zur Vermeidung von Überwachung und zur Sicherstellung des Datenschutzes enthalten. Eine gut ausgearbeitete Betriebsvereinbarung kann helfen, Konflikte zu vermeiden und den Einsatz von ChatGPT transparent und rechtskonform zu gestalten.

Fallbeispiele und Praxistipps

Fallbeispiel 1: ChatGPT im Kundenservice

Ein Unternehmen plant, ChatGPT als Unterstützung im Kundenservice einzusetzen. Da ChatGPT hier lediglich als Tool zur Beantwortung von Kundenanfragen dient und keine Überwachung der Beschäftigten erfolgt, ist die Einführung grundsätzlich nicht mitbestimmungspflichtig. Dennoch sollte der Betriebsrat frühzeitig informiert und in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, um Transparenz und Akzeptanz zu fördern.

Fallbeispiel 2: ChatGPT im Marketing

Ein mittelständisches Unternehmen nutzt ChatGPT, um Marketingtexte zu erstellen und Social-Media-Posts zu generieren. Hier dient ChatGPT als kreatives Werkzeug und ersetzt keine menschlichen Arbeitskräfte. Der Betriebsrat muss hierbei nicht zwingend beteiligt werden, dennoch ist es ratsam, ihn über die Nutzung zu informieren, um eventuelle Bedenken auszuräumen und die Akzeptanz zu erhöhen.

Fallbeispiel 3: ChatGPT in der internen Kommunikation

Ein großer Konzern setzt ChatGPT für die interne Kommunikation ein, um häufig gestellte Fragen der Mitarbeiter zu beantworten und Informationen zu verbreiten. Hierbei wird ChatGPT als unterstützendes Tool eingesetzt, das keine direkte Kontrolle über die Mitarbeiter ausübt. Die Mitbestimmungspflicht ist in diesem Fall nicht gegeben, jedoch kann eine Betriebsvereinbarung zur Nutzung sinnvoll sein, um klare Richtlinien zu schaffen.

Fallbeispiel 4: ChatGPT in der Personalabteilung

Eine Personalabteilung verwendet ChatGPT, um Bewerbungen zu sichten und standardisierte Antworten zu versenden. Da hier eine direkte Interaktion mit personenbezogenen Daten erfolgt, sollte der Betriebsrat involviert werden, um sicherzustellen, dass Datenschutzrichtlinien eingehalten werden und keine Überwachung der Beschäftigten stattfindet.

Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Nutzung von ChatGPT sind Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die durch ChatGPT verarbeiteten Daten geschützt sind und keine sensiblen Informationen unbefugt offengelegt werden. Dies gilt insbesondere für den Zugriff auf ChatGPT-Accounts und die Integration von ChatGPT in bestehende Systeme. Der Betriebsrat kann hier als Kontrollinstanz fungieren und darauf achten, dass entsprechende Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Darüber hinaus sollte auch die Nutzung von ChatGPT über Webbrowser und andere Schnittstellen sorgfältig überwacht werden, um sicherzustellen, dass die KI nur im Rahmen der festgelegten Arbeit eingesetzt wird und keine Datenlecks entstehen.

Copilot und ChatGPT: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Neben ChatGPT gewinnt auch Microsoft Copilot zunehmend an Bedeutung im Unternehmenskontext. Copilot integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und unterstützt Mitarbeiter in Anwendungen wie Word, Excel und Teams. Dabei greift Copilot auf die vorhandenen Benutzerberechtigungen zu, um kontextbezogene Antworten zu generieren und Aufgaben zu automatisieren.

Egal, ob Copilot oder ChatGPT – bei der Qualitätskontrolle müssen unbedingt noch menschliche Augen drüberschauen. Gerade beim Programmieren kann es fatale Folgen haben, wenn die KI zwei Augen des 4-Augen-Prinzips übernimmt. Es ist wichtig, dass Unternehmen klare Richtlinien und Überwachungsmechanismen einführen, um sicherzustellen, dass die durch KI generierten Inhalte korrekt und sicher sind​.

Fazit: Zusammenarbeit und klare Regelungen sind entscheidend

Die Einführung und Nutzung von ChatGPT und Copilot im Unternehmen ist ein komplexes Thema, das sorgfältig geplant und umgesetzt werden muss. Auch wenn kein generelles Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht, sollte dieser frühzeitig eingebunden werden. Durch transparente Kommunikation und klare Betriebsvereinbarungen können potenzielle Konflikte vermieden und ein rechtskonformer Einsatz von KI sichergestellt werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren gleichermaßen von einer klaren Regelung, die sowohl die Effizienz als auch den Datenschutz und die Rechte der Beschäftigten berücksichtigt.

Unser Experte:
Arno Karrasch, Senior Consultant Business Design der BLUE Consult

Seit über 20 Jahren unterstützt Arno Karrasch Unternehmen bei der digitalen Transformation.
Mit einem ganzheitlichen Blick auf Technologie, Mensch und Management entwickelt und gestaltet er maßgeschneiderte Organisationsmodelle für Produktion, Service und technische Infrastruktur.
Er hat Erfahrung mit klassischen Organisationsmodellen, aber auch mit Design Thinking, User-Centered Design und agilen Produktions- und Strategiemodellen wie Scrum, Kanban, OKR.

KI im Einsatz bei Unternehmen.

Wie Unternehmen KI sinnvoll einsetzen können

Fast ein jeder von uns hat in den vergangenen Monaten Kontaktpunkte mit Künstlicher Intelligenz (KI) gehabt. Kein Wunder, die Entwicklung der Technologie wird immer rasanter. Fast schon spielerisch lassen sich mithilfe von KI Texte kreieren, Unterhaltungen aufbauen oder Kunst erschaffen. Doch kann eine KI auch sinnvoll im Unternehmen eingesetzt werden? In diesem Blogbeitrag zeigen wir einige konkrete Strategien und Ideen auf, die von Unternehmen aufgegriffen werden können.

Wie kann KI im Unternehmen eingesetzt werden?

Für die künstliche Intelligenz gibt es im Unternehmenseinsatz viele Möglichkeiten und auch Geschäftsmodelle:

  • Besseres Kundenverständnis durch den Einsatz der KI
  • Intelligente Prozessoptimierung sowohl im Büro als auch bei Maschinen
  • Produktverbesserungen dank Auswertung von Kundenfeedback durch die KI
  • Effektiverer Kundensupport mithilfe der KI (z.B. durch Anwendung von Chatbots oder Erstellung von FAQs)
  • Automatisierte Bearbeitung von Aufgaben durch die KI (Berichte erstellen, Muster erkennen, Daten verarbeiten)
  • Generierung von Ideen für neue Produkte, Lösungen oder Content
  • Meetings durch die KI zusammenfassen lassen
  • Bei der Kommunikation in unterschiedlichsten Sprachen
  • Optimierung von Software und Systemen durch intelligente Anwendungsprotokolle oder Heatmaps

Das global agierende Unternehmen Unilever ging sogar so weit, um mithilfe von einem KI-System die richtigen Bewerber für Stellenangebote auszuwählen. Und Microsoft ist so überzeugt von der künstlichen Intelligenz, dass sie diese Technologie in ihrer Suchmaschine einsetzen.

Auch wir bei der BLUE Consult prüfen, wie KI-Technologie Unternehmen entlasten kann. Wir sind aktuell Partner eines Forschungsprojekts Smart Optimized Lorry Parking, welches sich mit der KI-gestützten Parkplatzsuche für LKWs beschäftigt. Durch die smarte Parkplatzsuche in der Logistik können Zeit und Geld gespart und die Arbeitssituation für die LKW-Fahrer verbessert werden.

Integration von ChatGPT in Microsoft Teams.

Microsoft Teams ist ein viel genutzter Kommunikationskanal in Unternehmen. Die Softwarelösung wird neben Video- und Audiokonferenzen auch gerne zum Chatten unter Mitarbeitern genutzt. ChatGPT ist eine KI-basierte Chatbot-Plattform, die direkt in Microsoft Teams integriert werden kann. Um ChatGPT nutzen zu können, ist Microsoft Teams Premium erforderlich.

Nachdem Microsoft ChatGPT in seine SaaS Lösungen integriert hat, arbeitet Microsoft daran, die KI via API und Plugins bald auch der breiten Masse zur Verfügung zu stellen.

So können Mitarbeiter Fragen auch an ChatGPT stellen:

Fragen an KollegenFragen an die KI
Wie war dein Kundenbesuch bei Firma XY?Kannst du mir den Kundenbesuch von Firma XY zusammenfassen?
Was sollen wir heute Mittagessen?Welches gut bewertete italienische Restaurant hat heute offen?
Was hatten wir letzte Woche besprochen?Kannst du mir ein Besprechungsprotokoll vom letzten Meeting generieren?
Kannst du den spanischen Kollegen updaten?Kannst du das Protokoll in Spanisch übersetzen?
Meinst du, der Kunde kauft bei uns?Wie hoch ist das Kaufinteresse des Kunden?
Mensch vs. KI im Chat

Eine Zweitmeinung hat noch niemandem geschadet – und vielleicht ist eine Zweitmeinung der künstlichen Intelligenz oft ganz sinnvoll.

Die KI als Meinungsbilder und Berater in internen Unternehmenschats.

Künstliche Intelligenz und das Social Intranet

Das Social Intranet ist für viele Unternehmen ein wertvolles System, um Mitarbeiter zu verbinden. Das Social Intranet ist eine moderne Informationsplattform nach neusten Kollaborationsmaßstäben, die aktiv von den Mitarbeitern im Unternehmen gestaltet wird. Diese Form ist dynamischer als das „herkömmliche“ Intranet und deutlich persönlicher. Auch hier kann die künstliche Intelligenz mitmischen und Anwendung finden:

  • KI kann zur Automatisierung von Workflows und zur Steigerung der Produktivität beitragen. Zum Beispiel durch die automatische Erkennung von Dokumenten, die in ein Social Intranet hochgeladen werden. Die künstliche Intelligenz kann dann bestimmte Informationen aus dem Dokument extrahieren, die für andere Mitarbeiter relevant sind.
  • KI ist in der Lage das Social Intranet zu personalisieren. Mit KI-basierten Tools können Unternehmen bessere Mitarbeiter-Profile erstellen, die das Verhalten und die Interessen der Mitarbeiter widerspiegeln. Mit diesen Informationen können Unternehmen die Inhalte im Intranet personalisieren und so die Nutzung erhöhen. Je mehr das Social Intranet angenommen wird, desto besser funktioniert es.
  • KI trägt dazu bei, das Social Intranet sicherer zu machen. KI-basierte Tools machen es möglich verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Administratoren zu benachrichtigen, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Mit KI-basierten Tools können Unternehmen auch die Verwaltung von Berechtigungen optimieren, um kritische Daten besser zu schützen.
  • KI kann Verwaltungsaufwand vermindern. KI-basierte Tools können beispielsweise vorhersagen, welche Inhalte für welche Mitarbeiter am besten geeignet sind, und sie direkt auf dem Intranet zur Verfügung stellen.

Die künstliche Intelligenz ist ein wichtiges Werkzeug, um das Potenzial des Social Intranets voll auszuschöpfen.

Probleme von KI im Unternehmen

Wird künstliche Intelligenz falsch im Unternehmen eingesetzt, wird dies möglicherweise auch zu Problemen führen. Meist fängt es mit einer fehlenden oder falschen Strategie an. Sowohl bei der Auswahl der KI und der Anwendungsbereiche, als auch bei der Schulung der Mitarbeiter muss sorgfältig gearbeitet werden. Lässt man einfach einen Chatbot auf Kunden los, ohne diesen trainiert und verifiziert zu haben, kann dem Unternehmen ein großer Schaden entstehen. Auch wenn Dokumente falsch zusammengefasst oder Daten missgünstig interpretiert werden, kehren sich die Vorteile der KI schnell zum Nachteil.

Viele vergessen, dass die künstliche Intelligenz nur so intelligent ist, wie deren Trainingsdaten es sind. Der Algorithmus zieht sich sein Wissen aus Daten, die ihm zur Verfügung stehen. Ohne vernünftigen Input gibt es auch keinen vernünftigen Output.

Auch auf die Weitergabe von sensiblen Informationen über sich selbst oder das Unternehmen sollte verzichtet werden, denn man weiß nicht genau, wie die eingegebenen Daten benutzt werden. Überlegen Sie gut, für welche Zwecke Sie den Chatbot einsetzen. Wahrscheinlich dauert es nicht lange, bis Cyberkriminelle Wege finden, die Daten anzuzapfen und damit Schaden anzurichten.

Handschlag zwischen Unternehmer und der KI.

Fazit

Wir sind überzeugt, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz vielen Unternehmen helfen kann, mehr Effizienz, Transparenz und Zuverlässigkeit in ihre Prozesse zu bringen. Mithilfe von KI können Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen optimieren, ihren Kundenservice verbessern und ihr Wissen auf ein neues Level heben. Ein vorausschauender Einsatz von künstlicher Intelligenz kann Unternehmen helfen, sich von ihrer Konkurrenz abzuheben und neue Wachstumsmöglichkeiten zu erschließen.

Unternehmen, die KI nutzen, können auch ihre Entwicklungsprozesse optimieren und schneller und kostengünstiger neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen. KI-Technologien können helfen, die Arbeitsbelastung zu reduzieren und den Mitarbeitern ein besseres Arbeitserlebnis zu bieten. Um den vollen Nutzen aus KI zu ziehen, müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass sie die richtigen Daten haben, die richtigen Tools verwenden und die richtigen Experten engagieren. Es sollte eine Grundskeptis bleiben und evtl. auch noch etwas Geduld. Wir stehen erst am Anfang …

Podcast-Empfehlung

In der neunten Folge des BLUE-Podcasts beschäftigen wir uns mit der Frage „Sind KI-Anwendungen wie ChatGPT nur Spielereien unserer Zeit oder hilfreiche Zukunftsmaschinen?“. Dabei geben wir auch Einblicke in ein aktuelles Projekt, bei dem es darum geht, wie KI die Stellplatzsuche für LKW-Fahrer zukünftig eklatant verändern kann.

Arno Karrasch, Senior Consultant Business Design der BLUE Consult

Seit über 20 Jahren unterstützt Arno Karrasch Unternehmen bei der digitalen Transformation.
Mit einem ganzheitlichen Blick auf Technologie, Mensch und Management entwickelt und gestaltet er maßgeschneiderte Organisationsmodelle für Produktion, Service und technische Infrastruktur.
Er hat Erfahrung mit klassischen Organisationsmodellen, aber auch mit Design Thinking, User-Centered Design und agilen Produktions- und Strategiemodellen wie Scrum, Kanban, OKR.