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Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit

– Krefeld –

BLUE Consult GmbH

Durch die rasend schnellen und exponentiellen Entwicklungen der Digitalisierung wird Anpassung zur unternehmerischen Kernkompetenz, vor allem in Bezug auf die Geschäftsprozesse. Ob Cloud-, Hybrid- oder Data Center Lösungen – wir entwickeln Business Solutions, die vorausschauend geplant und den Erfolg unserer Kunden sicherstellen. Wir würden uns freuen, wenn du uns auf dieser spannenden Reise begleiten und ein bereichernder Teil unseres Teams werden möchtest.

Ihre Aufgaben:

Innerhalb der Abteilung Professional Solutions entlasten Sie die Abteilungsleitung, unsere Service Managerin und die Kollegen und Kolleginnen der Consulting Abteilung durch Terminplanung von Außendiensteinsätzen, Zuordnung auf Basis der Skill-Profile der Consultants, Erstellung von Abrechnungskonten, und der Erstellung von managementtauglichen Reports und Auswertungen auf Basis unseres Zeiterfassungssystems.

Sie übernehmen nach einer Einarbeitungsphase Verantwortung in einem spannenden Teilbereich der IT, der Einsatzplanung:

  • Sie sind für die fortwährende und stimmige Kalenderpflege für unsere Consultants im Außendienst verantwortlich.
  • Sie übernehmen Büroassistenztätigkeiten innerhalb der Abteilung je nach Zuweisung aus dem Tagesgeschäft.
  • Sie sind erster Ansprechpartner bei der Aufnahme von Anfragen für technische Einsätze in enger Abstimmung mit internen Organisationseinheiten, wie Service Management, Vertrieb und Projektmanagement.
  • Sie erstellen und pflegen die projektbezogenen Kostenstellen (Dispositionskonten).
  • Sie planen die Rufbereitschaft der Consultants und erstellen die entsprechenden Abrechnungen.
  • Sie sind für die Pflege der Auslastungstabellen mit Planungsdaten aus den laufenden Bedarfsmeldungen verantwortlich.
  • Sie übernehmen aktiv in die Terminplanung der Consultant Einsätze mittels betriebsinterner Tools sowie MS Outlook in Abstimmung mit verschiedenen Ansprechpartnern aus dem Unternehmen.

Ihr Profil:

  • Sie können eine abgeschlossene Berufsausbildung im technischen oder kaufmännischen Bereich nachweisen
  • Sie verfügen über hervorragende Fähigkeiten in der Nutzung von MS Outlook für die Vereinbarung von Einzel- und Meetingterminen, Terminserien, sowie die Zusageauswertung, Kalenderpflege, Raumbuchung und Emailmanagement.
  • Sie beherrschen die M365 Produkte Teams, Outlook und Excel in der Büroanwendung aus dem Eff Eff und können Listen und Reports aufhübschen und mit Diagrammen sicher und ansprechend aufbereiten.
  • Sie sind als Teamassistenz strukturiert und routiniert in der Bewältigung von vielen gleichzeitigen Anfragen über verschiedene Kanäle, lernen schnell, diese zu priorisieren und zu beantworten, und bewahren dabei einen kühlen Kopf.
  • Ihre Kommunikationsstärke über Telefon, E-Mail und MS Teams sowie Ihre Teamfähigkeit sind ausgeprägt. Dabei treten Sie am Telefon empathisch und überzeugend auf.
  • Sie besitzen Einfühlungsvermögen für die wechselnden Lagen/Situation der Außendienstmitarbeiter und lösen Unklarheiten unkompliziert per Teams Nachricht anstatt noch mehr Emails zu senden.
  • Sie arbeiten dienstleistungsorientiert, daher ist Ihre Priorität die Entlastung unserer Consultants von organisatorischen Abläufen.
  • Sie sprechen fließend Deutsch und beherrschen das Zehnfingersystem, auch während Sie den Ansprechpartner am Telefon haben.